Risoluzione n. 81 del 25/09/2015

Comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti tributari

La risoluzione esamina gli adempimenti connessi alla conservazione in modalità elettronica delle fatture elettroniche, con particolare riferimento a un soggetto che affida a una società terza la conservazione sostitutiva delle fatture emesse verso le ASL. L’Agenzia delle Entrate chiarisce il rapporto tra comunicazione in dichiarazione dei redditi e comunicazione del luogo di conservazione tramite modello AA9/11.

Quesito del contribuente

Il titolare di una ditta individuale che emette fatture elettroniche verso le Aziende Sanitarie Locali si avvale di una società italiana che cura tutte le operazioni tecniche e gestionali: firma digitale, invio tramite Sistema di Interscambio, gestione delle notifiche e conservazione sostitutiva delle fatture. Il contribuente chiede se, per segnalare tale situazione, sia obbligatoria la comunicazione del nuovo depositario delle scritture contabili tramite modello AA9/11 entro 30 giorni dalla prima fattura, oppure se sia sufficiente la sola compilazione del rigo RS140, codice 1, della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta interessato.

Soluzione prospettata dal contribuente

Il contribuente sostiene che non si tratti di un nuovo depositario delle scritture contabili, ma solo di un soggetto incaricato della conservazione delle fatture elettroniche. Evidenzia inoltre che il modello AA9/11 disciplina la comunicazione dei depositari delle scritture contabili e dei luoghi di conservazione delle fatture all’estero, ma non prevede una specifica sezione per il conservatore delle sole fatture elettroniche in Italia. Richiama, infine, la prassi amministrativa e l’art. 5 del D.M. 17 giugno 2014, ritenendo sufficiente la comunicazione in dichiarazione dei redditi.

Quadro normativo richiamato

L’Agenzia ricorda che dal 31 marzo 2015, per le cessioni di beni e prestazioni di servizi verso le pubbliche amministrazioni, la fatturazione elettronica è l’unica modalità ammessa. Richiama poi l’art. 39, comma 3, del D.P.R. n. 633/1972, che impone la conservazione elettronica delle fatture, anche nei rapporti con privati, e consente che il luogo di conservazione sia situato anche in un altro Stato, purché esista un adeguato strumento di assistenza reciproca.

Viene inoltre richiamato il D.M. 17 giugno 2014, che ha ridefinito le regole della conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, stabilendo in particolare che:

• i documenti informatici devono essere conservati nel rispetto delle norme civilistiche, del Codice dell’amministrazione digitale, delle relative regole tecniche e delle norme tributarie;
• il contribuente comunica l’effettuazione della conservazione elettronica nella dichiarazione dei redditi del periodo d’imposta di riferimento;
• in caso di controlli, i documenti devono essere resi leggibili e disponibili presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633/1972.

Si richiama anche l’art. 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633/1972, secondo cui nella dichiarazione di inizio attività deve risultare il luogo in cui sono tenuti e conservati libri, registri, scritture e documenti, nonché, al comma 3, ogni variazione di tale luogo.

Indicazioni sui modelli dichiarativi e sulle comunicazioni

L’Agenzia osserva che i modelli dichiarativi sono coerenti con il quadro normativo:

• nel Modello Unico PF, al rigo RS140, e nei modelli SC e SP ai righi RS104 e RS40, va indicato il codice 1 quando il contribuente ha conservato in modalità elettronica almeno un documento rilevante nel periodo di riferimento;
• nelle istruzioni ai modelli AA7/10 e AA9/11, oggi AA9/12, la Sezione 1 del quadro dedicato ai soggetti depositari e ai luoghi di conservazione va compilata quando il depositario è diverso dal titolare, sia in caso di sostituzione del depositario, sia in caso di variazione dei luoghi di conservazione già comunicati;
• la Sezione 2 è riservata ai luoghi di conservazione delle fatture all’estero.

Chiarimento sul conservatore elettronico

L’aspetto decisivo riguarda la distinzione tra depositario delle scritture contabili e conservatore elettronico. L’Agenzia precisa che, nel processo di dematerializzazione, il conservatore è il soggetto che svolge il solo processo di conservazione elettronica dei documenti fiscali, secondo la definizione del Codice dell’amministrazione digitale e del manuale di conservazione. Tale soggetto può coincidere con il contribuente, con il depositario delle scritture o con un soggetto terzo.

Nel caso esaminato, poiché il conservatore elettronico non coincide con il depositario delle scritture contabili, il contribuente non è tenuto a comunicarne i dati tramite modello AA9/11. Gli estremi identificativi del conservatore devono comunque risultare nel manuale di conservazione. La disciplina resta coerente con l’esigenza che, in sede di accesso o verifica, i documenti siano visionabili e acquisibili presso la sede del contribuente o del depositario, così da consentire il controllo sulla corretta conservazione.

Conclusione e effetti in caso di mancata esibizione

La conclusione è che, per la mera individuazione di un soggetto terzo incaricato della conservazione elettronica delle fatture, non è richiesta la comunicazione tramite modello AA9/11. È invece sufficiente la comunicazione nella dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento, mediante l’indicazione del codice previsto nei relativi righi.

Resta fermo che, in caso di accesso, i verificatori devono poter esaminare i documenti e acquisire anche quelli che garantiscono autenticità e integrità delle fatture. La mancata esibizione produce gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600/1973 e 52 del D.P.R. n. 633/1972.

Vigilanza degli uffici

La risoluzione si chiude con l’indicazione che le Direzioni regionali devono vigilare affinché i principi espressi siano osservati dalle Direzioni provinciali e dagli Uffici dipendenti.