R.R. TAA 7/2004

Procedimento amministrativo, accesso e autocertificazione nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol

Il regolamento di esecuzione della legge regionale 31 luglio 1993, n. 13 disciplina i procedimenti amministrativi di competenza della Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol, il diritto di accesso ai documenti amministrativi e le misure organizzative per l’autocertificazione. L’obiettivo è assicurare pubblicità, trasparenza e semplificazione dell’azione amministrativa regionale.

Ambito di applicazione e disciplina generale del procedimento

I procedimenti di competenza regionale devono concludersi con provvedimento espresso e motivato entro i termini fissati per ciascun procedimento nella tabella dell’allegato 1, che indica anche fonte normativa, struttura competente e responsabile del procedimento. Se un procedimento non è incluso nella tabella e non ha un termine specifico nella normativa settoriale, si applica il termine di 30 giorni. I termini indicati sono massimi e non esonerano l’amministrazione dall’obbligo di provvedere con speditezza.

Per i procedimenti di modifica di provvedimenti già emanati si applicano, salvo diversa previsione, gli stessi termini finali del procedimento originario.

Decorrenza, durata e conclusione del procedimento

Per i procedimenti d’ufficio, il termine iniziale decorre dal momento in cui sorge per l’amministrazione l’obbligo di provvedere. Per i procedimenti su istanza di parte, decorre dal ricevimento della domanda; se la domanda è presentata a un organo o ufficio diverso da quello competente, deve essere trasmessa immediatamente d’ufficio.

Per le domande soggette a termine di presentazione, il termine iniziale del procedimento decorre dal giorno successivo alla scadenza di presentazione. La domanda può essere presentata direttamente, con raccomandata A/R, fax o per via telematica, salvo procedimenti con disciplina diversa.

I termini di durata corrispondono alla somma dei tempi delle varie fasi procedimentali; i dirigenti devono ripartire internamente tali tempi con circolare. Se intervengono soggetti pubblici o privati esterni all’amministrazione, il termine resta sospeso dal momento della richiesta dell’atto fino all’acquisizione dello stesso.

Il termine finale coincide con la data di adozione del provvedimento, oppure, per i provvedimenti recettizi, con la data di ricezione da parte del destinatario. L’eventuale fase di controllo successiva non si computa ai fini della conclusione del procedimento. Se sopravvengono fatti o atti eccezionali che impediscono il rispetto del termine, il responsabile ne informa prima della scadenza gli interessati, indicando ragioni del ritardo e nuovo termine; la durata complessiva non può superare il doppio di quella originaria.

Istanza, documentazione, irregolarità e partecipazione al procedimento

La domanda deve indicare i requisiti e le condizioni richiesti per il rilascio del provvedimento e le strutture amministrative devono predisporre modulistica idonea. Al momento della presentazione va rilasciata ricevuta, anche mediante timbratura su copia della domanda, con le indicazioni previste dalla legge; per invii postali la ricevuta è costituita dall’avviso di ricevimento o dalla bolla di consegna.

Se la domanda è irregolare o incompleta, il responsabile deve avvisare tempestivamente il richiedente e concedere fino a 15 giorni per regolarizzare o integrare. Se la domanda non è sanabile o non viene sanata, il procedimento è archiviato con provvedimento motivato, comunicato all’interessato.

L’avvio del procedimento va comunicato ai soggetti legittimati; la ricevuta contenente le informazioni di legge vale come comunicazione personale di avvio. In caso di omissione, ritardo o incompletezza, gli interessati possono segnalarlo al responsabile, che deve chiarire o adottare le misure necessarie per consentire la partecipazione.

I soggetti interessati possono prendere visione degli atti, richiedere copie, presentare memorie e documenti, essere ascoltati e ottenere risposta motivata sulle memorie pertinenti. Anche i portatori di interessi diffusi organizzati in associazioni o comitati possono intervenire tramite rappresentanti. L’intervento va documentato quanto al pregiudizio; se il pregiudizio non è provato, può essere dichiarato inammissibile. Per ragioni di speditezza, sono presi in considerazione gli atti di intervento pervenuti entro i due terzi del termine di durata del procedimento; gli atti successivi non spostano comunque il termine finale.

Accesso ai documenti amministrativi: soggetti, oggetto e forma

Il diritto di accesso riguarda i documenti amministrativi e può essere esercitato nei confronti di tutte le strutture regionali da soggetti privati, amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi, purché vi sia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. Se l’accesso è richiesto da un rappresentante, occorre indicare il titolo della rappresentanza.

L’accesso è esercitabile anche durante il procedimento, presso l’ufficio competente a formare l’atto conclusivo o a detenerlo stabilmente. Non è ammesso l’accesso agli atti preparatori nella formazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione, salvo diversa legge.

Sono documenti amministrativi tutte le rappresentazioni del contenuto di atti, anche interni, formati o utilizzati ai fini dell’attività amministrativa. La richiesta può riguardare più documenti, purché formulata in modo da consentirne l’identificazione. Non sono accessibili i documenti non definitivi e quelli non più esistenti presso la struttura; se possibile, l’amministrazione indica l’ente che li detiene.

Accesso informale e formale

L’accesso può avvenire in forma informale, anche verbalmente, presso l’ufficio competente. Il richiedente deve indicare gli estremi del documento o elementi per identificarlo, specificare e, se necessario, comprovare l’interesse, dichiarare la propria identità e i poteri rappresentativi quando occorra. Se la richiesta è accolta immediatamente, la struttura indica la pubblicazione contenente il documento, esibisce il documento o rilascia copia.

Se non è possibile l’accoglimento immediato, o sorgono dubbi su legittimazione, identità, rappresentanza, interesse o accessibilità del documento, il richiedente è invitato a presentare istanza formale. Fuori da tali casi, può sempre presentare domanda formale e ottenere ricevuta.

La richiesta formale presentata all’ufficio sbagliato deve essere immediatamente trasmessa a quello competente, con comunicazione all’interessato. Il procedimento di accesso formale si conclude entro 20 giorni dalla presentazione all’ufficio competente; decorso inutilmente il termine, la domanda si intende rigettata. Se la richiesta è irregolare o incompleta, l’amministrazione ne dà comunicazione entro 10 giorni; il termine ricomincia dalla presentazione della richiesta perfezionata.

Esame, modalità di estrazione e tariffe dell’accesso

La struttura competente decide sull’istanza accogliendola, anche parzialmente, oppure rifiutandola o differendola, utilizzando i modelli allegati ove opportuno. Nella comunicazione all’interessato vanno indicati l’ufficio presso cui accedere ai documenti e l’orario di apertura, la motivazione dell’eventuale diniego, accoglimento parziale o differimento, nonché la data da cui è possibile accedere in caso di differimento. Su richiesta, la documentazione può essere trasmessa con mezzi conformi alla normativa vigente, previo pagamento delle spese.

L’accesso può avvenire mediante visione, trascrizione manuale, estrazione di copia o combinazione di tali operazioni; per i documenti informatici sono previsti rilascio su supporti forniti dal richiedente o collegamento telematico, se attivo. Possono essere rilasciate copie parziali, ma devono comprendere prima e ultima pagina e indicare le pagine omesse. L’esame avviene presso la struttura competente, in orario d’ufficio e, se necessario, alla presenza di personale addetto; è vietato asportare, alterare o contraffare i documenti. L’esame può essere compiuto anche da persona di fiducia o da delegato.

L’esame è gratuito; sono a carico del richiedente soltanto l’imposta di bollo, se dovuta, e il rimborso delle spese di riproduzione, fissato in euro 0,20 per facciata A4, non dovuto se inferiore a euro 10,00. I consiglieri regionali non pagano il rimborso per copie richieste per funzioni ispettive e di controllo politico-amministrativo. Le pubblicazioni edite dall’amministrazione e rese disponibili al pubblico sono gratuite.

Limiti ed esclusioni dal diritto di accesso

Il rifiuto, l’accoglimento parziale e il differimento devono essere motivati con riferimento alla normativa vigente e ai fatti concreti. L’accesso non può essere rifiutato se è sufficiente l’accoglimento parziale o il differimento. Il differimento non può essere reiterato, salvo sopravvenute, imprevedibili e motivate esigenze.

Sono sottratti all’accesso gli atti coperti da segreto per legge o regolamento. Sono inoltre esclusi i processi verbali delle sedute della Giunta regionale e i pareri non utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.

Taluni documenti sono accessibili solo ai destinatari del provvedimento finale, pur restando possibile l’accesso per la cura e difesa dei propri interessi giuridici, eventualmente con sola visione o con omissione dei dati sensibili o giudiziari e dei dati identificativi. In tale categoria rientrano i documenti con dati sensibili e giudiziari, quelli con informazioni riservate fornite da forze di polizia o Commissariato del Governo, quelli contenenti giudizi sul personale e quelli riguardanti il nucleo familiare dei dipendenti.

Sono accessibili solo ai destinatari del provvedimento finale anche i documenti contenenti dati idonei a rivelare stato di salute e vita sessuale, salvo tutela di una situazione giuridicamente rilevante di rango almeno pari o di un diritto della personalità o altro diritto fondamentale e inviolabile.

L’accesso è differito fino all’emanazione dei provvedimenti conclusivi per gli atti delle commissioni esaminatrici dei concorsi pubblici, gli atti delle procedure di gara e appalto e gli atti dei procedimenti disciplinari del personale.

Relazioni con il pubblico e ricorsi

L’amministrazione regionale assicura, tramite l’Ufficio servizi generali e rapporti con il pubblico, l’informazione all’utenza sugli atti e sullo stato dei procedimenti, fermo restando il ruolo dei singoli uffici e del responsabile del procedimento.

Contro i provvedimenti di diniego, differimento o limitazione dell’accesso è ammesso ricorso alla Giunta regionale entro 30 giorni dalla comunicazione. Sono previsti anche i modelli di ricorso indicati negli allegati.

Identificazione del personale e misure organizzative per l’accesso

Il cartello da tavolo e il cartellino di riconoscimento del personale sono predisposti secondo il modello allegato. Le misure organizzative per l’accesso sono adottate dal dirigente della struttura che ha formato o detiene il documento e riguardano, tra l’altro, la compilazione delle richieste, la pubblicazione di categorie di documenti, le tecniche di ricerca, la protezione delle informazioni informatiche e la tenuta delle tabelle dei procedimenti a disposizione del pubblico.

Autocertificazione: modelli e controlli

Per l’applicazione delle disposizioni del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, l’amministrazione adotta modelli standard per dichiarazioni sostitutive, dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, autenticazione di copie e autenticazione di sottoscrizioni. Tali modelli sono contenuti negli allegati dedicati.

Sulle dichiarazioni sostitutive l’amministrazione effettua controlli secondo l’art. 71 del DPR n. 445/2000. In particolare, svolge controlli puntuali quando emergano fondati dubbi sulla veridicità, controlli a campione ordinari nella misura del 5% delle dichiarazioni sostitutive su base annuale per ciascun tipo di procedimento, con una specifica misura del 10% per l’Ufficio finanze, demanio e patrimonio nella procedura di affidamento, e controlli a tappeto nei procedimenti che lo richiedano per natura e delicatezza.

I controlli sono verbalizzati in forma succinta e sono svolti dal responsabile del procedimento o dal dirigente della struttura, che è responsabile dell’effettività dei controlli, della casualità del campione e, se necessario, dell’attivazione di controlli sistematici. Di regola i controlli si svolgono durante l’istruttoria, prima del provvedimento finale.

Esito dei controlli su dichiarazioni false o irregolari

Se dai controlli emerge la non veridicità della dichiarazione, l’amministrazione non concede il beneficio oppure ne dichiara la decadenza se già attribuito, ferme restando le conseguenze penali e amministrative previste da altre norme. All’interessato deve essere garantita la partecipazione al procedimento; se il procedimento di decadenza è avviato d’ufficio, va anche comunicato l’avvio del procedimento.

Se le dichiarazioni presentano irregolarità o omissioni rilevabili d’ufficio ma non contenenti falsità, il responsabile comunica il rilievo e assegna 15 giorni per la regolarizzazione. Se l’irregolarità è accertata dopo il provvedimento finale, il beneficio non viene revocato.

Procedimenti e termini dell’allegato 1

L’allegato 1 individua alcuni procedimenti regionali con relativa struttura competente e termini, tra cui:

• contributi per aiuti umanitari in Paesi extra-comunitari, finanziamenti per integrazione europea e patrocini finanziari a iniziative di particolare importanza regionale: 180 giorni, con decorrenza dal primo giorno successivo al termine di presentazione delle domande;
• finanziamenti per iniziative di tutela delle minoranze linguistiche: 180 giorni dalla medesima decorrenza;
• gare d’appalto e ricerche immobiliari dell’Ufficio finanze, demanio e patrimonio: termini secondo la normativa applicabile o conclusione con la deliberazione che individua l’edificio idoneo;
• pagamento di spese di funzionamento e di fatture per utenze: conclusione secondo i documenti di spesa o le scadenze di fattura;
• procedimenti dell’Ufficio enti locali e dell’Ufficio per i rapporti con gli enti locali territoriali: termini variabili per riqualificazione di sede segretarile, stemmi e gonfaloni, titolo di borgata o città, modifiche territoriali dei comuni, controversie territoriali, fusioni e costituzione di nuovi comuni, nonché contributi alle associazioni rappresentative dei comuni e alle unioni di comuni, con termini che oscillano tra 8, 45, 120, 180 e 300 giorni secondo il procedimento.

Disposizioni finali e abrogazione

È abrogato il decreto del Presidente della Giunta regionale 13 giugno 1996, n. 7/L. Il regolamento sostituisce la precedente disciplina esecutiva della legge regionale n. 13/1993 per la Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol.