Circolare numero 170 del 19-8-1999

Normalizzazione dei codici fiscali delle aziende in anagrafe

La circolare interviene sul problema dell’aggiornamento dei dati anagrafici aziendali in funzione del nuovo sistema di riscossione tramite ruoli esattoriali previsto dal D.Lgs. n. 46 del 26 febbraio 1999. L’obiettivo è assicurare la corretta individuazione delle aziende debitrice e del concessionario competente attraverso la validazione del codice fiscale, considerato elemento essenziale e univoco di collegamento tra posizione contributiva, territorio e sede di produzione.

Finalità amministrative e necessità di aggiornamento

Il documento sottolinea che, per consentire una corretta iscrizione a ruolo dei crediti contributivi, l’anagrafe aziendale deve contenere denominazioni, codici fiscali e indirizzi esatti e costantemente aggiornati. Il codice fiscale viene assunto come chiave primaria per stabilire a quale esattore affidare la riscossione e per emettere la cartella. In tale prospettiva, l’Istituto ha predisposto un lavoro di confronto centralizzato tra i codici fiscali presenti nell’anagrafe centrale e quelli restituiti dall’Anagrafe Tributaria.

Attività svolta a livello centrale e riscontri con l’Anagrafe Tributaria

Sono stati selezionati i codici fiscali delle aziende iscritte nell’anagrafe centrale, incluse quelle sospese e cessate, purché presenti almeno un credito nell’archivio del recupero crediti previdenziali. La lista, depurata dai codici fiscali già utilizzati in contesti in cui il versamento tramite modello F24 ne aveva confermato la correttezza, è stata trasmessa all’Anagrafe Tributaria. Gli uffici fiscali hanno eseguito i propri riscontri e hanno restituito le risultanze del confronto con le denominazioni e i codici fiscali registrati nei loro archivi, così da consentire il raffronto con i dati INPS.

Criteri per conferma o variazione dei dati

Le sedi periferiche devono confermare il codice fiscale quando, dal confronto tra denominazione trasmessa e denominazione registrata, risulti che il codice appartiene effettivamente all’azienda interessata, anche se la denominazione presenta differenze marginali rispetto a quella conosciuta dall’Istituto. Se invece il codice non corrisponde all’azienda, dopo i necessari controlli documentali o ulteriori indagini locali, devono essere eseguite le variazioni necessarie. Per l’aggiornamento degli archivi anagrafici, le modifiche devono essere acquisite tramite l’apposito programma informatico.

Priorità operative e scadenza indicata

Per evitare ritardi nell’iscrizione a ruolo dei crediti, la circolare invita a dare priorità alle posizioni che possono essere confermate senza ulteriori verifiche. La validazione dovrebbe essere completata entro il 24 settembre 1999. Viene anche raccomandato, per il futuro, di controllare con estrema attenzione il codice fiscale in sede di iscrizione di nuove aziende, evitando acquisizioni arbitrarie di codici non pertinenti o comunque incerti nella corrispondenza con il soggetto da iscrivere.

Accesso alla procedura di normalizzazione

La normalizzazione dei codici fiscali si attiva dall’utente DMA31, richiamando in sequenza l’opzione 7 "iscrizione e variazione" e poi l’opzione 12 "normalizzazione C.F. anagrafica aziende". La funzione è riservata a tale profilo utente ed è inibita agli altri utenti della gestione "Iscrizione e variazione aziende".

Funzioni disponibili nella procedura

La maschera di normalizzazione prevede sei opzioni:

• stampa delle aziende confrontate con l’Anagrafe Tributaria e del relativo esito;
• conferma o variazione dei codici fiscali sulle anagrafiche aziendali validate dal fisco;
• conferma o sostituzione dei codici fiscali sulle anagrafiche validate dal fisco;
• acquisizione dei codici fiscali per aziende assenti o non validate;
• visualizzazione delle posizioni anagrafiche già normalizzate;
• visualizzazione dello stato di aggiornamento della sede. È inoltre disponibile il comando F3 per l’uscita.

Contenuto della stampa e logica di lavorazione

L’opzione 1 consente di stampare tutte le aziende sottoposte a verifica del codice fiscale, così da valutare l’ampiezza del lavoro da svolgere. La lista pone in testa le posizioni con codice fiscale validato dall’Anagrafe Tributaria, anche quando i dati anagrafici coincidano solo in parte. Il tabulato riporta nella prima riga la matricola INPS con il codice fiscale e la denominazione presenti negli archivi INPS; nella seconda riga il codice fiscale e la denominazione dell’Anagrafe Tributaria. Seguono le posizioni nelle quali l’INPS possiede un codice alfanumerico e il fisco restituisce un codice numerico, poi quelle con situazione inversa, e infine le aziende prive di codice fiscale o con codice non validato, per le quali la denominazione INPS viene ripetuta anche nella riga fiscale. La circolare suggerisce di validare inizialmente i codici che appaiono corretti senza bisogno di ulteriori indagini.

Conferma, variazione e sostituzione dei codici fiscali

L’opzione 2 è destinata ai casi in cui il codice fiscale sia formalmente corretto ma appartenga chiaramente a un’azienda con denominazione diversa. In tal caso la conferma si esprime con la lettera C; se occorre correggere il dato, si inserisce la lettera V, si dà invio e si acquisisce il codice fiscale esatto. È possibile confermare più posizioni consecutive inserendo la C per tutte le posizioni interessate e poi premendo invio.

L’opzione 3 consente di confermare il codice fiscale già memorizzato negli archivi dell’Istituto oppure di sostituirlo con quello fornito dall’Anagrafe Tributaria. Anche qui la conferma si effettua con C, mentre la sostituzione avviene con la lettera S. La circolare ribadisce la possibilità di confermare più posizioni in sequenza con la sola digitazione della C e successivo invio.

Acquisizione di codici fiscali mancanti e controlli di avanzamento

L’opzione 4 consente di acquisire i codici fiscali delle aziende che ne sono prive o per le quali il codice in possesso dell’Istituto non è stato validato. L’opzione 5 permette di visualizzare le posizioni già movimentate. L’opzione 6, infine, produce un pannello statistico con lo stato di aggiornamento dell’operazione di validazione, consentendo un controllo sintetico dell’avanzamento delle attività.

Indicazioni finali

La circolare segnala che i programmi descritti saranno resi disponibili con un successivo messaggio. L’impianto complessivo del documento è orientato a garantire la bonifica delle anagrafiche aziendali e la corretta attribuzione dei crediti contributivi nel nuovo contesto di riscossione tramite ruoli esattoriali.