Messaggio numero 3378 del 30-08-2017

Verifica dell’esistenza in vita dei pensionati all’estero: disciplina e finalità

Il documento illustra la campagna generalizzata di accertamento dell’esistenza in vita dei pensionati che riscuotono all’estero, affidata a Citibank quale istituto incaricato dei pagamenti esteri per conto dell’INPS. L’attività è finalizzata sia a garantire la regolarità dei pagamenti pensionistici sia a prevenire e contrastare indebite percezioni di prestazioni.

Novità organizzative per l’anno 2017

Per il triennio contrattuale avviato dal 1° novembre 2016, l’accertamento dell’esistenza in vita è configurato come servizio a richiesta, aggiuntivo rispetto al servizio principale di pagamento all’estero. Ogni anno l’INPS richiede a Citibank di svolgere la verifica generalizzata secondo criteri e modalità definiti in funzione di semplificazione amministrativa ed efficienza gestionale.

Per il 2017 la platea dei pensionati è stata suddivisa in due blocchi geografici, con due diverse fasi di verifica a partire da settembre 2017. La verifica non avviene esclusivamente mediante l’invio di lettere personalizzate a tutti i pensionati, ma per alcuni gruppi sono previsti strumenti alternativi o cadenze diverse, anche in base al rischio di pagamenti indebiti e alle attestazioni già pervenute spontaneamente.

Articolazione in due fasi e scadenze

La verifica generalizzata è organizzata in due fasi cronologicamente distinte in base al Paese di residenza risultante dagli archivi di Citibank.

Prima fase

• Periodo: da settembre 2017 a febbraio 2018.
• Interessati: pensionati residenti in Africa, Australia/Oceania ed Europa, ad esclusione dei Paesi Scandinavi, dei Paesi dell’Est Europa e degli Stati limitrofi.
• Invio comunicazioni: settembre 2017.
• Termine per far pervenire l’attestazione: primi giorni di gennaio 2018, con indicazione nella lettera del 5 gennaio 2018.
• In mancanza di prova: il pagamento della rata di febbraio 2018 viene localizzato presso gli sportelli Western Union del Paese di residenza.
• Se non avviene la riscossione personale, la pensione è sospesa dalla rata di marzo 2018.

Seconda fase

• Periodo: da febbraio a luglio 2018.
• Interessati: pensionati residenti in Sud America, Centro America, Nord America, Asia, Estremo Oriente, Paesi Scandinavi, Paesi dell’Est Europa e Paesi limitrofi.
• Invio comunicazioni: febbraio 2018.
• Termine per far pervenire l’attestazione: primi giorni di giugno 2018, con conseguente localizzazione della rata di luglio 2018 presso Western Union.
• Se non avviene la riscossione personale, la pensione è sospesa dalla rata di agosto 2018.

La suddivisione per aree geografiche è stata definita da Citibank sulla base dei dati di residenza registrati nei propri archivi. Se nel corso delle due fasi intervengono variazioni di domicilio che potrebbero far rientrare il medesimo pensionato in entrambe le verifiche, Citibank esclude comunque i soggetti già controllati nella fase precedente, evitando duplicazioni.

Riscossione in contanti presso Western Union

La riscossione personale presso gli sportelli Western Union non costituisce valida prova dell’esistenza in vita quando il pagamento delle rate correnti è disposto a favore di legali rappresentanti o procuratori del pensionato.

Inoltre, tale modalità non è consentita:

• se il pensionato risulta residente in Italia;
• nei Paesi in cui non sono presenti agenzie Western Union;
• se l’importo della pensione mensile supera 6.300,00 euro o 7.300,00 dollari statunitensi.

Nei casi in cui la riscossione personale sia possibile, essa vale come prova dell’esistenza in vita e consente il ripristino dei pagamenti ordinari secondo le regole indicate nel documento.

Categorie escluse dall’accertamento generalizzato

Per ragioni di semplificazione amministrativa, non viene inviata la richiesta di attestazione ai seguenti gruppi di pensionati:

• pensionati con importo mensile inferiore a 10 euro; per essi la verifica è prevista ogni due anni, in ragione del basso rischio di erogazione di importi indebiti;
• titolari di pensioni oggetto di scambi mensili di informazioni con le istituzioni previdenziali tedesche e svizzere, in forza di accordi con Deutsche Rentenversicherung (DRV) e Ufficio Centrale di Compensazione (UCC); l’esclusione riguarda solo i soggetti per i quali esiste tale scambio informativo e non tutti i residenti in Germania e Svizzera;
• beneficiari che hanno riscosso personalmente la pensione agli sportelli Western Union nei mesi di maggio e giugno 2017, per la prima fase;
• beneficiari che hanno riscosso personalmente agli sportelli Western Union nei mesi di novembre e dicembre 2017, per la seconda fase;
• beneficiari che hanno già trasmesso spontaneamente a Citibank una valida attestazione recente di esistenza in vita;
• beneficiari per i quali le strutture territoriali INPS hanno comunicato a Citibank, tramite la procedura Comunicazioni Certificate Citibank, di aver ricevuto una valida prova dell’esistenza in vita nell’imminenza dell’avvio della verifica.

Nuovo applicativo MAPPE

Le modifiche introdotte nella campagna 2017 hanno reso necessario un nuovo servizio online denominato “Monitoraggio Accertamenti per i Pagamenti delle Pensioni all’Estero – MAPPE”.

L’applicativo è destinato a pensionati, operatori di patronato, funzionari delle rappresentanze diplomatiche e consolari e operatori delle strutture territoriali INPS. Esso consentirà di verificare:

• l’inclusione della posizione pensionistica in una delle due fasi di accertamento;
• lo stato del procedimento;
• gli esiti della verifica sulla base delle informazioni trasmesse da Citibank.

Il documento precisa che il rilascio dell’applicazione e le relative modalità di accesso saranno comunicati con successivo messaggio.

Invio delle lettere e modulistica per la prima fase

Per i pensionati coinvolti nella prima fase, Citibank ha avviato l’invio della lettera esplicativa e del modulo standard di attestazione dell’esistenza in vita. La documentazione è redatta in italiano e in una delle seguenti lingue, secondo il Paese di destinazione: inglese, francese, tedesco, spagnolo o portoghese; per Canada e Svizzera è prevista la versione in tre lingue.

Le lettere da inviare sono poco più di 135.000 e il documento rinvia a un allegato per la ripartizione per Stato.

La lettera per la prima fase indica che:

• il modulo deve essere restituito entro il 5 gennaio 2018;
• in caso di mancata prova entro tale termine, la rata di febbraio 2018 sarà localizzata presso Western Union per la riscossione personale.

La comunicazione include:

• istruzioni di compilazione;
• richiesta di allegare una fotocopia di un valido documento di identità con foto;
• indicazioni per contattare l’assistenza Citibank.

Il modulo è personalizzato e deve essere quello ricevuto da Citibank; non devono essere usati moduli in bianco. Se il pensionato non riceve o smarrisce il modulo, può contattare l’assistenza della banca per ottenerne uno nuovo, anche via posta elettronica.

Per ridurre i disagi derivanti da disguidi postali, Citibank ha introdotto un servizio che consente a patronati e consolati abilitati di generare autonomamente:

• il pacchetto per la prova di esistenza in vita;
• il pacchetto per la prova alternativa di esistenza in vita;
• il modulo per cambio indirizzo;
• il modulo per variazione del conto corrente.

Le informazioni sull’avvio della procedura e sulle modalità da seguire sono rese disponibili anche sul sito web della banca indicato nel testo.

Modalità di produzione della prova di esistenza in vita

Citibank mette a disposizione diverse modalità per fornire la prova dell’esistenza in vita.

Modalità cartacea ordinaria

Il pensionato deve inviare il modulo di attestazione:

• compilato;
• datato;
• firmato;
• corredato della documentazione di supporto;
• alla casella postale indicata nel documento, entro il termine previsto nella lettera esplicativa.

Il modulo deve essere controfirmato da un “testimone accettabile”, ossia un rappresentante di Ambasciata o Consolato italiano oppure un’autorità locale abilitata ad avallare la sottoscrizione. Le tipologie di testimone accettabile per area geografica sono indicate nell’opuscolo FAQ pubblicato sul sito di Citibank.

Casi particolari e certificazioni locali

Qualora i funzionari pubblici di alcuni Paesi si rifiutino di sottoscrivere il modulo Citibank, la banca accetta certificazioni di esistenza in vita rilasciate da enti pubblici locali, purché siano idonee a costituire valida attestazione. Non sono sufficienti certificati rilasciati per altre finalità, come ad esempio i certificati di residenza.

In tali ipotesi, la certificazione locale deve essere inviata a Citibank insieme al modulo standard compilato dal pensionato.

Se l’autorità locale si limita a firmare e timbrare il modulo senza indicare i dati identificativi del funzionario e dell’istituzione, il pensionato può completare l’attestazione con l’indicazione dell’istituzione e del nome e cognome del funzionario che ha verificato l’identità. Deve comunque essere sempre possibile identificare l’ente o il pubblico ufficiale autenticante.

Resta confermata, nei casi in cui non sia indicato il cognome da coniugata, la possibilità per le pensionate di aggiungere o sostituire tale cognome a quello da nubile, sottoscrivendo il modulo con il cognome esatto.

Attestazione alternativa per casi di infermità o impossibilità

Per pensionati in stato di infermità fisica o mentale, ospiti di istituti di riposo o sanitari, affetti da patologie che impediscono gli spostamenti, incapaci o reclusi in istituti di detenzione, è prevista una procedura alternativa.

In questi casi occorre contattare l’assistenza Citibank per ottenere il modulo alternativo di certificazione di esistenza in vita, che può essere inviato in PDF via email o generato e stampato dai patronati abilitati.

Il modulo alternativo deve essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti, con la relativa documentazione:

• funzionario dell’ente pubblico o privato presso cui risiede il pensionato, con dichiarazione recente su carta intestata che confermi la residenza nella struttura e che il pensionato è in vita;
• medico responsabile delle cure, con dichiarazione recente su carta intestata che confermi che il pensionato è in vita e impossibilitato a seguire la procedura standard;
• procuratore o tutore legale, con copia autenticata dell’atto di tutela o procura recente e debitamente timbrata, oppure con sentenza di nomina del tribunale.

Citibank verifica la presenza:

• della firma del soggetto attestante;
• del timbro del soggetto attestante o dell’ente rappresentato;
• se il soggetto è procuratore o tutore, del timbro dell’istituzione o dell’ente/persona che ha conferito la procura o tutela.

Attestazione telematica tramite portale web

Per i pensionati residenti in Australia, Canada, Regno Unito e Stati Uniti, dal 2015 INPS ha trasmesso a Citibank un elenco di operatori di patronato con qualifiche riconosciute come quelle di testimoni accettabili secondo la normativa locale. Dopo verifica della qualifica da parte di Citibank, tali soggetti possono accedere al portale della banca e attestare telematicamente l’esistenza in vita.

La modalità telematica è disponibile anche per i funzionari delle rappresentanze diplomatiche indicati dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.

Citibank ha inoltre reso disponibile a ulteriori operatori di patronati all’estero la possibilità di caricare telematicamente copie elettroniche dei moduli o certificati di esistenza in vita e dei documenti di supporto, evitando l’invio postale.

A seguito dell’aggiornamento del portale, sono disponibili anche le funzioni per la comunicazione di:

• accertamenti dell’esistenza in vita;
• decessi, con trasmissione dei moduli scansionati come allegati;
• indirizzi;
• coordinate bancarie.

Per il processo di accertamento, il portale consente di generare:

• il modulo standard di prova di esistenza in vita;
• il modulo alternativo di prova di esistenza in vita;
• il modulo per il cambio d’indirizzo;
• il modulo per il cambio delle coordinate bancarie.

Se le strutture INPS ricevono valide prove dell’esistenza in vita, l’avvenuto accertamento deve essere comunicato a Citibank tramite il Portale Web di Citi da parte degli operatori abilitati o, negli altri casi, tramite la procedura “Comunicazioni Certificate Citibank” secondo le modalità richiamate nel documento.

Riscossione personale come prova e conseguenze sulla sospensione dei pagamenti

Per i soggetti che hanno ricevuto il modello cartaceo, la riscossione personale agli sportelli Western Union di almeno una rata entro il termine di restituzione indicato nella lettera costituisce valida prova di esistenza in vita e libera dall’invio del modulo cartaceo.

Per i pensionati che non trasmettono la prova nei termini, il pagamento delle mensilità di febbraio 2018 per la prima fase e di luglio 2018 per la seconda fase viene localizzato presso Western Union. La riscossione personale di tali rate consente di completare il processo di verifica.

Poiché i pagamenti del mese successivo vengono predisposti da Citi a partire dal giorno 20, per evitare la sospensione e ottenere il ripristino automatico dei pagamenti ordinari dalla rata di marzo o agosto 2018, la riscossione deve avvenire entro il giorno 19 dei mesi di febbraio o luglio 2018. La riscossione successiva resta possibile per tre mesi, ma comporta il ripristino dei pagamenti dalla prima rata utile successiva.

Le rate non corrisposte durante la sospensione devono essere riemesse dalla struttura territoriale INPS competente, previa richiesta dell’interessato con allegata copia del documento di identità e indicazioni utili per la corretta canalizzazione del pagamento. Prima della riemissione, le strutture devono verificare la rendicontazione delle rate come non pagate e valutare, nei casi di reiterate mancate riscossioni, l’opportunità di richiedere nuovamente la prova di esistenza in vita.

Servizio di assistenza Citibank

È attivo un servizio clienti Citibank di supporto a pensionati, operatori di consolati, delegati e procuratori che necessitino di assistenza sulla procedura di attestazione dell’esistenza in vita.

I pensionati possono contattare il servizio:

• tramite il sito web indicato nel documento;
• via email all’indirizzo riportato;
• telefonando ai numeri indicati nella lettera esplicativa.

Per patronati e strutture territoriali INPS restano validi i canali di comunicazione ordinari.

Il servizio è operativo dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 20:00, ora italiana, in italiano, inglese, spagnolo, francese, tedesco e portoghese.

È inoltre disponibile un servizio automatico interattivo, attivo 24 ore su 24 e 365 giorni l’anno, che consente di verificare la fase di validazione di una o più attestazioni di esistenza in vita. Per utilizzarlo è necessario il numero identificativo di 12 cifre assegnato da Citibank a ciascun pensionato, riportato in alto a destra nelle comunicazioni della banca.