Determinazione AGID n. 491/2020 del 13/08/2020

Approvazione della trattazione e invito ad ARPA Piemonte per la pubblicazione del manuale di gestione documentale

La determinazione ha natura amministrativa e si colloca nell'esercizio delle funzioni del Difensore civico per il digitale istituito presso AgID. L'atto approva la trattazione istruttoria della segnalazione n. 80/2020, la comunicazione al segnalante e l'invito rivolto ad ARPA Piemonte, ritenendo fondata la segnalazione relativa alla mancata pubblicazione del manuale di gestione documentale sul sito istituzionale.

Presupposti normativi e quadro di riferimento

Il provvedimento richiama la disciplina del CAD sull'ufficio del Difensore civico per il digitale e la relativa competenza a ricevere segnalazioni di presunte violazioni della normativa in materia di digitalizzazione e innovazione della pubblica amministrazione. Vengono inoltre richiamate le regole tecniche sul protocollo informatico, le disposizioni sulla formazione del documento amministrativo informatico, le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e la normativa sulla sezione "Amministrazione trasparente".

Contenuto della segnalazione e attività istruttoria

Il cittadino segnala la mancata pubblicazione del manuale di gestione documentale e del manuale di conservazione sostitutiva, deducendo una possibile violazione degli obblighi di pubblicazione e di gestione documentale previsti dalla normativa vigente. In istruttoria AgID accerta che, alla data verificata, il manuale indicato non risulta pubblicato nella sezione "Amministrazione trasparente" del sito di ARPA Piemonte.

Riscontro dell'amministrazione segnalata

ARPA Piemonte comunica di avere già adottato in passato strumenti interni di gestione documentale e di essere impegnata nella redazione di un nuovo manuale di gestione documentale, collegato al piano di conservazione o massimario di scarto e conservazione. L'amministrazione rappresenta anche che il piano di conservazione è stato adottato, trasmesso alla Soprintendenza competente e pubblicato nella sezione trasparenza, e che il manuale sarebbe stato completato e pubblicato entro giugno 2021.

Decisione di AgID e contenuto dell'invito

Sulla base dell'istruttoria, AgID ritiene fondata la segnalazione e approva la trattazione, la comunicazione e l'invito. L'ente segnalato viene invitato ad adeguarsi alla normativa vigente, pubblicando il manuale di gestione documentale nella sezione "Amministrazione trasparente" del proprio sito istituzionale.

Effetti e conseguenze del mancato riscontro

L'invito precisa che, in caso di mancato riscontro, esso vale anche come segnalazione dell'inadempienza all'ufficio competente per i procedimenti disciplinari dell'amministrazione. Si richiama inoltre l'art. 17, comma 1-quater, del CAD, che collega il mancato avvio e la mancata conclusione delle attività necessarie alla responsabilità dirigenziale e disciplinare e alla valutazione della performance.

Pubblicazione dell'invito

La determinazione dispone infine la pubblicazione dell'invito nell'apposita area del sito Internet di AgID, coerentemente con la disciplina sulla pubblicità delle decisioni del Difensore civico per il digitale.