Parere del Garante n. 554 del 30/11/2023

Regolamento su regole tecniche del processo civile e penale telematico

Il Garante per la protezione dei dati personali si pronuncia, su richiesta del Ministero della giustizia, sullo schema di regolamento di modifica del d.M. 21 febbraio 2011, n. 44, adottato in attuazione dell’art. 87, commi 1 e 3, del d.lgs. 10 ottobre 2022, n. 150 e dell’art. 36 del d.l. 24 febbraio 2023, n. 13, convertito dalla l. 21 aprile 2023, n. 41. Il parere è reso ai sensi dell’art. 36, paragrafo 4, GDPR e dell’art. 154, comma 5, del Codice privacy.

Ambito e finalità dell’intervento normativo

Lo schema ha una funzione di coordinamento e aggiornamento delle regole tecniche relative al deposito, alla comunicazione e alla notificazione telematica degli atti, nonché alla consultazione e gestione dei fascicoli informatici nei procedimenti civile e penale. L’intervento si colloca nel quadro della giustizia digitale e mira a rendere coerenti le regole secondarie con le innovazioni introdotte dal d.lgs. 149/2022 e dal d.lgs. 150/2022, oltre che con la disciplina del deposito telematico nei procedimenti di volontaria giurisdizione.

Novelle al d.M. 44/2011 e nuove definizioni

Lo schema novella il d.M. 44/2011 introducendo e aggiornando varie definizioni e istituti rilevanti per il trattamento dei dati nei sistemi del dominio giustizia. In particolare:

• vengono definiti il Portale dei depositi telematici (PDT) e il Portale delle notizie di reato (PNR);
• viene precisata la nozione di fascicolo informatico, ormai concepito come fascicolo nativo digitale;
• viene introdotta la definizione di applicativo informatico per la consultazione e gestione del fascicolo;
• viene adeguata la disciplina del pagamento del contributo unificato al sistema PagoPA;
• viene riformulata la nozione di identificazione informatica in chiave tecnologicamente neutra e coerente con CAD ed eIDAS.

Deposito telematico, autenticazione e riservatezza

Per gli accessi alle piattaforme e alle risorse del dominio giustizia mediante credenziali e dispositivi previsti dal CAD o dal Regolamento eIDAS, il Garante richiama l’opportunità di prevedere nelle specifiche tecniche misure che limitino l’acquisizione degli attributi delle identità digitali ai soli dati strettamente necessari, come codice fiscale, nome e cognome, evitando l’acquisizione di dati ulteriori quali domicilio, e-mail o numero di cellulare. Viene inoltre evidenziata l’esigenza di attenuare il rischio di attivazioni fraudolente di identità digitali, che potrebbero essere impiegate per accessi abusivi.

Lo schema disciplina inoltre il deposito telematico, chiarendo che nel processo civile la trasmissione dei documenti da parte dei soggetti abilitati esterni, compresi i privati che possono stare in giudizio personalmente, avviene tramite PEC, mentre per il processo penale viene introdotto un sistema di upload tramite il Portale dei depositi telematici e il Portale delle notizie di reato, con trasmissione su canale sicuro e meccanismi di crittografia. Il deposito si perfeziona senza intervento della cancelleria, salvo anomalie bloccanti.

Comunicazioni, notificazioni e consultazione dei fascicoli

L’articolo 16 dello schema viene riscritto per coordinare la disciplina delle comunicazioni e notificazioni telematiche con le soppressioni intervenute nella normativa primaria e per ribadire l’uso dei pubblici elenchi e della cooperazione applicativa tra uffici giudiziari, inclusi i rapporti tra giudici e pubblici ministeri. Per le comunicazioni o notificazioni contenenti dati particolari, lo schema conferma il meccanismo dell’invio per estratto con messa a disposizione dell’atto integrale nell’area riservata del Portale dei servizi telematici, nel rispetto dei requisiti di sicurezza e con tracciabilità degli accessi.

Analogamente, l’articolo 21, relativo all’estrazione e al rilascio di copie di atti e documenti, consente ai soggetti abilitati esterni di richiedere copie o duplicati dei documenti accessibili per legge, prevedendo anche qui la messa a disposizione nell’apposita area del Portale per gli atti contenenti dati particolari.

Processo penale telematico e fase di transizione

Lo schema introduce una disciplina unitaria per il Portale dei depositi telematici e per il Portale delle notizie di reato, destinata a sostituire progressivamente il vecchio sistema basato sulla PEC per i depositi penali. Viene anche prevista l’attuazione per fasi del processo penale telematico, con individuazione degli atti per i quali restano possibili modalità non telematiche di deposito, comunicazione o notificazione e con un termine di transizione fissato al 31 dicembre 2024, in vista della seconda fase di digitalizzazione dal 1° gennaio 2025.

Valutazione del Garante e osservazioni finali

Il Garante conclude che la disciplina proposta non presenta criticità sotto il profilo della protezione dei dati personali. Sottolinea però che le implicazioni privacy dovranno essere definite in dettaglio nelle specifiche tecniche di cui all’art. 34 del d.M. 44/2011, che saranno a loro volta sottoposte al parere dell’Autorità.

Le uniche correzioni richieste riguardano l’aggiornamento terminologico:

• all’art. 2, comma 1, lett. m), capoverso "art. 16", comma 5, sostituire "dati sensibili" con "dati di cui all’art. 9 del Regolamento UE 2016/679";
• all’art. 2, comma 1, lett. o), capoverso "art. 21", comma 3, sostituire "dati sensibili" con "dati di cui all’art. 9 del Regolamento UE 2016/679".

Il parere è quindi favorevole con osservazioni, e il testo finale del provvedimento ribadisce tali indicazioni di correzione lessicale.