Messaggio numero 16603 del 21-07-2008

Decreto legge n. 112/2008: assenze dal servizio e trasformazione del rapporto di lavoro nel pubblico impiego

Il documento dell’INPS, integrato dal richiamo alla circolare n. 7/2008 del Dipartimento della Funzione pubblica e alle linee guida del Garante privacy, illustra le principali novità introdotte dal D.L. n. 112 del 25 giugno 2008 per i dipendenti pubblici. Le disposizioni esaminate riguardano soprattutto le assenze per malattia, il trattamento economico nei primi giorni di assenza, i permessi retribuiti e il passaggio da tempo pieno a tempo parziale.

Ambito di applicazione e decorrenza

La nuova disciplina si applica:

• ai dipendenti in servizio con contratto a tempo indeterminato;
• in quanto compatibile, ai dipendenti assunti con forme di impiego flessibile;
• secondo la circolare ministeriale, sia ai dipendenti contrattualizzati sia ai non contrattualizzati.

Il decreto legge è indicato come pubblicato il 25 giugno 2008 ed entrato in vigore dal giorno della pubblicazione; la circolare Funzione pubblica precisa invece che l’efficacia del regime legale decorre dal 26 giugno 2008 e si riferisce alle assenze verificatesi da tale data.

Certificazione della malattia e visite di controllo

Per le assenze per malattia, l’art. 71, comma 2, prevede che l’assenza sia giustificata esclusivamente mediante certificazione medica rilasciata da struttura sanitaria pubblica quando:

• la malattia si prolunga per un periodo superiore a dieci giorni;
• oppure, in ogni caso, si tratta del terzo episodio di malattia nell’anno solare, anche se ciascun episodio dura un solo giorno.

Il documento chiarisce che la fattispecie dei "più di dieci giorni" ricorre sia con un unico certificato sia con più certificati successivi che prorogano una prognosi continuativa. È inoltre esclusa la validità dei certificati rilasciati da medici liberi professionisti non convenzionati con il SSN.

Sono ritenute valide, per tali ipotesi, le certificazioni rilasciate da:

• presidi ospedalieri e ambulatoriali del Servizio sanitario nazionale;
• medici di medicina generale convenzionati con il SSN ai sensi dell’art. 8 del D.Lgs. n. 502/1992.

Il certificato deve risultare da moduli o carta intestata che consenta di individuare l’appartenenza del sanitario a una delle categorie indicate. L’amministrazione, salvo specifiche previsioni, non può richiedere la diagnosi, essendo sufficiente la prognosi.

È richiamato anche l’ampliamento delle fasce di reperibilità per le visite di controllo, fissate:

• dalle ore 8.00 alle ore 13.00;
• dalle ore 14.00 alle ore 20.00;
• tutti i giorni, compresi festivi e non lavorativi.

Il controllo dello stato di malattia può essere disposto fin dal primo giorno di assenza.

Trattamento economico delle assenze per malattia

Nei primi 10 giorni di assenza per malattia, di qualunque durata, è dovuto soltanto il trattamento economico fondamentale, con esclusione di ogni indennità o emolumento fisso e continuativo e di ogni trattamento economico accessorio.

La circolare individua come componenti del trattamento fondamentale:

• trattamento economico tabellare iniziale e di sviluppo economico;
• tredicesima mensilità;
• retribuzione individuale di anzianità, se acquisita;
• eventuali assegni ad personam.

Per il personale dell’Area VI della dirigenza, professionisti e medici, vi rientrano:

• stipendio tabellare;
• retribuzione di posizione di parte fissa;
• tredicesima mensilità;
• retribuzione individuale di anzianità, se acquisita;
• eventuali assegni ad personam.

Le amministrazioni devono comunque fare riferimento alle definizioni contenute nei contratti collettivi di comparto per qualificare le voci retributive.

Restano salve le norme più favorevoli previste dai contratti per alcune fattispecie tassative:

• infortunio sul lavoro;
• malattia dovuta a causa di servizio;
• ricovero ospedaliero;
• day hospital;
• gravi patologie che richiedono cure salvavita.

In tali casi non si applica la decurtazione prevista per i primi dieci giorni di malattia.

Assenze diverse dalla malattia e fondi per la contrattazione integrativa

L’art. 71, comma 5, stabilisce che le assenze dal servizio diverse dalla malattia non sono equiparate alla presenza in servizio ai fini della distribuzione delle somme dei fondi per la contrattazione integrativa.

La circolare interpreta la norma come riferita alle somme destinate a remunerare:

• produttività;
• incentivazione;
• risultati.

Sono previste eccezioni, per le quali l’assenza è equiparata alla presenza:

• congedi di maternità, compresa l’interdizione anticipata dal lavoro;
• congedi di paternità;
• permessi per lutto, per citazione a testimoniare e per l’espletamento delle funzioni di giudice popolare;
• assenze previste dall’art. 4, comma 1, della legge n. 53/2000;
• permessi ex art. 33, commi 3 e 6, della legge n. 104/1992 per i dipendenti con handicap grave.

Per la citazione a testimoniare viene chiarito che non si introduce una nuova tipologia di permesso, ma si valorizza la causale nell’ambito delle ordinarie forme di assenza già esistenti, come permessi retribuiti per motivi personali, ferie o permessi da recuperare, oppure servizio esterno se la testimonianza è resa a favore dell’amministrazione.

Le indennità collegate a modalità effettive della prestazione lavorativa, come turno, reperibilità, rischio, disagio o straordinario, possono essere corrisposte solo se la prestazione è stata effettivamente resa.

Permessi retribuiti e calcolo ad ore

Il comma 4 dell’art. 71 impone che i permessi retribuiti fruibili alternativamente a giorni o ad ore siano quantificati ad ore.

In caso di utilizzo dell’intera giornata lavorativa, l’incidenza dell’assenza sul monte ore si calcola con riferimento all’orario che il dipendente avrebbe dovuto osservare in quella giornata.

La circolare evidenzia che la norma ha natura programmatica e si applica in sede di contrattazione integrativa. Tuttavia, se i contratti collettivi già prevedono l’alternatività tra giornate e ore fissando il monte ore, le amministrazioni devono applicare direttamente il secondo periodo del comma 4 fin dall’entrata in vigore del decreto legge.

Trasformazione del rapporto di lavoro da tempo pieno a tempo parziale

L’art. 73 modifica la disciplina del part-time nel pubblico impiego, incidendo sulla legge n. 662/1996.

La trasformazione da tempo pieno a tempo parziale non è più automatica: l’amministrazione può rifiutare la richiesta del dipendente quando la trasformazione, in relazione alle mansioni e alla posizione organizzativa, arrechi pregiudizio alla funzionalità dell’ente.

La disciplina non si applica ai rapporti di lavoro part-time già in essere al 25 giugno 2008.

Natura imperativa della disciplina

Il documento sottolinea che le nuove norme hanno carattere imperativo e non possono essere derogate dai contratti o accordi collettivi. È prevista la possibilità di fornire ulteriori istruzioni applicative.

Richiamo alle linee guida del Garante privacy sul trattamento dei dati dei lavoratori pubblici

Ampia parte del testo richiama la deliberazione del Garante per la protezione dei dati personali n. 23 del 14 giugno 2007, contenente linee guida sul trattamento dei dati personali dei lavoratori nelle pubbliche amministrazioni. Il richiamo serve a chiarire che le nuove regole sulle assenze e sul controllo medico devono coordinarsi con i principi di protezione dei dati personali, in particolare quelli relativi a necessità, pertinenza, non eccedenza e segreto professionale.

Principi generali sul trattamento dei dati nel rapporto di lavoro pubblico

Le linee guida ribadiscono che il datore di lavoro pubblico può trattare dati personali dei lavoratori solo quando ciò sia necessario per la gestione del rapporto di lavoro e nel rispetto di:

• liceità;
• necessità;
• pertinenza;
• trasparenza;
• qualità dei dati;
• adeguate misure di sicurezza.

Il trattamento di dati sensibili e giudiziari è ammesso solo nei limiti individuati da leggi, regolamenti e atti regolamentari adottati in conformità al parere del Garante.

Titolare, responsabile e incaricati del trattamento

Il Garante precisa che:

• il titolare del trattamento è, di regola, l’amministrazione o ente nel suo complesso;
• in amministrazioni molto articolate possono esistere anche titolari autonomi o contitolari, se dotati di effettiva autonomia decisionale;
• i responsabili del trattamento vanno designati per iscritto con indicazione analitica dei compiti;
• gli incaricati devono essere nominati per iscritto e istruiti sulle operazioni consentite.

Medico competente e sorveglianza sanitaria

Per i trattamenti svolti dal medico competente in materia di igiene e sicurezza sul lavoro:

• il medico effettua la sorveglianza sanitaria obbligatoria;
• istituisce e aggiorna le cartelle sanitarie e di rischio;
• custodisce la documentazione nel rispetto del segreto professionale;
• il datore di lavoro non può accedere alle cartelle, ma solo concorrere alla custodia;
• il medico può farsi assistere da personale sanitario da lui designato incaricato del trattamento.

Il datore di lavoro può conoscere soltanto il giudizio di idoneità/inidoneità alle mansioni, non le specifiche patologie.

Dati sensibili e rapporti di lavoro

Le amministrazioni devono prestare particolare cautela per i dati idonei a rivelare salute, abitudini sessuali, convinzioni politiche, sindacali, religiose, filosofiche, razza ed etnia.

Il trattamento è lecito solo se previsto da norme di legge, regolamenti o atti regolamentari e deve restare indispensabile rispetto alle finalità di gestione del rapporto di lavoro. Scaduto il termine transitorio del 28 febbraio 2007, il trattamento non previsto dalle fonti richieste è illecito e può comportare blocco o divieto del trattamento.

Comunicazione di dati personali a terzi

La comunicazione di dati personali dei dipendenti a terzi è ammessa solo se prevista da specifiche disposizioni legislative o regolamentari. In mancanza, non possono essere comunicati a terzi dati come:

• assunzione;
• status o qualifica;
• sanzioni disciplinari;
• trasferimenti;
• altre informazioni contenute nei contratti individuali di lavoro.

Sono lecite le comunicazioni di dati sensibili solo se realmente indispensabili per finalità di rilevante interesse pubblico connesse al rapporto di lavoro pubblico.

Le amministrazioni possono anche comunicare dati personali in attuazione delle norme sul diritto di accesso ai documenti amministrativi o quando ciò sia previsto da regimi specifici di conoscibilità, ovvero su delega dell’interessato.

Rapporti con le organizzazioni sindacali

Le amministrazioni possono trasmettere alle organizzazioni sindacali dati anonimi, numerici o aggregati, ad esempio:

• ore di straordinario;
• ore non lavorate;
• importi di trattamenti stipendiali o accessori per fasce o qualifiche.

Di regola non possono essere comunicati dati nominativi, salvo che il contratto collettivo lo preveda espressamente per verificare la corretta attuazione di specifici atti organizzativi.

È richiamata anche la possibilità per il sindacato di accedere a dati o documenti su delega dell’interessato o per esercitare il diritto di accesso amministrativo, con i limiti di legge.

Modalità di comunicazione dei dati

Fuori dei casi regolati da norme specifiche, l’amministrazione deve usare modalità di comunicazione individualizzate e adottare cautele per evitare la conoscibilità indebita dei dati, soprattutto quelli sensibili.

Sono menzionate modalità come:

• plico chiuso o spillato;
• ritiro personale presso l’ufficio competente;
• comunicazioni telematiche individuali;
• uso del fax con opportune cautele.

Diffusione di dati personali, concorsi e trasparenza

La diffusione di dati personali è ammessa solo se espressamente prevista da legge o regolamento. Le linee guida affrontano in particolare la pubblicazione di atti e documenti relativi a concorsi, selezioni, organigrammi, retribuzioni e incarichi pubblici.

Per i concorsi e le selezioni:

• possono essere pubblicate graduatorie ed esiti;
• i dati diffusi devono essere pertinenti e non eccedenti;
• non devono essere pubblicati dati non necessari, come recapiti telefonici o codice fiscale;
• la diffusione via Internet è soggetta agli stessi limiti della pubblicazione cartacea;
• occorre evitare la facile indicizzazione massiva da parte dei motori di ricerca, prevedendo accessi selezionati o aree riservate quando necessario.

Dati su organizzazione degli uffici, retribuzioni e incarichi

Alcune norme impongono la pubblicazione sul web di dati come:

• organigrammi con nominativi dei dirigenti;
• caselle di posta elettronica istituzionale;
• compensi e retribuzioni di amministratori, dirigenti e consulenti;
• dati patrimoniali di determinate cariche pubbliche.

Tali dati sono utilizzabili solo per finalità connesse alle funzioni istituzionali e non liberamente per usi commerciali o pubblicitari.

Atti interni e provvedimenti organizzativi

In via generale non è lecito diffondere, in documenti interni affissi nei luoghi di lavoro o in atti destinati alla collettività dei lavoratori, informazioni personali su:

• contratti individuali;
• trattamenti stipendiali o accessori;
• assenze per malattia, ferie o permessi;
• iscrizione o adesione a associazioni.

Quando la pubblicazione è obbligatoria, i provvedimenti devono essere redatti selezionando solo le informazioni pertinenti e indispensabili, con particolare cautela per i dati sanitari e giudiziari.

Cartellini identificativi

L’uso dei cartellini identificativi costituisce una forma di diffusione di dati personali e deve rispettare i principi di pertinenza e non eccedenza.

In assenza di specifiche previsioni di legge o regolamento, possono essere inseriti, a seconda delle esigenze:

• qualifica;
• ruolo professionale;
• fotografia;
• codice identificativo;
• in casi particolari, anche le generalità.

Impronte digitali e accesso ai luoghi di lavoro

L’uso generalizzato di sistemi biometrici, in particolare impronte digitali, per la rilevazione delle presenze è ritenuto non consentito. Prima di adottarli, l’amministrazione deve verificare se lo scopo possa essere raggiunto con strumenti meno invasivi, come badge magnetici, firme o fogli presenza.

L’uso delle impronte digitali può essere ammesso solo per esigenze particolari di sicurezza, quali:

• accesso ad aree con attività segrete o riservate;
• conservazione di beni di particolare valore o di sostanze pericolose.

In tali casi servono:

• verifica preliminare del Garante;
• notificazione al Garante;
• uso del solo template e non dell’immagine integrale dell’impronta;
• memorizzazione su supporto nella disponibilità esclusiva dell’interessato;
• informativa specifica ai dipendenti.

Dati sanitari e assenze per ragioni di salute

Le amministrazioni possono trattare dati sanitari solo nei casi e nei limiti necessari per la gestione del rapporto di lavoro.

Non sono lecite prassi che espongano pubblicamente i motivi di assenza, ad esempio su elenchi o ordini di servizio, con indicazioni quali "per convalescenza", "in aspettativa" o "a riposo medico".

Per giustificare l’assenza per malattia, di regola il certificato deve indicare solo inizio e durata presunta dell’infermità, non la diagnosi. Anche quando la diagnosi sia acquisita lecitamente, non deve essere trascritta nei documenti caratteristici o matricolari.

Dopo le visite di controllo, il datore di lavoro può conoscere soltanto la capacità/incapacità al lavoro e la prognosi, non la diagnosi.

Denuncia all’INAIL e visite medico-legali

Nella denuncia all’INAIL per infortuni e malattie professionali l’amministrazione può venire a conoscenza della diagnosi, ma deve trasmettere solo le informazioni sanitarie pertinenti alla patologia denunciata.

Per visite medico-legali finalizzate a idoneità al servizio, causa di servizio, pensioni privilegiate o equo indennizzo, il collegio medico deve trasmettere all’amministrazione il giudizio medico-legale, senza eccedere con dati diagnostici.

Se verbali sanitari contengono la diagnosi, il datore di lavoro non può utilizzarla ulteriormente.

Abilitazioni al porto d’armi e alla guida

Le amministrazioni possono trattare dati sanitari per provvedimenti relativi ad armi di servizio per agenti di pubblica sicurezza.

Non è invece consentito comunicare agli uffici competenti informazioni sanitarie dei dipendenti per verificare i requisiti psicofisici per la patente di guida, mancando una base normativa adeguata. La limitazione vale anche per forze armate e di polizia in relazione alla patente civile.

Altre informazioni relative alla salute: congedi, assistenza e tossicodipendenza

Il documento richiama altre ipotesi in cui il datore di lavoro può venire a conoscenza di dati sanitari, ad esempio per:

• congedi e permessi per familiari disabili in situazione di gravità;
• permessi e congedi per gravi infermità o motivi familiari;
• accesso o adesione a programmi riabilitativi o terapeutici per tossicodipendenza.

Nel caso dei familiari disabili, l’amministrazione non deve conoscere diagnosi o anamnesi, ma solo l’accertamento dell’handicap grave. Negli altri casi, la documentazione medica è ammessa nei limiti previsti dalla legge e dai contratti collettivi.

Dati relativi alle convinzioni religiose

Le convinzioni religiose sono trattate solo se indispensabili per la gestione del rapporto di lavoro e per garantire l’esercizio delle libertà religiose.

Sono richiamati, tra gli altri, i casi di:

• permessi per festività religiose;
• organizzazione dei turni della mensa;
• fissazione delle prove concorsuali in giorni non coincidenti con festività religiose ebraiche o valdesi.

Per i concorsi pubblici non è giustificata una raccolta preventiva e sistematica dei dati religiosi dei candidati, essendo sufficiente evitare la coincidenza delle prove con le festività note per legge.

Conclusione operativa

Il messaggio INPS e la circolare richiamata delineano un quadro unitario in cui le nuove disposizioni del D.L. n. 112/2008 incidono su assenze per malattia, controlli, retribuzione e part-time, mentre il trattamento dei dati personali dei dipendenti pubblici deve rimanere ancorato ai principi di necessità, proporzionalità, indispensabilità e segreto professionale.