Ordinanza ingiunzione o revoca n. 20 del 11/01/2023

ANM – invio di comunicazione disciplinare riservata a indirizzo PEC dell’ufficio giudiziario e sanzione

Il provvedimento riguarda l’Associazione Nazionale Magistrati, destinataria di un’ordinanza ingiunzione per avere trasmesso a un indirizzo PEC dell’ufficio giudiziario, anziché al recapito personale disponibile, una comunicazione riservata relativa all’avvio di un procedimento disciplinare interno nei confronti di un magistrato. Il procedimento origina da un reclamo dell’interessato, che ha lamentato la divulgazione indebita dei propri dati personali a soggetti terzi non autorizzati.

Il reclamo e la ricostruzione dei fatti

Il reclamante, magistrato in servizio presso una Procura della Repubblica, ha riferito di aver appreso dell’avviso disciplinare tramite una busta consegnata dagli uffici della Procura. Dalla documentazione prodotta è emerso che l’ANM, il 18 marzo 2021, aveva inviato una e-mail con oggetto e allegato idonei a rivelare la natura riservata della comunicazione all’indirizzo PEC dell’Ufficio Protocollo della Procura presso cui l’interessato prestava servizio. La successiva gestione interna del messaggio da parte degli uffici della Procura ha comportato la conoscenza della comunicazione da parte di più soggetti.

Le difese dell’ANM e l’evoluzione della prassi

L’Associazione ha sostenuto di aver agito in applicazione del regolamento procedurale dell’attività disciplinare del Collegio dei Probiviri, che prevede la comunicazione riservata presso l’ufficio di servizio del magistrato. Ha affermato di avere indicato espressamente la natura riservata della comunicazione e di aver inteso assicurare la ricezione dell’atto. Nel corso dell’istruttoria, tuttavia, ha dichiarato di avere successivamente modificato la propria prassi, preferendo per il futuro l’invio delle contestazioni agli indirizzi personali degli interessati o, in alternativa, la raccomandata A/R.

Valutazioni giuridiche del Garante

L’Autorità ha ritenuto che la condotta dell’ANM fosse in contrasto con i principi di integrità e riservatezza di cui all’art. 5, par. 1, lett. f), GDPR, nonché con gli obblighi del titolare di adottare misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi degli artt. 25 e 32 GDPR. La scelta di utilizzare un indirizzo PEC di ufficio, accessibile a una pluralità di persone, ha determinato la conoscenza di informazioni confidenziali da parte di soggetti non autorizzati. Il Garante ha osservato che il rischio poteva essere evitato usando il recapito personale già disponibile oppure strumenti alternativi idonei a garantire certezza della ricezione e riservatezza.

Esito del procedimento, sanzione e pubblicazione

Pur non adottando un provvedimento ingiuntivo di cessazione, poiché l’ANM aveva spontaneamente corretto la prassi operativa, il Garante ha dichiarato l’illiceità del trattamento e ha applicato una sanzione amministrativa pecuniaria di 5.000 euro. Nella quantificazione ha valorizzato la gravità della violazione, le possibili ripercussioni reputazionali per l’interessato, il carattere colposo della condotta, la delicatezza dei dati coinvolti, ma anche l’assenza di precedenti, l’episodicità del fatto, il numero limitato di soggetti coinvolti e la collaborazione dell’Associazione. È stata inoltre disposta la pubblicazione del provvedimento sul sito del Garante ai sensi dell’art. 166, comma 7, Codice privacy.