Circolare INAIL n. 66 del 27 novembre 2003

Riordino delle disposizioni sugli atti di determinazione

La circolare INAIL n. 66 del 27 novembre 2003 riordina in un testo unico la disciplina degli atti di determinazione, cioè i provvedimenti con cui i dirigenti autorizzano gli impegni di spesa nell’ambito delle proprie competenze. L’obiettivo è coordinare le regole interne con il quadro normativo sopravvenuto e fornire istruzioni operative uniformi per le Strutture centrali e territoriali.

Quadro di riferimento normativo

La circolare si colloca nel contesto del d.lgs. n. 165 del 30 marzo 2001, che riconosce alla dirigenza il potere di spesa, della circolare INAIL n. 52/2001 sulle norme di ordinamento amministrativo-contabile, del d.lgs. n. 97 del 27 febbraio 2003 in materia di amministrazione e contabilità degli enti pubblici e della delibera del Commissario straordinario n. 889 del 19 novembre 2003, che introduce prime modifiche alle norme vigenti.

Finalità dell’intervento

La circolare dichiara di voler:

• compendiare e aggiornare in un unico testo le disposizioni vigenti sugli atti di determinazione;
• aggiornare gli allegati relativi all’elenco dei capitoli per i quali è necessaria la determinazione e ai fac-simile;
• chiarire casi particolari di spese non obbligatorie e il raccordo con le procedure informatiche;
• fornire direttive generali per l’inquadramento giuscontabile di fattispecie non espressamente previste;
• limitare l’analisi alle determinazioni che comportano esercizio del potere di spesa dei dirigenti.

Natura dell’atto di determinazione e competenza

L’atto di determinazione è il documento con cui il dirigente formalizza internamente la propria decisione su atti e provvedimenti di competenza e autorizza il conseguente impegno di spesa. La circolare ribadisce che la determinazione è competenza esclusiva della dirigenza.

Il funzionario titolare di Strutture di tipologia B, o in reggenza di unità territoriali o uffici di direzione centrale, non può firmare determinazioni se non in presenza di una specifica delega del dirigente sovraordinato. La delega deve essere conferita per singoli capitoli e indicare, per ciascuno, i massimali di spesa.

Rapporto con l’impegno e la liquidazione della spesa

La determinazione attiene al momento giuridico dell’assunzione dell’impegno di spesa e va tenuta distinta dalla successiva liquidazione. Essa deve essere sempre collegata a un’obbligazione di spesa già giuridicamente perfezionata e deve risultare coerente con i dati registrati in contabilità finanziaria.

La circolare evidenzia che la determinazione:

• deve essere riferita all’esercizio di competenza, secondo il principio della competenza finanziaria;
• può essere assunta anche a integrazione di altra determinazione, purché motivata e riferita allo stesso esercizio;
• non può autorizzare impegni dell’esercizio successivo;
• non può utilizzare importi coperti da residui;
• non può rettificare impegni dell’esercizio precedente.

Una determinazione già emessa non può essere annullata se non con un successivo atto che ne chiarisca le motivazioni. Se l’impegno è stato utilizzato solo in parte, la quota non utilizzata può essere recuperata o annullata con scrittura contabile di rettifica prima della chiusura dell’esercizio, con contestuale determinazione che annulli e sostituisca o rettifichi la precedente; se l’operazione avviene nell’esercizio successivo, l’annullamento segue la procedura di riaccertamento dei residui.

Ambito di applicazione e capitoli interessati

La determinazione va adottata per tutti i provvedimenti amministrativi che comportano impegno di spesa, incluse le spese per forniture e servizi in economia ai sensi dell’art. 84, punto 5, delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile. L’obbligo riguarda i soli capitoli indicati nell’allegato n. 1, aggiornato rispetto agli elenchi precedenti.

La circolare chiarisce inoltre che alcuni capitoli comprendono sia spese discrezionali sia spese non discrezionali. In questi casi, la necessità della determinazione dipende dalla possibilità concreta per il dirigente di incidere sull’ammontare della spesa. Se manca tale correlazione, l’atto di determinazione non ha ragione di essere.

Sono stati pertanto depennati, perché riferiti a spese totalmente non discrezionali, i capitoli:

• 361, provvigioni bancarie e tasse postali;
• 362, spese e commissioni bancarie relative alle attività mobiliari;
• 381, compensi ed oneri previdenziali per i medici a capitolato;
• 398, equo indennizzo al personale.

Iter amministrativo-contabile ordinario

La circolare richiama l’iter canonico del procedimento di spesa per le spese non obbligatorie incluse nell’allegato n. 1:

• richiesta di prenotazione di spesa, con documentazione amministrativa di supporto;
• controllo della documentazione e validazione o mancata validazione da parte della funzione contabile;
• richiesta di registrazione dell’impegno di spesa, con allegata la determinazione, la documentazione di supporto e copia della prenotazione;
• controllo ai sensi dell’art. 42, commi 5 e 6, e validazione dell’impegno o restituzione motivata;
• richiesta di liquidazione della spesa, con contratto o ordinativo, registrazione dell’impegno e regolare esecuzione o verbale di collaudo;
• controllo amministrativo-contabile e validazione della liquidazione oppure restituzione motivata.

Predisposizione e conservazione degli atti

Gli atti di determinazione devono essere predisposti secondo gli esempi e i chiarimenti contenuti nell’allegato n. 2, che ha valore orientativo per le possibili fattispecie operative.

Per la conservazione, ogni Struttura deve gestire le determinazioni con modalità analoghe a quelle adottate per le deliberazioni degli Organi istituzionali. In particolare:

• l’originale firmato deve essere numerato progressivamente per ordine cronologico e per esercizio di competenza;
• devono essere prodotte e autenticate tre copie;
• due copie devono essere restituite all’Ufficio amministrativo proponente, che le utilizza rispettivamente per la richiesta di mandato di pagamento e per la pratica amministrativa;
• la terza copia deve essere conservata per le successive trasmissioni previste dalla vigilanza;
• l’originale firmato e il relativo documento di accompagnamento devono essere archiviati in un raccoglitore ufficiale e conservati per 10 anni.

Le medesime regole si applicano anche alle Strutture di tipologia B qualora operino sulla base di una specifica delega di spesa.

Casi particolari di spese non obbligatorie

La circolare disciplina alcune fattispecie speciali.

Piccole spese di segreteria

Le piccole spese di segreteria, da non confondere con gli acquisti in economia entro il limite di € 7.747, possono essere gestite:

• tramite servizio di cassa interno, senza determinazione, nel rispetto delle istruzioni già previste dall’art. 49 e dalle circolari richiamate;
• oppure con determinazione cumulativa, allegando una nota illustrativa delle singole spese da sostenere fino a concorrenza dell’importo autorizzato.

Spese in esecuzione di contratti pluriennali

La circolare distingue tre ipotesi:

• contratti già in essere, stipulati in esercizi precedenti;
• contratti stipulati nell’esercizio di riferimento con scadenza negli esercizi successivi;
• contratti stipulati prima della chiusura dell’esercizio di riferimento con decorrenza dal 1° gennaio dell’esercizio successivo.

Per i contratti di somministrazione relativi a utenze, vigilanza, pulizie, manutenzioni e simili, se la spesa è quantificabile con precisione può bastare un’unica determinazione per l’intero esercizio; se non lo è, occorrono determinazioni distinte per i periodi temporali determinabili. In ogni caso è richiesto un costante monitoraggio, con eventuali determinazioni integrative o rettificative.

Per i contratti stipulati nel corso dell’esercizio ma con effetti sugli esercizi successivi, l’impegno va commisurato all’onere del periodo residuo fino alla chiusura dell’esercizio, e l’autorizzazione per gli esercizi successivi deve seguire l’approvazione del bilancio di previsione.

Per i contratti stipulati a fine esercizio con decorrenza dal 1° gennaio successivo, la determinazione deve essere assunta a inizio del nuovo esercizio, quando è possibile autorizzare l’impegno per l’intero anno.

Spese senza potere discrezionale del dirigente

Per le spese imposte da provvedimenti definitivi di autorità giudiziarie, amministrative o gerarchiche, o generate da procedure informatiche accentrate come il pagamento di onorari legali, non va adottata alcuna determinazione. In tali casi la struttura si limita ai controlli di regolarità amministrativo-contabile prima della liquidazione.

Capitoli con contabilità finanziaria contestuale

Per alcune spese non obbligatorie incluse nell’allegato n. 1 è ammessa la contabilizzazione contestuale di impegno e pagamento, senza gestione dei residui. Si tratta di una modalità eccezionale, giustificata solo da esigenze di tempestività e funzionalità amministrativa. In tali casi il momento di autorizzazione dell’impegno coincide con quello di liquidazione.

Disciplina interna delle missioni

La circolare rinvia alla disciplina già contenuta nella circolare n. 73/2001, ribadendo che per le missioni in ambito regionale, nazionale e all’estero è necessaria la formalizzazione del provvedimento autorizzativo e della quantificazione dell’onere economico presunto mediante determinazione del dirigente della struttura nel cui interesse la missione è disposta.

La competenza del Direttore generale riguarda soltanto l’autorizzazione all’invio in missione, non la spesa, che resta in capo al dirigente competente. L’atto di determinazione è richiesto anche quando il dipendente non chiede l’acconto.

Acconto sul trattamento di missione

Se il dipendente chiede l’acconto, la struttura effettua una prenotazione di cassa sul capitolo 315 “Indennità e rimborso spese per missioni all’interno” e poi emette il mandato di pagamento, contabilizzato nella sola fase di cassa. Se si utilizza il fondo interno, si segue la stessa logica, con consegna di assegno o contanti e successivo reintegro del fondo mediante mandato di pagamento.

Il prelievo dal conto corrente del fondo interno può avvenire esclusivamente mediante assegni. La circolare sospende ogni iniziativa relativa alla carta di credito, in attesa di future istruzioni.

In sede di consuntivo, la procedura informatica H.R.-SIPERT effettua il ribaltamento automatico in contabilità finanziaria e annulla la precedente operazione di pagamento in sola fase di cassa.

Missioni nell’interesse di altre Strutture

Se il dipendente è inviato in missione per conto di un’altra Struttura, la determinazione è adottata da quest’ultima e trasmessa via fax alla struttura di appartenenza. Quest’ultima, preso atto dell’autorizzazione, provvede all’acconto se richiesto e alla liquidazione tramite H.R.-SIPERT.

Se la missione coinvolge personale di più Strutture, ciascuna effettua la prenotazione di spesa per la quota di propria pertinenza e conserva separata evidenza contabile, trasmettendo poi la rendicontazione alla Struttura nel cui interesse la missione è stata svolta.

Personale con missioni ricorrenti

Per personale ispettivo, assistenti sociali e tecnici della consulenza tecnica edilizia o per l’accertamento rischi e prevenzione, che effettuano missioni frequenti e continuative, è possibile erogare un acconto mensile, calcolato su uno specifico piano di intervento o sul trend medio mensile dell’ultimo trimestre. A fine mese deve essere eseguito il riallineamento tra impegno autorizzato e impegno consuntivato.

Per i tecnici della Consulenza Tecnica Edilizia Centrale la circolare rinvia a successive istruzioni.

La documentazione di rendiconto delle missioni deve essere presentata entro il giorno 5 del mese successivo al rientro, con il nuovo modello 65 U.V. e con gli allegati in originale; in caso di inosservanza, l’Ufficio deve comunque procedere al recupero dell’anticipazione corrisposta.

Lavori e acquisti con procedure concorsuali non concluse nell’esercizio

Per i lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria degli immobili e per acquisti di beni e servizi, inclusi quelli per la gestione del sistema informativo-informatico, quando le procedure concorsuali non si definiscono entro l’esercizio di riferimento, la circolare richiama l’art. 31, comma 3, del d.lgs. n. 97/2003.

In tali ipotesi, le Strutture possono prenotare l’impegno sull’intera assegnazione di budget. Se a fine esercizio la gara non è conclusa e non esiste ancora un’obbligazione verso terzi, la prenotazione decade e genera economia di bilancio. Per evitare la perdita del finanziamento, la Struttura deve segnalare alla Direzione Centrale Ragioneria la necessità di far confluire la somma nell’avanzo di amministrazione vincolato; nell’esercizio successivo la Ragioneria effettuerà la variazione di bilancio per reintegrare i capitoli originari e consentire, una volta aggiudicata la gara, l’adozione della determinazione e l’assunzione dell’impegno.

Spese discrezionali e oneri motivazionali

La circolare sottolinea che, quanto più la spesa è discrezionale, tanto più devono essere specifiche e rigorose le motivazioni poste a base della scelta. Le categorie maggiormente sensibili indicate nel testo sono:

• consulenze esterne;
• partecipazione a convegni, congressi e manifestazioni;
• missioni;
• pubblicità.

Per queste spese è richiesto un supporto documentale adeguato e una chiara coerenza con i piani di settore delle Strutture.

Competenza alla predisposizione e responsabilità del dirigente

L’atto di determinazione è qualificato come fonte di responsabilità diretta del dirigente e indicatore della correttezza dell’azione amministrativa. Deve quindi essere redatto con requisiti formali e giuridici analoghi a quelli delle deliberazioni degli Organi dell’Istituto.

La circolare esclude deroghe: se nelle Strutture vi sono criticità organizzative o carenze di professionalità, il dirigente deve comunque farsi carico della predisposizione dell’atto, che deve sempre rispettare le prescrizioni impartite.

Vigilanza e trasmissione delle determinazioni

La funzione contabile, sia al centro sia sul territorio, è chiamata a vigilare sulla corretta attuazione della disciplina prima della validazione dell’impegno, in un’ottica di collaborazione e nel rispetto della separazione delle funzioni.

Sono previste specifiche forme di trasmissione:

• per le determinazioni di dirigenti delle Direzioni Centrali, dei responsabili delle Consulenze Professionali Centrali, del Sovrintendente medico e dell’Avvocato generale, la terza copia autenticata e la relazione di accompagnamento vanno inviate settimanalmente alla Direzione Centrale Ragioneria, che le trasmette al Collegio dei Sindaci e al magistrato della Corte dei conti delegato al controllo;
• per le determinazioni dei dirigenti di Sede, la terza copia autenticata va inviata alle rispettive Direzioni Regionali con cadenza trimestrale ed entro il 10° giorno successivo al trimestre di riferimento;
• per le determinazioni dei dirigenti delle Direzioni Regionali e del dirigente provinciale di Bolzano e della Sede regionale di Aosta, va trasmesso il prospetto dell’allegato n. 8, la terza copia autenticata delle determinazioni che superano determinate soglie di spesa, e una nota illustrativa sul grado di applicazione della disciplina, con invio trimestrale alla Direzione Centrale Programmazione Organizzazione e Controllo, che a sua volta inoltra alla Direzione Centrale Ragioneria.

La circolare evidenzia infine l’esigenza di una conservazione rigorosa degli atti, anche per consentire eventuali ispezioni degli organi di controllo.

Entrata in vigore

La circolare deve essere portata a conoscenza di tutto il personale secondo le modalità indicate dalla circolare n. 3/1973 ed entra in vigore dal 1° gennaio 2004.