Messaggio numero 2136 del 22-01-2010

Gestione della Posta Elettronica Certificata nell’INPS

Il documento interviene sul corretto utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) nell’ambito dell’INPS, richiamandone il valore giuridico e fornendo indicazioni operative per la gestione delle comunicazioni in entrata. Lo scopo è uniformare i comportamenti delle strutture, garantendo un trattamento coerente delle richieste ricevute via PEC e un presidio adeguato delle caselle istituzionali.

Quadro normativo e valore legale della PEC

Il testo evidenzia che la PEC rappresenta un cambiamento rilevante nei sistemi di comunicazione e trasmissione documentale, perché unisce la semplicità della posta elettronica a elementi di sicurezza e certificazione dell’invio e della consegna.

Vengono richiamate le principali fonti normative che sostengono tale disciplina:

• DPR 28/12/2000 n. 445, che prevede l’obbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di un sistema PEC e, all’art. 14 comma 3, stabilisce l’equivalenza della notifica tramite PEC alla notifica a mezzo posta;
• DPR 11/02/2005 n. 68, che disciplina caratteristiche e modalità dei servizi di trasmissione via PEC tra pubbliche amministrazioni e privati;
• DL 07/03/2005 n. 82, “Codice dell’Amministrazione Digitale”, in vigore dal 1 gennaio 2006, che ribadisce il valore legale delle comunicazioni effettuate tramite PEC;
• Decreto Ministeriale 02/11/2005 e successive integrazioni, recante le regole tecniche per formazione, trasmissione e validazione temporale della PEC;
• Circolare CNIPA 24/11/2005 n. 49, che definisce aspetti generali, requisiti tecnico-funzionali e interoperabilità tra i gestori PEC;
• art. 16-bis comma 6 della Legge 2/2009, che equipara la valenza legale e giuridica della PEC alle raccomandate con ricevuta di ritorno.

Il documento ribadisce quindi che una comunicazione tra due caselle PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Organizzazione del sistema PEC nell’Istituto

L’INPS ha adottato un sistema di PEC introdotto con messaggio Hermes INPS.HERMES.26/03/2007.0007838. Tale sistema ha previsto l’istituzione di una casella PEC per ogni Struttura INPS o AOO (Area Organizzativa Omogenea), sia centrale sia periferica, con titolarità attribuita al Direttore della struttura.

Il sistema è stato successivamente disciplinato dalla circolare 72/2009, che ha ribadito l’importanza del presidio delle caselle PEC ai sensi di legge.

Trattamento delle richieste pervenute tramite PEC

Ogni richiesta che pervenga all’Istituto tramite PEC deve essere gestita esattamente come una richiesta ricevuta per raccomandata con ricevuta di ritorno, con conseguente applicazione delle stesse azioni, scadenze e procedure.

Il documento specifica che devono essere trattate allo stesso modo:

• le comunicazioni provenienti da indirizzi di “PEC al Cittadino”, ossia la posta certificata erogata dall’Istituto per conto del Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, ai sensi del protocollo d’intesa firmato il 30/09/2009;
• le comunicazioni provenienti da qualsiasi altro sistema di PEC, pubblico o privato.

Ne consegue che non è ammessa alcuna differenziazione, esplicita o implicita, nel trattamento delle comunicazioni in base al sistema PEC di origine.

Evidenza e gestione dei messaggi PEC ricevuti

Per facilitare il riconoscimento e la gestione delle comunicazioni PEC ricevute da specifiche categorie di mittenti, il sistema prevede l’implementazione di viste dedicate all’interno della posta in entrata standard.

Il documento segnala che saranno rese disponibili a breve:

• una vista per le comunicazioni provenienti dai cittadini;
• una vista per le comunicazioni provenienti dai consulenti del lavoro.

Tali viste appariranno come nuove cartelle di posta, analoghe alle altre presenti nel sistema.

Inoltre, il sistema sarà progressivamente implementato con ulteriori viste personalizzate per altre categorie di mittenti di interesse per l’Istituto, quali:

• aziende;
• medici;
• patronati;
• altri soggetti che saranno individuati in seguito.

Delega all’uso della casella PEC

Pur essendo il Direttore della struttura il titolare della casella PEC, il sistema consente la delega per condividere il presidio e la gestione della casella secondo le esigenze organizzative interne.

Il Direttore può delegare ad uno o più collaboratori:

• l’accesso e la gestione dell’intera casella PEC;
• l’accesso e la gestione di un singolo messaggio;
• a breve, l’accesso e la gestione di una singola cartella PEC della struttura, esclusa la funzione di delega stessa.

La funzione è accessibile dal menù “Azioni (Operazioni)\Strumenti\Imposta Delegati (Direttore)” presente nella casella PEC o, nel caso della delega su singolo messaggio, all’interno del messaggio stesso.

Sistema di notifiche dei messaggi PEC

Per evitare la consultazione continua della casella PEC e della posta elettronica ordinaria, il sistema invia notifiche automatiche dei messaggi PEC ricevuti.

Ogni messaggio PEC ricevuto viene notificato tramite una mail ordinaria inviata alla casella personale di posta elettronica di tutti i soggetti abilitati alla gestione, cioè Direttore e delegati.

Il Direttore può disabilitare l’invio delle notifiche al proprio indirizzo tramite lo stesso menù usato per la gestione delle deleghe. In tal caso deve accedere direttamente alla casella PEC per verificare la presenza di nuove comunicazioni.

La notifica non può invece essere disattivata per i delegati.

Indicazioni finali e riferimenti

Il documento invita i destinatari a diffondere le istruzioni ai propri collaboratori, con particolare attenzione alle figure professionali incaricate della gestione delle comunicazioni esterne.

Viene inoltre indicato il riferimento tecnico per la PEC nell’ing. Lorenzo Rinaldi, all’indirizzo Lorenzo.rinaldi@inps.it.