DECRETO 1 aprile 2025 - Ministero dell'economia e delle finanze

Dematerializzazione degli atti di nascita e decesso

Il decreto definisce le modalità tecniche per formare, dematerializzare e trasmettere attraverso il Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS), anche tramite il Sistema di accoglienza regionale (SAR), gli atti sanitari relativi agli eventi di nascita e di decesso. I flussi alimentano l’ANPR e l’Archivio nazionale informatizzato dei registri dello stato civile (ANSC) e rendono disponibili i dati ai comuni, all’ISTAT e alle ASL.

Documenti e soggetti responsabili dell’invio

Sono trasmessi al Sistema TS:

• l’avviso di decesso, dal direttore sanitario o da un suo delegato in caso di decesso in una struttura; l’invio deve avvenire entro il termine previsto dall’articolo 72, comma 1, del regolamento dello stato civile;
• la denuncia della causa di morte, dal medico che ha assistito il deceduto, dal medico necroscopo in caso di decesso senza assistenza medica o dai medici incaricati di autopsie, entro il termine previsto dall’articolo 1, comma 6, del regolamento di polizia mortuaria;
• il certificato necroscopico, dal medico necroscopo;
• l’attestazione di nascita, dall’ostetrica o dal medico che ha assistito al parto nella struttura sanitaria;
• la dichiarazione di nascita resa nella struttura sanitaria in cui è avvenuto il parto, dal direttore sanitario entro tre giorni.

Per i documenti relativi al decesso, ANPR genera il numero di ricezione in corrispondenza del primo documento trasmesso per l’evento. Il numero consente di collegare gli atti successivi. La dichiarazione di nascita deve riportare, quando disponibile, il numero di ricezione relativo all’attestazione di nascita. Il decreto non si applica ai parti avvenuti fuori da una struttura sanitaria.

Formazione, sottoscrizione e tutela della riservatezza

La trasmissione telematica esonera i soggetti interessati dall’invio ai comuni di un’ulteriore attestazione cartacea. Gli operatori sanitari sottoscrivono i documenti informatici tramite le funzioni del Sistema TS o del SAR, secondo le regole sulle firme elettroniche richiamate dal decreto.

La dichiarazione di nascita deve essere letta al dichiarante prima della sottoscrizione. La firma del dichiarante può essere apposta elettronicamente, tramite applicazione web o app accessibile con SPID, CIE o TS-CNS abilitata, oppure su un modulo cartaceo compilato dal direttore sanitario e successivamente trasformato in documento informatico. Resta tutelato il diritto della madre di non essere nominata: in tal caso la dichiarazione non riporta i dati della puerpera e i dati dell’attestazione di nascita trasmessi all’ISTAT sono privi degli elementi identificativi diretti della madre.

Se la dichiarazione viene resa all’ufficiale dello stato civile, i soggetti invianti rilasciano al dichiarante un promemoria con il numero di ricezione ANPR, consegnandolo o trasmettendolo al domicilio digitale. Il promemoria va consegnato all’ufficiale dello stato civile.

Flussi verso ANPR, comuni e ISTAT

Il Sistema TS rende immediatamente disponibili ad ANPR i documenti informatici, che ANPR mette a disposizione dei comuni attraverso i servizi dell’ANSC, assicurandone la conservazione secondo le disposizioni richiamate dal decreto.

I dati dei documenti sono trasmessi anche all’ISTAT per le finalità statistiche europee e nazionali. Per la denuncia della causa di morte, la Parte A è resa disponibile all’ISTAT, alla ASL competente per il comune del decesso e, se diversa, alla ASL di residenza del deceduto, nonché al comune tramite i servizi ANSC. La denuncia è articolata in Parte A e Parte B: il comune consulta la Parte A e compila la Parte B; ANPR la restituisce al Sistema TS con il numero di ricezione della Parte A. Il Sistema TS trasmette quindi entrambe le parti all’ISTAT e alle ASL interessate. Le modalità tecniche fanno riferimento ai modelli ISTAT D4 e D4bis; eventuali aggiornamenti dei modelli comunicati dall’ISTAT comportano l’aggiornamento del decreto.

Registrazione, rettifiche e dati delle strutture e degli operatori

Il Sistema TS conserva temporaneamente per un mese i dati inseriti, così da consentire agli operatori autorizzati la consultazione e l’eventuale rettifica. Le rettifiche sono rese immediatamente disponibili ai destinatari previsti dalla normativa richiamata.

Il Ministero della salute fornisce al Sistema TS l’elenco delle strutture sanitarie censite e i relativi aggiornamenti. Le ASL, anche tramite sistemi regionali autorizzati, trasmettono l’elenco aggiornato dei soggetti autorizzati all’invio, i rispettivi ruoli e le successive variazioni.

Indisponibilità del servizio e disposizioni transitorie

Le procedure in caso di temporanea indisponibilità del Sistema TS sono rinviate alla documentazione tecnica pubblicata nella sezione dedicata del sistema. Le specifiche tecniche delle funzionalità devono essere pubblicate sul sito del Sistema TS entro trenta giorni dalla pubblicazione del decreto in Gazzetta Ufficiale.

L’avvio delle procedure è progressivo, a partire da sessanta giorni dalla pubblicazione del decreto in Gazzetta Ufficiale, secondo un cronoprogramma concordato fra i Ministeri dell’economia e delle finanze, della salute e dell’interno, l’ISTAT e le regioni e province autonome.

Fino alla disponibilità dei servizi ANPR per l’informatizzazione dei registri dello stato civile, il Sistema TS invia i documenti elettronici ai comuni tramite PEC agli indirizzi presenti nell’IPA. In questa fase i comuni trasmettono la Parte B della denuncia della causa di morte all’ISTAT tramite l’applicativo e le modalità che l’Istituto deve rendere disponibili entro i termini previsti per l’avvio delle procedure, e alla ASL del territorio del decesso tramite il domicilio digitale o secondo modalità concordate. Se il deceduto risiedeva in una ASL diversa da quella del luogo del decesso, quest’ultima invia copia della Parte B alla ASL di residenza.

Ruoli nel trattamento dei dati personali

La struttura sanitaria cui appartiene il soggetto autorizzato a generare gli atti è titolare del trattamento dei documenti di nascita e decesso. Il Ministero dell’interno è titolare autonomo limitatamente alle funzionalità di trasmissione rese tramite ANPR e ANSC. I sindaci, quali ufficiali dello stato civile, sono titolari autonomi per l’utilizzo dei dati nell’ambito delle funzioni previste dal regolamento dello stato civile. L’ISTAT è titolare dei dati acquisiti per le proprie finalità istituzionali.

Il Ministero dell’economia e delle finanze è designato responsabile del trattamento dei dati relativi agli eventi di nascita e morte per la dematerializzazione e la messa a disposizione delle amministrazioni coinvolte; deve rispettare le istruzioni del titolare e gli obblighi previsti dall’articolo 28 del GDPR. È inoltre titolare dei trattamenti necessari ai servizi di identificazione e autenticazione informatica degli operatori sulla piattaforma Sistema TS.

Disposizioni finanziarie

Dall’attuazione del decreto non derivano nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.