Circolare INAIL n. 52 del 06 agosto 2002

Servizio di riscossione dei contributi associativi o per assistenza contrattuale ex legge n. 311/1973

La circolare definisce il nuovo assetto operativo del servizio INAIL di riscossione dei contributi associativi o per assistenza contrattuale, aggiornando le regole convenzionali e le modalità amministrative e tecniche. L’intervento è finalizzato a migliorare trasparenza, semplificazione e rapidità degli adempimenti, mantenendo invariata la struttura di base del servizio e i suoi elementi essenziali.

Quadro normativo e finalità dell’intervento

La disciplina richiama la legge n. 311/1973, l’art. 44 del D.P.R. n. 1124/1965, come integrato dalle leggi n. 449/1997 e n. 144/1999, il d.lgs. n. 241/1997 e successive modifiche, la legge n. 675/1996 e il D.P.R. n. 445/2000. La revisione è stata effettuata d’intesa con le rappresentanze nazionali delle associazioni di categoria e si accompagna all’adozione di nuovi schemi di convenzione approvati dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali con nota prot. n. 6/PP/5143/RCS/PG del 5 giugno 2002.

Stipula di nuove convenzioni

Le nuove convenzioni possono essere richieste esclusivamente da organizzazioni sindacali a carattere nazionale, per conto proprio o delle organizzazioni regionali o provinciali aderenti. Se la richiesta proviene da un’associazione provinciale o regionale, l’istanza deve essere formalmente inoltrata dall’associazione nazionale o dalla confederazione di appartenenza.

L’istanza va presentata alla Direzione Centrale Rischi, che procede all’esame preliminare e all’acquisizione dell’autorizzazione ministeriale. Nella domanda devono essere indicati:

• denominazione e domicilio dell’associazione;
• codice fiscale;
• generalità del legale rappresentante, con data e luogo di nascita e codice fiscale;
• numero, anche approssimativo, delle ditte aderenti tenute al pagamento;
• numero di conto corrente postale o bancario su cui versare le somme riscosse;
• indirizzo e-mail;
• misura del contributo e sistema di riscossione prescelto.

Alla domanda devono essere allegati lo statuto dell’associazione e, per i contributi di assistenza contrattuale, anche il contratto collettivo di riferimento.

Ottenuta l’autorizzazione ministeriale, la Direzione Centrale stipula direttamente la convenzione nazionale sulla base dello schema dell’allegato 1 e ne trasmette copia alle sedi interessate tramite le Direzioni Regionali. Per le convenzioni provinciali, la Direzione Centrale inoltra la richiesta e l’autorizzazione alla sede competente, che provvede alla stipula secondo lo schema dell’allegato 2.

Le convenzioni nazionali sono stipulate in tre originali; quelle provinciali in quattro. I documenti sono ripartiti tra Direzione Centrale Rischi, Direzione Centrale Supporto Organi, sede competente e associazione. La registrazione è prevista solo in caso d’uso, a cura e spese della parte interessata.

La decorrenza è fissata in modo diverso in funzione della data di stipula:

• per le convenzioni stipulate dal 1° gennaio al 30 agosto, decorrenza dal 1° gennaio dell’anno successivo, con riscossione in rata e regolazione;
• per quelle stipulate dal 1° settembre al 31 dicembre, decorrenza dal 1° gennaio dell’anno successivo, ma nel primo anno la riscossione avviene solo in sede di regolazione.

Rinnovo delle convenzioni già in essere

Dal 1° gennaio 2003 l’Istituto non stipula più convenzioni a carattere locale o subprovinciale. Tali convenzioni sono considerate disdettate e cessano in archivio al 31 dicembre 2002.

La Direzione Centrale Rischi e le sedi provinciali devono convocare le associazioni competenti per il rinnovo delle convenzioni nazionali e provinciali. Per le convenzioni provinciali, la Direzione Centrale trasmette un primo elenco delle associazioni interessate al rinnovo, mentre le sedi devono acquisire un formale atto di disdetta delle associazioni provinciali e inoltrarlo, tramite le Direzioni Regionali, alla Direzione Centrale Rischi entro il 30 settembre 2002. In mancanza di tale comunicazione entro il termine, la convenzione è considerata comunque disdettata e il relativo codice contributo viene cessato con decorrenza 31 dicembre 2002.

Il rinnovo avviene con stipula in triplice o quadruplice originale, secondo il livello della convenzione. In attesa di una procedura dedicata, le sedi devono mantenere un’evidenza di tutti i dati relativi alle associazioni rinnovate o autorizzate a stipulare ex novo una convenzione.

Procedura successiva alla stipula e codifica

Dopo la stipula, la convenzione viene numerata e codificata. Oltre al codice associazione e al codice contributo assegnati dalla Direzione Centrale Rischi, viene attribuito dalla Direzione Centrale per i Servizi Informativi un codice interno numerico per la riscossione.

L’associazione deve fornire l’elenco delle aziende tenute al pagamento secondo la nota tecnica dell’allegato 3. In prima applicazione, l’elenco degli aderenti deve essere trasmesso alla o alle sedi INAIL competenti entro e non oltre il 30 settembre 2002.

Se l’associazione intende suddividere gli aderenti per dimensione o settore merceologico, alla stessa convenzione possono essere attribuiti fino a cinque codici. Rimane fermo che:

• ogni codice deve avere una sola base di calcolo;
• ogni rapporto assicurativo può prevedere un solo codice di contributo;
• in presenza di più codici, il sistema di riscossione deve essere unico.

L’associazione deve inoltre comunicare l’indirizzo e-mail di riferimento e la firma elettronica utilizzata per le comunicazioni previste dall’allegato 3. L’intero procedimento deve essere completato in tempo utile per l’elaborazione delle basi di calcolo dell’autoliquidazione dell’anno successivo.

Oggetto del servizio e limiti

Possono essere riscossi soltanto i contributi associativi dovuti dagli iscritti a titolo di quota di iscrizione e i contributi per assistenza contrattuale prestata in occasione della stipula o del rinnovo dei contratti collettivi di lavoro.

Il servizio comprende soltanto riscossione e rendicontazione. È espressamente esclusa ogni forma di riscossione coattiva da parte dell’Istituto. Non sono svolti controlli ordinari sulle somme riscosse e versate, salvo i casi di comprovata discordanza tra i dati comunicati dall’Istituto e quelli accertati dall’associazione. Per le convenzioni provinciali, la verifica della discordanza avviene con la sede competente.

Sistemi di riscossione e forme di esazione

I sistemi di riscossione previsti sono due:

• autoliquidazione, nella quale il datore di lavoro calcola autonomamente il contributo sulla base dei dati forniti dall’Istituto e delle retribuzioni in suo possesso;
• prestampa, nella quale l’importo dovuto è calcolato direttamente dall’Istituto sulla base delle informazioni comunicate dall’associazione.

Le forme di esazione previste sono:

• F.E. 01: aliquota per mille su retribuzioni effettive e convenzionali, con eventuale importo minimo, massimo e quota fissa;
• F.E. 51: come F.E. 01, ma con sistema di prestampa;
• F.E. 03: aliquota per mille sulle sole retribuzioni effettive, con eventuale importo minimo, massimo e quota fissa;
• F.E. 53: come F.E. 03, ma con sistema di prestampa;
• F.E. 07: quota fissa per azienda;
• F.E. 57: come F.E. 07, ma con sistema di prestampa.

La quota fissa va applicata una sola volta anche in caso di più P.A.T. con lo stesso codice identificativo del contributo. Il calcolo avviene sommando le retribuzioni effettive e/o convenzionali, applicando l’aliquota, verificando minimi e massimi e, se previsto, sommando la quota fissa. Per i contributi di assistenza contrattuale, le forme di esazione indicate sono utilizzabili solo se la base di calcolo è costituita da retribuzioni effettive e/o convenzionali; se la base è diversa, è possibile solo la forma F.E. 07 o 57.

Aspetti contabili, aggio e IVA

Per il servizio di riscossione spetta all’INAIL un rimborso pari al 3% dei contributi riscossi, trattenuto al momento del versamento all’associazione. Tale aggio è soggetto a IVA, che va quindi detratta contestualmente. Ogni ulteriore servizio deve essere richiesto formalmente e può essere svolto solo previa verifica di fattibilità e analisi dei costi, con eventuale rimborso aggiuntivo.

La percentuale di rimborso può essere variata periodicamente dall’Istituto; la variazione viene comunicata entro il 30 giugno con effetto dal 1° gennaio dell’anno successivo.

Ad ogni versamento, sia a titolo di acconto sia di saldo, deve essere emessa regolare fattura con indicazione dell’importo riscosso, della trattenuta per rimborso, dell’IVA detratta e dell’importo netto versato.

La circolare precisa inoltre i criteri di calcolo del netto da versare nei casi di acconto e di saldo e disciplina la contabilizzazione degli incassi, distinguendo tra contributi associativi, proventi per il servizio di esazione e IVA sui proventi.

Riscossione, pagamento e basi di calcolo

Il contributo associativo viene riscosso contestualmente al premio assicurativo. Il codice interno di riscossione e la base di calcolo, nonché l’importo già calcolato in caso di prestampa, sono comunicati alla ditta con il mod. 10.21, in tempo utile per l’autoliquidazione.

Per il pagamento, deve essere utilizzato il codice interno indicato nel mod. 10.21, con un rigo distinto per ciascun codice contributo. L’importo da versare corrisponde alla somma algebrica tra regolazione, al netto dell’anticipo, e rata. La compensazione tra regolazione passiva e rata è ammessa solo con riferimento allo stesso codice.

Le modalità di calcolo in autoliquidazione sono comunicate annualmente dall’Istituto insieme alle basi di calcolo.

Consultazione, trasmissione dati e variazioni

L’Istituto predispone un sistema di consultazione e trasmissione telematica dei dati relativi alla convenzione. Dal 1° gennaio 2003 il termine ultimo per comunicare variazioni di elenco e di base di calcolo è fissato al 15 ottobre di ogni anno, con effetto dal 1° gennaio successivo.

Per le convenzioni già in essere, le variazioni con decorrenza 1° gennaio 2003 dovevano essere effettuate entro il 30 settembre 2002 con le modalità allora in uso. Le variazioni dell’elenco degli aderenti vanno trasmesse alla sede territorialmente competente, mentre le variazioni delle basi di calcolo vanno inviate alla Direzione Centrale Rischi. Per queste ultime può essere utilizzato il modulo dell’allegato 4, ma solo indicando il codice contributo oggetto di variazione e compilando integralmente il modulo.

Ogni convenzione è autorizzata su un unico conto corrente comunicato dall’associazione, anche in caso di convenzione multipla sottoscritta da più associazioni. La sede non distribuisce le somme tra più associazioni. Le variazioni del conto corrente vanno comunicate alle sedi competenti per le convenzioni provinciali e alla Direzione Centrale Rischi per quelle nazionali.

Versamento all’associazione e rendicontazione

Il versamento dei contributi riscossi è organizzato in modo da garantire continuità dei flussi e tenere conto delle esigenze contabili dell’associazione. Salvo problemi di elaborazione dei dati, le somme sono versate in quattro momenti:

• primo acconto entro maggio, in misura non inferiore al 90% di quanto incassato e riferito al periodo;
• secondo acconto entro luglio, in misura non inferiore al 90% di quanto incassato e riferito al periodo;
• terzo acconto entro novembre, in misura non inferiore al 90% di quanto incassato e riferito al periodo;
• saldo finale entro febbraio dell’anno successivo, comprensivo di rendiconto analitico.

Entro il mese di febbraio di ogni anno l’Istituto fornisce all’associazione la rendicontazione di quanto accertato e incassato nell’anno precedente. Le nuove modalità operative trovano applicazione dal 2003; il rendiconto relativo al 2002 continua invece a seguire le modalità precedenti, con invio del tabulato analitico finale.

Sospensione del servizio, disdetta e responsabilità

L’associazione può sospendere il servizio di esazione per un massimo di due anni, comunicandolo formalmente entro il 15 ottobre di ogni anno con efficacia dal 1° gennaio dell’anno successivo. In caso di sospensione, la convenzione resta valida, ma vengono chiuse le basi di calcolo e i codici delle singole ditte. Se l’associazione intende riattivare la convenzione entro i due anni, deve comunicarlo entro il 15 ottobre del secondo anno di sospensione, con effetto dal 1° gennaio successivo, trasmettendo nuove basi di calcolo e un elenco aggiornato degli aderenti. Decorso il biennio senza riattivazione, la convenzione si intende definitivamente disdettata.

L’associazione può anche disdire formalmente la convenzione entro il 15 ottobre, con efficacia dal 1° gennaio successivo. In tal caso l’Istituto chiude definitivamente la convenzione, le basi di calcolo e i codici di contributo; per riattivare il servizio occorre presentare una nuova richiesta di stipula.

L’INAIL è esonerato da responsabilità per la regolarità degli elenchi, la corrispondenza dei dati, la riscossione coattiva, le variazioni non comunicate nei termini e con le modalità previste, gli errori nella compilazione e trasmissione dei modelli di pagamento e ogni altra responsabilità verso terzi derivante dallo svolgimento del servizio.

Disposizioni finali

Gli allegati alla circolare costituiscono parte integrante e sostanziale della disciplina. L’Istituto si riserva di emanare ulteriori istruzioni integrative e di dettaglio, in particolare sulle modalità di visualizzazione a schermo dei dati dell’allegato 3. Ogni ulteriore informazione può essere richiesta alla Direzione Centrale Rischi.