Circolare numero 72 del 09-06-2010

Provvedimento del Garante privacy dell’8 aprile 2010 in materia di videosorveglianza

La circolare recepisce e rende operative per le strutture INPS le nuove regole dettate dal Garante per la protezione dei dati personali in tema di videosorveglianza. L’obiettivo è assicurare che i sistemi di ripresa e, se del caso, di registrazione delle immagini siano gestiti nel rispetto del Codice privacy, dello Statuto dei lavoratori e delle misure di sicurezza richieste, lungo tutto il processo di trattamento dei dati.

Inquadramento generale e responsabilità interne

La Direzione richiama i dirigenti delle strutture in indirizzo, in quanto responsabili del trattamento, a dare attuazione puntuale alle prescrizioni dell’Autorità. Il richiamo vale per l’intero ciclo del trattamento: acquisizione delle immagini, eventuale conservazione, cessazione del trattamento e distruzione dei dati. Per gli aspetti organizzativi e operativi resta valido il quadro già indicato nella circolare n. 50 del 2007.

Informativa agli interessati e posizionamento delle telecamere

Il provvedimento ribadisce che i soggetti che transitano nelle aree videosorvegliate devono essere previamente informati mediante appositi cartelli. Tali cartelli devono contenere gli elementi previsti dall’art. 13 del Codice privacy e devono essere collocati prima del raggio d’azione della telecamera, anche nelle immediate vicinanze, ma non necessariamente a contatto con gli impianti. Devono inoltre risultare leggibili in ogni condizione di illuminazione, compresa la notte, se il servizio è attivo.

L’informativa deve indicare in modo esplicito se le immagini sono soltanto rilevate oppure anche registrate. È considerata opportuna la presenza di un’informativa completa, disponibile senza oneri per l’interessato e facilmente accessibile, anche tramite strumenti informatici o telematici; le sedi possono quindi pubblicarla sul sito di riferimento o in apposite bacheche. In caso di necessità, il responsabile o un incaricato deve poter fornire anche verbalmente un’informativa adeguata.

Limiti al controllo dei lavoratori

Nel posizionamento delle telecamere deve essere rispettato l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, che vieta i controlli a distanza. Non possono quindi essere effettuate riprese finalizzate a verificare il rispetto dell’orario di lavoro, la diligenza o la correttezza nell’esecuzione della prestazione, ad esempio orientando l’impianto verso il badge o verso postazioni di lavoro per finalità di controllo.

Se, per motivi di sicurezza o per esigenze organizzative o produttive, è assolutamente necessario riprendere anche i lavoratori, l’installazione è consentita solo previo accordo con le RSU. In assenza di accordo, la circolare richiama la procedura prevista dall’art. 4 della legge n. 300 del 1970, nonché i riferimenti del Codice e del d.lgs. n. 165/2001. Viene anche ricordato che la violazione di tali disposizioni comporta la sanzione amministrativa di cui all’art. 162, comma 2-ter, del Codice, e che l’uso dei sistemi per controlli a distanza o per indagini sulle opinioni dei lavoratori integra anche una fattispecie di reato ai sensi dell’art. 171 del Codice.

La circolare precisa infine che eventuali riprese televisive nei luoghi di lavoro, effettuate per scopi divulgativi o di comunicazione istituzionale o aziendale e coinvolgenti il personale dipendente, possono essere assimilate ai trattamenti temporanei finalizzati alla pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero. In tali casi si applicano le regole dell’attività giornalistica contenute nel Codice, restando fermi i limiti al diritto di cronaca, il codice deontologico giornalistico e il diritto del lavoratore di opporsi, per motivi legittimi, alla diffusione della propria immagine.

Videosorveglianza integrata con altri enti

È ammessa la videosorveglianza svolta in forma integrata con altri enti, anche tramite una medesima infrastruttura tecnologica, per realizzare economie di risorse e di mezzi. Tuttavia, la condivisione dei sistemi deve essere configurata in modo da consentire a ciascun ente, e in taluni casi alle diverse strutture dell’ente stesso, l’accesso alle immagini solo nei limiti strettamente necessari alle proprie funzioni istituzionali. Deve inoltre essere evitata la possibilità di tracciare gli spostamenti degli interessati o di ricostruirne il percorso.

Quando un centro unico gestisce la videosorveglianza per più soggetti pubblici, i dati raccolti devono essere trattati in modo distinto e rigorosamente separato, in relazione alle competenze istituzionali di ciascuna amministrazione. Se tali condizioni non sono integralmente applicabili, il responsabile del trattamento, previa informazione alla Direzione centrale organizzazione, deve richiedere una verifica preliminare al Garante.

Verifiche preliminari del Garante

La circolare richiama l’art. 17 del Codice privacy e la necessità di una verifica preliminare nei casi in cui la videosorveglianza possa determinare rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità degli interessati, in relazione alla natura dei dati, alle modalità del trattamento o agli effetti prodotti. Nei casi in cui il provvedimento del Garante imponga di procedere con interpello, i responsabili devono darne preventiva comunicazione alla Direzione Centrale Organizzazione.

Misure di sicurezza

I responsabili devono verificare l’attività di chi accede alle immagini o controlla i sistemi di ripresa e devono adottare misure idonee a ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato e trattamento non conforme alle finalità della raccolta. La circolare elenca alcune misure specifiche:

• livelli differenziati di visibilità e trattamento delle immagini in presenza di competenze diverse;
• credenziali di autenticazione per i soggetti incaricati o responsabili, quando tecnicamente possibile;
• limitazioni all’accesso alle immagini registrate, sia in tempo reale sia differito, e alle operazioni di cancellazione o duplicazione;
• cautele specifiche per gli interventi di manutenzione, consentendo l’accesso alle immagini solo se indispensabile e in presenza di soggetti abilitati;
• protezione degli apparati digitali connessi a reti informatiche contro il rischio di accesso abusivo;
• crittografia delle immagini trasmesse su reti pubbliche o tramite collegamenti wireless, come wi-fi, wi-max e Gprs.

Conservazione delle immagini

Quando è prevista la registrazione, la conservazione temporanea dei dati deve essere proporzionata e limitata al tempo strettamente necessario per la finalità perseguita. In linea generale, la circolare indica che la conservazione va contenuta in poche ore o, al massimo, nelle 24 ore successive alla rilevazione. Sono ammesse deroghe per speciali esigenze connesse a festività, chiusura degli uffici o specifiche richieste investigative dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.

Solo in presenza di peculiari esigenze tecniche può essere consentita la conservazione fino a una settimana; tali esigenze devono essere comunicate alla Direzione Centrale Organizzazione. Se si intende superare la soglia della settimana, il responsabile deve inoltrare richiesta alla Direzione Centrale Organizzazione, che provvederà a sottoporre la questione alla verifica preliminare del Garante. Ogni richiesta di estensione deve essere adeguatamente motivata, con riferimento a concreti rischi e a un’esigenza di sicurezza realmente incombente e temporalmente limitata.

Il sistema deve essere programmato per cancellare automaticamente e integralmente le immagini allo scadere del termine previsto, anche mediante sovra-registrazione, in modo da rendere i dati non riutilizzabili. Se l’impianto non consente soluzioni automatiche, la cancellazione deve comunque avvenire nel più breve tempo possibile. Il mancato rispetto dei tempi di conservazione e dell’obbligo di cancellazione comporta la sanzione amministrativa di cui all’art. 162, comma 2-ter, del Codice.

Diritti degli interessati

La circolare ribadisce che devono essere garantiti agli interessati identificabili i diritti previsti dal Codice privacy, in particolare il diritto di accesso ai dati che li riguardano e quello di verificare finalità, modalità e logica del trattamento. La risposta a una richiesta di accesso a dati conservati deve riguardare tutti i dati riferibili al richiedente identificabile e può comprendere dati di terzi solo nei limiti consentiti dal Codice, quando la loro separazione renderebbe incomprensibili i dati personali dell’interessato.

Per le immagini registrate non risultano concretamente esercitabili i diritti di aggiornamento, rettificazione o integrazione, poiché si tratta di immagini raccolte in tempo reale e riferite a fatti obiettivi. Resta invece possibile il blocco dei dati trattati in violazione di legge.

Adeguamento e indicazioni finali

L’INPS deve adeguarsi alle nuove prescrizioni del Garante nei termini previsti dal provvedimento dell’8 aprile 2010. L’inosservanza delle regole può rendere illecito o scorretto il trattamento e comportare l’applicazione di sanzioni. La circolare rinvia inoltre al provvedimento allegato per tutti gli aspetti non espressamente trattati, in particolare per i servizi di videosorveglianza collegati alle forze di polizia.

Viene infine richiamato il modello dei cartelli informativi da utilizzare secondo le nuove disposizioni, specificando che, nei casi in cui le immagini non siano registrate, il termine "registrazione" deve essere sostituito da "rilevazione".