Circolare numero 52 del 27-02-2015

Telelavoro domiciliare e telelavoro satellitare: istruzioni operative

La circolare fornisce le istruzioni per dare attuazione all’Accordo Nazionale sottoscritto il 15 ottobre 2014 in materia di telelavoro domiciliare e di progetto sperimentale di telelavoro satellitare. L’obiettivo è disciplinare in modo uniforme l’attivazione dei progetti, il coinvolgimento delle strutture territoriali e centrali, i requisiti di accesso e gli adempimenti organizzativi, nel rispetto delle finalità di flessibilità, decentramento e autonomia gestionale.

Quadro generale e finalità dell’Accordo

L’Accordo si compone di due sezioni distinte: una dedicata al telelavoro domiciliare e una al telelavoro satellitare. Per il telelavoro domiciliare la disciplina rinnova ed estende l’Accordo del 14 dicembre 2007, rendendo definitivo il ricorso a tale modalità come forma di flessibilità della prestazione lavorativa e ampliandone l’ambito alle Direzioni Regionali e alla Direzione Generale. Il telelavoro satellitare, invece, è introdotto in via sperimentale per consentire una gestione più flessibile del personale, favorire la reinternalizzazione di attività istituzionali oggi affidate a soggetti esterni e sopperire, nei limiti del possibile, alle vacanze di personale non sostituibile per effetto del blocco del turn-over.

Piano di Sviluppo del Telelavoro e procedura di attivazione

La procedura operativa ruota attorno al Piano di Sviluppo del Telelavoro (PST), che deve essere predisposto dai Direttori Regionali e dai Direttori centrali interessati. Il piano deve indicare in modo puntuale:

• le aree geografiche di intervento e/o le aree dirigenziali interessate;
• le attività telelavorabili;
• le postazioni attivabili per ciascuna struttura, nel limite massimo del 5% del personale assegnato;
• le tipologie professionali;
• il numero delle unità lavorative effettivamente coinvolte, distinte per sede e/o area;
• gli obiettivi di miglioramento attesi.

La durata del PST può essere compresa tra 12 e 36 mesi nel telelavoro domiciliare e tra 12 e 24 mesi nel telelavoro satellitare. Il PST deve essere trasmesso alle organizzazioni sindacali regionali e/o della Direzione Generale per l’informativa preventiva, seguita, se richiesta, da confronto.

Ruolo delle strutture e monitoraggio

La circolare valorizza il ruolo dei Direttori Regionali e dei Direttori centrali, ai quali è attribuita autonomia gestionale nell’individuazione dei percorsi più idonei a soddisfare le esigenze del territorio o della struttura gestita. Alla Direzione Centrale Risorse Umane e alla Direzione Centrale Organizzazione resta una funzione di monitoraggio finalizzata a verificare la coerenza complessiva dei Piani con le finalità dell’Accordo, con la possibilità di evidenziare scostamenti o difformità. Inoltre, ogni gennaio, le Direzioni che hanno attivato Piani di Telelavoro devono trasmettere una relazione descrittiva sull’andamento delle iniziative e sul raggiungimento degli obiettivi.

Progetto di struttura e contratti individuali

Concluso il confronto sindacale, o comunque decorso il termine di 30 giorni, i Direttori Regionali e/o centrali, con il supporto dei direttori di struttura e/o dei dirigenti di area, procedono alla stesura del Progetto di Struttura, che deve contenere i dati e la durata previsti dall’Accordo, compresa l’indicazione del personale ammesso. Successivamente si procede alla sottoscrizione del contratto individuale di telelavoro tra il dipendente e il responsabile della struttura di appartenenza. Solo per il telelavoro domiciliare il contratto va trasmesso alla DCSIT, Area Sistemi e processi di supporto Risorse Umane, per l’imputazione del giustificativo TEL0. I contratti individuali possono essere sottoscritti solo dopo l’attivazione e il collegamento in linea della postazione a distanza, oppure comunque dopo la predisposizione della nuova postazione di lavoro.

Attività telelavorabili e possibile assegnazione a mansioni equivalenti

Le attività che possono essere inserite nel PST sono quelle previste dall’Accordo per il telelavoro domiciliare e satellitare. I dirigenti centrali e regionali possono comunque individuare ulteriori attività telelavorabili, purché in coerenza con obiettivi e finalità dell’Accordo. Se necessario per il perseguimento delle esigenze funzionali individuate nel PST, il dipendente può essere assegnato anche a mansioni diverse, purché equivalenti a quelle abitualmente svolte.

Accesso volontario, destinatari e criteri di priorità

L’accesso al telelavoro avviene su base volontaria, su domanda del dipendente. Possono presentare istanza, nei limiti fissati dagli articoli 1, comma 2, e 20, comma 2 dell’Accordo, i dipendenti delle aree professionali A, B e C dei profili amministrativo e informatico, assunti a tempo indeterminato e con orario a tempo pieno o parziale, che abbiano la necessità di conciliare il lavoro con condizioni di salute o familiari.

Nel telelavoro domiciliare, se le domande superano i posti disponibili indicati nel PST, la graduatoria viene formata secondo i criteri di priorità dell’art. 33 dell’Accordo. Per il telelavoro satellitare, i medesimi criteri si applicano nei casi in cui l’accesso al centro satellite avvicini il dipendente al domicilio proprio o dell’assistito. I punteggi previsti sono cumulabili. La domanda deve essere supportata da idonea documentazione, compresi certificati o dichiarazioni sostitutive ai sensi del DPR 445/2000 e, quando necessario, certificazioni sanitarie.

Progetti interdirezionali e interregionali nel telelavoro satellitare

In attuazione dell’obiettivo di rafforzare l’integrazione tra Direzione Generale e strutture territoriali, il solo telelavoro satellitare può essere sperimentato anche mediante progetti interdirezionali e/o interregionali. Tali progetti possono prevedere che personale della Direzione Generale svolga attività proprie delle strutture territoriali.

In questa ipotesi il PST deve essere redatto e sottoscritto sia dal Direttore Regionale interessato sia dal Direttore Centrale Risorse Umane, al quale è attribuita anche la stesura del Progetto di Struttura e la sottoscrizione dei contratti individuali. Se il progetto comporta lo spostamento di unità lavorative fra Regioni diverse, il PST deve essere sottoscritto da entrambi i Direttori Regionali coinvolti; il Progetto di Struttura è invece redatto e sottoscritto dal Direttore Regionale titolare del personale inserito nel progetto. Il contratto individuale è firmato dal titolare della struttura nei ruoli della quale risulta inserito il personale, curando di definire una frequenza dei rientri in sede compatibile con distanza, costi e facilità degli spostamenti.

Riservatezza dei dati e trattamento delle informazioni

Il telelavoratore è designato dal proprio responsabile quale incaricato del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 30 del d.lgs. 196/2003. La circolare richiama il massimo rispetto della riservatezza delle informazioni trattate, richiedendo di prevenire distruzioni o perdite, anche accidentali, dei dati e di evitare accessi non autorizzati o trattamenti non consentiti.

Valutazione della prestazione e standard qualitativi

Poiché gli obiettivi di qualità sono riferiti al servizio reso all’utenza, non è prevista una differenziazione degli indicatori di qualità per i prodotti telelavorati. La valutazione dell’apporto individuale dei telelavoratori avviene con riferimento all’indicatore globale di produttività dei processi primari, utilizzando l’indicatore relativo al processo di riferimento del lavoratore. La verifica è effettuata sul valore consuntivato nell’anno precedente nella sede di appartenenza, ridotto del 5%. La valutazione dell’attività svolta è affidata al Direttore della sede di riferimento.

Sicurezza sul lavoro e requisiti dell’ambiente domestico

La circolare richiama espressamente il d.lgs. 81/2008 in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, precisando che i lavoratori a distanza sono soggetti alle relative disposizioni. Il datore di lavoro deve informarli sulle politiche aziendali in materia di sicurezza, con particolare attenzione ai videoterminali, e il lavoratore è tenuto ad applicare correttamente le direttive ricevute.

Per verificare il rispetto della normativa, datore di lavoro, rappresentanze dei lavoratori e autorità competenti possono accedere al luogo di lavoro nei limiti della disciplina nazionale e contrattuale; se la prestazione è svolta presso il domicilio, l’accesso richiede preavviso e consenso del lavoratore. Il datore di lavoro può avvalersi delle figure della prevenzione e protezione previste dalla normativa, e il lavoratore può chiedere ispezioni dei propri locali. Devono essere adottate misure per evitare l’isolamento del telelavoratore, consentendogli di incontrare i colleghi e di accedere alle informazioni aziendali.

Il telelavoratore deve prendersi cura della propria sicurezza e di quella delle persone presenti nello spazio di lavoro, usare diligentemente la postazione ed evitare situazioni pericolose o infortuni. Deve inoltre mantenere in buono stato locali e impianti e far eseguire, tramite ditte abilitate, gli eventuali interventi manutentivi necessari.

Per il telelavoro domiciliare l’ambiente di lavoro deve essere conforme alla normativa in materia di salute e sicurezza e all’allegato XXXIV del d.lgs. 81/08. La circolare richiede che l’ambiente presenti:

• abitabilità;
• superficie e volume adeguati alla postazione;
• impianti elettrici, di riscaldamento o condizionamento a norma;
• certificazione degli impianti;
• condizioni ambientali idonee, anche in relazione a illuminazione, microclima, rumore ed esposizione ad agenti chimici, fisici e biologici.

Lo spazio di lavoro deve essere separato da quello domestico, per facilitare la distinzione tra tempi di lavoro e tempi di vita familiare e per evitare disagi o situazioni stressanti. È vietato collocare computer, fax, stampanti e altre apparecchiature elettriche in locali non idonei. Inoltre, il telelavoratore deve impegnarsi a utilizzare correttamente le attrezzature e a rispettare il limite di lavoro al videoterminale e le relative pause. Deve anche osservare il riposo di 11 ore consecutive ogni 24, da collocare sempre tra la mezzanotte e le 5 del mattino. In caso di inosservanza, il datore di lavoro è sollevato da responsabilità.

Aspetti economici e copertura delle spese

Le spese per l’acquisto degli strumenti informatici e delle postazioni di lavoro, compresa la linea telefonica e la relativa presa, nonché i rimborsi per le spese elettriche, gravano sui budget dei centri di spesa competenti. La quantificazione esatta delle risorse e l’assunzione dei relativi impegni finanziari avvengono solo dopo la definizione della fase progettuale.

Durata delle disposizioni

Le disposizioni attuative contenute nella circolare restano in vigore fino a quando non saranno sostituite o modificate da innovazioni legislative o contrattuali.