Circolare n. 33 dell'1 luglio 2014

Processo previsionale per l’esercizio 2015

La circolare disciplina l’avvio del processo previsionale 2015, che viene impostato in coerenza con le linee guida 2014-2016, con le deliberazioni del Consiglio di indirizzo e vigilanza e con il nuovo assetto organizzativo dell’Istituto. Il documento definisce criteri, modalità operative, tempistiche e novità di programmazione per obiettivi, piani di produzione e previsioni economico-finanziarie, con l’obiettivo di costruire l’ipotesi di bilancio di previsione nel rispetto dei vincoli normativi e di finanza pubblica.

Quadro di riferimento normativo e strategico

La circolare richiama un ampio quadro normativo, che include, tra le altre, la disciplina sulla contabilità pubblica, sulla trasparenza, sull’anticorruzione, sulla revisione della spesa, sulla riorganizzazione degli enti e sulla fatturazione elettronica. In particolare, il processo previsionale 2015 si colloca nel solco delle deliberazioni del Consiglio di indirizzo e vigilanza n. 1/2014, 2/2014 e 3/2014, concernenti rispettivamente le linee di mandato 2013-2017, il Piano pluriennale 2014-2016 e la variazione della Relazione programmatica 2014-2016. Viene inoltre evidenziato che, per le previsioni economico-finanziarie, si deve tener conto delle stime macroeconomiche 2015-2017 disponibili alla data della circolare.

Nuovo assetto organizzativo e costruzione delle previsioni

Le strutture sono chiamate a formulare le proprie previsioni tenendo conto del nuovo assetto derivante dall’attuazione del Regolamento di organizzazione approvato con determinazione presidenziale n. 332/2013. Le procedure informatiche di pianificazione strategica e di gestione sono state aggiornate per riflettere la nuova distribuzione delle competenze tra Cdr e tra uffici/settori. La circolare raccomanda di utilizzare la reportistica disponibile sull’anno in corso per reperire i dati utili alla costruzione del quadro previsionale.

Con particolare riguardo al personale, le tabelle FTE allegate, basate su proiezioni statistiche, possono risultare non perfettamente allineate alla reale distribuzione delle risorse umane dopo la riorganizzazione. Le strutture devono quindi segnalare tempestivamente eventuali disallineamenti e formulare le previsioni FTE in aderenza ai dati effettivi. Per le Strutture centrali, in via eccezionale, non vengono fornite le tabelle FTE per il 2015, in considerazione delle movimentazioni di personale connesse alla costituzione delle nuove strutture. Per questo motivo è prevista una seconda versione di programmazione, destinata a consentire la riallocazione delle risorse e l’aggiornamento degli obiettivi.

Fasi del processo previsionale

Il processo ha inizio il 30 giugno 2014, nelle more dell’approvazione della Relazione programmatica 2015-2017, e si articola in tre passaggi:

• programmazione degli obiettivi di sviluppo, standard e gestione da parte delle strutture centrali e regionali;
• programmazione dei piani di produzione e negoziazione dei target riferiti ai singoli indicatori;
• previsione e negoziazione delle poste economico-finanziarie programmabili.

La scelta di anticipare l’avvio è motivata dall’esigenza di rispettare le scadenze previste dalla legge per la formulazione dell’ipotesi di bilancio di previsione.

Obiettivi di sviluppo delle strutture centrali

Le linee guida per gli obiettivi di sviluppo sono consultabili in procedura Pbc, nel sottosistema di pianificazione strategica e di gestione. La loro declinazione deve avvenire in coerenza con la Relazione programmatica 2014-2016 e con i target fissati per il 2015 nel Piano pluriennale 2014-2016, tenendo conto anche di eventuali attività 2014 non ancora concluse secondo la pianificazione originaria.

La circolare richiama, inoltre, la necessità di integrare la programmazione con gli obiettivi in materia di anticorruzione e trasparenza. In particolare, il Piano triennale per la prevenzione della corruzione e il Programma triennale per la trasparenza e l’integrità, adottati in attuazione della legge 190/2012 e del d.lgs. 33/2013, devono essere coordinati con la programmazione di sviluppo 2015, in continuità con gli impegni del Piano della performance 2014-2016.

Obiettivi standard e di gestione delle strutture centrali e territoriali

I Cdr di secondo livello, cioè strutture centrali, direzioni regionali, direzioni provinciali di Trento e Bolzano e Sede regionale di Aosta, devono formulare le previsioni FTE con riferimento agli obiettivi standard, distinti in core e di funzionamento. Le attività svolte dalle Unità operative territoriali di certificazione, verifica e ricerca vengono per la prima volta ricondotte nel sottosistema Ob.Prod. e inserite nei piani di produzione delle Direzioni regionali di riferimento.

Accanto agli obiettivi standard precaricati a sistema, ciascuna struttura può inserire ulteriori obiettivi di gestione, relativi a progetti o attività non direttamente riconducibili alle linee guida ma comunque assunti per l’esercizio di riferimento. Anche tali obiettivi devono essere declinati in modo completo, comprensivo delle attività e delle risorse stimate in termini di FTE. Le valutazioni devono essere concrete e coerenti con le risorse disponibili, soprattutto umane e finanziarie, tenendo conto dei vincoli di finanza pubblica.

Piani di produzione e indicatori: principali novità

Per il 2015 la programmazione e negoziazione dei piani e degli indicatori di produzione presenta diverse innovazioni. Una parte molto ampia degli indicatori standard 2014, adottati con determinazione del Presidente n. 38 del 17 febbraio 2014, è stata inserita anche tra gli indicatori programmati. Sono inoltre introdotti nuovi indicatori relativi ai tempi di emissione, variazione e cessazione della PAT, alle istruttorie e al rilascio del DURC e alla percentuale di aziende ispezionate rispetto al numero programmato.

I principali cambiamenti sono i seguenti:

• gli indicatori sui tempi di conclusione dei procedimenti non sono più programmati, ma solo monitorati;
• gli indicatori relativi alle strutture territoriali del Settore ricerca sono programmati nel sottosistema Obiettivi di produzione, salvo l’indicatore sulle partecipazioni a gruppi di lavoro, comitati e commissioni, che viene soppresso;
• sono soppressi gli indicatori del Settore navigazione, perché le competenze vengono ricondotte nelle procedure istituzionali;
• è soppresso anche l’indicatore D.1.01.01 relativo al numero di ispezioni per ispettore;
• gli indicatori legati alla progressiva informatizzazione delle comunicazioni con le imprese sono stati adeguati.

La circolare precisa che gli indicatori standard e programmati hanno un duplice valore: un target nazionale unico, fissato annualmente con la determinazione sugli standard di qualità, e un target negoziato per ciascuna struttura. I valori negoziati non possono risultare peggiorativi rispetto agli standard dell’Istituto per il 2014. L’inserimento degli indicatori standard tra quelli programmati è considerato propedeutico al loro successivo inserimento nel Piano della performance, al fine di garantire coerenza tra standard di qualità e obiettivi di performance interna.

UOT e specificità territoriali

La gestione degli indicatori relativi alle UOT viene affidata alle Direzioni regionali, che devono inserire nel sottosistema Obiettivi di produzione:

• la grandezza relativa al prodotto “Servizi omologativi e certificativi”, espressa dal numero di verifiche programmate a livello regionale;
• i target dei sei indicatori previsti;
• gli FTE del personale amministrativo e tecnico in forza presso le UOT, entro i range assegnati alla singola Direzione regionale.

Per la Valle d’Aosta opera una disciplina speciale: la Sede regionale di Aosta non programma la grandezza relativa ai “Servizi omologativi e certificativi” né il target sugli sopralluoghi/ispezioni pro capite; la Direzione regionale Piemonte inserisce invece, come grandezza, il complesso delle ispezioni programmate in entrambe le regioni.

Previsioni economico-finanziarie, poste programmabili e bilancio pluriennale

Sul versante economico-finanziario, tutte le strutture devono formulare e negoziare le previsioni sulle poste programmabili di propria competenza. Ciò include anche le poste associate agli articoli finanziari di derivazione economica, che nel corso dell’esercizio saranno movimentati solo dalle strutture che sono anche centri di spesa, come la Direzione centrale acquisti e le Direzioni regionali.

Particolare rilievo assume la rilevazione dei fabbisogni di forniture e servizi svolta dalla Direzione centrale acquisti, che costituisce la base per la pianificazione delle risorse economico-finanziarie da parte delle Direzioni regionali e per la formulazione delle proposte di budget finanziario. A partire dal 2015 la Dc acquisti assume, inoltre, la competenza per materia su numerosi capitoli precedentemente attribuiti in larga parte alla Dc patrimonio.

Le strutture devono rispettare scrupolosamente i vincoli di spesa richiamati nell’allegato 11. Le Direzioni centrali competenti per materia effettuano le valutazioni di compatibilità complessiva rispetto al quadro normativo di riferimento e, al termine della V6, il sistema genera una prima ipotesi di bilancio di previsione per missioni e programmi. Su tale ipotesi le Direzioni centrali possono fornire indicazioni di carattere generale per la prosecuzione delle negoziazioni in V7. In questa fase i Cdr di II livello possono modificare le allocazioni a programma; le Direzioni regionali, ove necessario, intervengono anche a livello di singola sede A/B/C.

Le poste non programmabili sono invece trattate in un’unica fase dalle sole Strutture centrali competenti per materia. Le stesse strutture formulano anche le previsioni per il bilancio pluriennale, che deve essere redatto in termini di competenza e di cassa ai sensi della legge 196/2009.

Tempistica e supporto operativo

La circolare insiste sulla necessità di rispettare rigorosamente la tempistica del processo, per assicurare il corretto funzionamento degli automatismi informatici e il rispetto delle scadenze di legge per il bilancio di previsione. Eventuali difficoltà tecniche o procedurali devono essere segnalate tempestivamente, utilizzando esclusivamente la casella di posta elettronica sistemapbc@inail.it.

La documentazione tecnica e gli strumenti operativi sono messi a disposizione tramite i consueti canali interni, mentre gli allegati alla circolare forniscono il dettaglio operativo su FTE, indicatori, piani di produzione, vincoli di spesa e tempistica del processo previsionale.