R.R. TAA 1/2021

Gestione dell’inventario dei beni mobili patrimoniali regionali

Il regolamento disciplina, per la Regione Autonoma Trentino-Alto Adige, la formazione, la gestione e l’aggiornamento dell’inventario dei beni mobili patrimoniali, nonché la conservazione elettronica dei relativi dati. La disciplina è strutturata per garantire una tenuta informatica permanente e coerente con i principi contabili e di classificazione vigenti.

Ambito, natura e funzione dell’inventario

L’inventario comprende l’insieme dei beni mobili patrimoniali dell’Amministrazione regionale, raccoglie dati contabili e tecnici e recepisce le modificazioni intervenute lungo tutto il ciclo di vita del bene. Ha carattere permanente e generale e confluisce nel Rendiconto generale dell’Amministrazione regionale. L’inventario si chiude al termine di ogni esercizio finanziario.

I beni sono considerati strumenti di produzione e di svolgimento delle funzioni istituzionali con utilità pluriennale. La classificazione avviene secondo la Tabella A allegata al regolamento.

Classificazione dei beni e beni inventariabili

I beni soggetti a inventariazione sono classificati nelle categorie indicate nella Tabella A, tra cui mezzi di trasporto, mobili e arredi, impianti e macchinari, attrezzature, hardware, armi, oggetti di valore, brevetti, software e altre immobilizzazioni materiali e immateriali.

Per alcune tipologie, come le opere d’arte e i beni di interesse storico-artistico, non si applica l’ammortamento secondo la normativa sui beni culturali e paesaggistici. È inoltre possibile trattare come universalità più beni mobili durevoli della stessa specie e natura con destinazione unitaria, invece che come beni singoli.

Beni di particolare interesse e materiale bibliografico

Le opere d’arte, i beni di interesse storico-artistico e le eventuali pubblicazioni di pregio in dotazione permanente agli uffici sono inventariati in una sezione separata, con indicazione puntuale dell’oggetto, del titolo, della provenienza se nota, del soggetto estimatore e di ogni informazione utile all’identificazione. Se esiste documentazione fotografica, si applicano le procedure di archiviazione e conservazione dell’Amministrazione regionale.

Libri e materiale bibliografico sono normalmente iscritti in un elenco tenuto dall’ufficio competente in materia di gestione del materiale bibliotecario, sotto la custodia del relativo direttore. Non vi rientrano le pubblicazioni distribuite al personale come strumenti di lavoro e gli elenchi, prontuari e simili soggetti a sostituzione periodica.

Consegnatari, sub-consegnatari e responsabilità

I beni soggetti a inventariazione sono affidati ai consegnatari mediante buono di carico o documento equipollente. La figura del consegnatario varia in base alla struttura: per gli uffici centrali, per gli uffici dei Giudici di Pace e per gli uffici giudiziari sono individuati specifici soggetti secondo le regole del regolamento; è inoltre previsto il possibile intervento del Dirigente competente in materia di patrimonio in caso di mancata individuazione.

I consegnatari possono avvalersi di sub-consegnatari, individuati tra i funzionari regionali. Consegnatari e sub-consegnatari rispondono della vigilanza, conservazione e corretto uso dei beni fino al formale discarico. Per i beni mobili affidati per debito di vigilanza non è dovuta la resa del conto giudiziale.

I consegnatari devono segnalare esigenze di manutenzione, custodia e conservazione, nonché gli spostamenti dei beni. In caso di furto, perdita o danneggiamento devono fornire una descrizione dettagliata e le giustificazioni necessarie per le eventuali azioni risarcitorie. L’ufficio competente raccoglie le denunce e segnalazioni presentate all’autorità giudiziaria.

Assegnatari dei beni

Per specifici beni assegnati ai singoli dipendenti o ad altri soggetti autorizzati si redigono appositi verbali, con indicazione del codice identificativo e della descrizione del bene. Gli assegnatari sottoscrivono i verbali e rispondono dei beni ricevuti fino al formale discarico, comunicando ogni spostamento ai rispettivi consegnatari.

Gestione degli automezzi

Il Responsabile dell’Autorimessa regionale è il consegnatario degli automezzi e li affida agli affidatari addetti alla conduzione delle autovetture di servizio, secondo il regolamento specifico richiamato. Gli affidatari rispondono della custodia, dell’uso conforme alle esigenze di servizio e della compilazione del registro di viaggio. Il Responsabile predispone periodicamente un prospetto aggiornato sugli automezzi.

Modalità di acquisizione dei beni

L’acquisizione a titolo oneroso è disciplinata dalla normativa comunitaria, statale e regionale vigente e deve avvenire nei limiti degli stanziamenti di bilancio. La donazione e l’acquisizione gratuita incrementano il patrimonio regionale, vanno contabilizzate tra le attività e sono soggette ad ammortamento; il carico inventariale è effettuato subito dopo l’approvazione dell’atto di accettazione.

In caso di trasferimento di funzioni per forza di legge, l’Amministrazione acquisisce nell’inventario i relativi beni strumentali. I beni di terzi trasferiti all’interno dell’Amministrazione secondo legge non sono ammortizzati e non concorrono al valore delle immobilizzazioni, ma sono iscritti nei conti d’ordine.

Criteri di valorizzazione inventariale

I beni sono iscritti al prezzo di acquisto comprensivo degli oneri fiscali, aumentato delle spese accessorie e diminuito degli eventuali sconti. I beni ricevuti in donazione, acquisiti gratuitamente o rinvenuti, se privi di documentazione originaria, sono valutati a stima o a valore di mercato, con possibilità di ricorrere a valutazione peritale secondo la normativa nazionale.

I beni acquisiti tramite riscatto da leasing sono iscritti per la somma dei canoni pagati al netto degli interessi. Le opere d’arte e i beni storico-artistici sono valutati in base ai costi di acquisizione o realizzazione oppure ai prezzi correnti di mercato o di stima. Per i beni già in possesso senza certezza documentale o sul prezzo di acquisto si applica il criterio della stima prudenziale, tenendo conto dei valori di mercato attuali, della vetustà e dello stato di conservazione.

Manutenzioni straordinarie

Gli interventi che incrementano la vita utile, la capacità produttiva o la sicurezza del bene sono qualificati come manutenzioni straordinarie. Il relativo costo è rilevato come incremento del valore del cespite principale.

Beni dell’Amministrazione regionale presso terzi

Quando beni inventariati sono ceduti in uso a soggetti esterni, l’Ufficio competente li assegna in comodato o con altre modalità previste dalla legge. La sottoscrizione e registrazione del documento di passaggio trasferisce all’affidatario la responsabilità per manutenzione e conservazione.

I beni dati a terzi seguono i criteri generali di inventariazione e ammortamento; il loro valore è iscritto nei conti d’ordine.

Carico inventariale e buoni di carico

Il registro inventariale di carico è tenuto in forma informatica e aggiornato sulla base dei buoni di carico emessi dall’Ufficio competente in materia di patrimonio. Il buono di carico deve indicare, tra l’altro, quantità, descrizione analitica, consegnatario ed eventuale assegnatario, ubicazione, modalità di acquisizione, riferimenti contabili, data e numero progressivo, numeri di inventario ed importo di acquisto o di stima.

Il buono è emesso solo dopo i controlli sulla regolarità della fornitura, compreso l’eventuale collaudo. Deve essere originato da una sola fattura, anche se a una fattura possono corrispondere più buoni. I beni devono essere numerati ed etichettati; le immobilizzazioni immateriali non prevedono buono di carico. Accessori e componenti complementari sono inventariati con lo stesso numero del bene principale, e per apparecchiature inscindibili si attribuisce un unico numero di inventario.

Scarico inventariale, fuori uso e cancellazione

Il registro inventariale di scarico è aggiornato sulla base dei verbali della Commissione per l’accertamento dei beni mobili da dichiarare fuori uso e dei conseguenti buoni di scarico, emessi dall’Ufficio competente in materia di patrimonio. Lo scarico può avvenire per cessione gratuita, alienazione a trattativa privata, logoramento, guasto, obsolescenza tecnica, distruzione per forza maggiore, furto o smarrimento e permuta.

La Commissione è nominata dalla Giunta regionale e valuta le richieste di scarico, la possibilità di riutilizzo o di cessione con profitto e ogni decisione connessa; di ogni riunione è redatto verbale conservato presso l’Ufficio competente. La cancellazione dall’inventario richiede una motivazione formale e può fondarsi su logoramento, guasto non riparabile o antieconomico, obsolescenza, inutilità sopravvenuta, furto o smarrimento, perdita per carico errato, o distruzione per cause di forza maggiore.

Con il buono di scarico il bene cessa di far parte del patrimonio, sotto il profilo fisico ed economico-patrimoniale. Per aggiornamenti dovuti a trasferimenti interni o a mero errore non è necessario l’intervento della Commissione.

In caso di perdita per eventi di forza maggiore, lo scarico richiede documentazione che escluda la responsabilità del consegnatario per negligenza o ritardo. Per furto o smarrimento è necessaria la denuncia all’autorità di pubblica sicurezza; se risultano responsabilità del consegnatario, questi deve reintegrare o risarcire il danno. Il successivo ritrovamento comporta una nuova presa in carico al valore originario o di stima.

Nel caso di permuta, il bene ceduto è cancellato al valore contabile iscritto in inventario, mentre il nuovo bene è valorizzato per l’intero prezzo. La cessione gratuita è possibile solo a favore di enti e associazioni senza scopo di lucro, secondo un ordine di priorità che privilegia interventi umanitari, di solidarietà e assistenza sociale, poi attività culturali, ricreativo-sportive e infine altri enti senza scopo di lucro. I beni fuori uso, non riparabili o obsoleti e privi di valore residuo possono essere destinati alla discarica nel rispetto della normativa ambientale. È vietata la cessione, anche con riscatto del valore residuo, al personale regionale e ai consiglieri o assessori regionali.

Beni non inventariabili

Sono esclusi dall’inventario i beni di facile consumo destinati a esaurirsi o deteriorarsi rapidamente entro un esercizio, i beni di valore unitario pari o inferiore a 300 euro IVA esclusa, salvo casi particolari motivati, le parti di ricambio e componenti di impianti fissi o particolari, le banche dati online e gli altri beni indicati nella Tabella B.

La Tabella B comprende, a titolo esemplificativo, piccoli arredi e accessori di modesto valore, materiale antincendio di scorta, componentistica elettrica minuta, piccoli accessori per automezzi, suppellettili ordinarie non di pregio, tendaggi e bandiere non pregiate, pubblicazioni e manualistica distribuite come strumenti di lavoro, stampati e supporti di registrazione, piccola componentistica informatica, piccola utensileria, pannelli esplicativi, cartellonistica mobile e accessori per cucina o servizi igienici.

Aggiornamento, verifiche e ricognizione periodica

L’Ufficio competente in materia di patrimonio cura le verifiche sulla consistenza fisica dei beni e controlla, anche a campione, la corrispondenza tra beni assegnati e risultanze inventariali. I consegnatari devono comunicare tempestivamente le variazioni; la modulistica e gli accessi ai software gestionali sono autorizzati e coordinati dall’Ufficio competente.

Ogni variazione di consistenza deve essere registrata prontamente. Almeno ogni cinque anni la Regione deve procedere alla ricognizione e al rinnovo degli inventari dei beni ad utilità pluriennale.

Norme finali, conservazione digitale e cambio di consegnatario

Con l’entrata in vigore del regolamento si considerano inventariati anche i beni emersi da ricognizioni straordinarie; per eventuali mancanze possono essere avviate azioni di responsabilità nei confronti dei consegnatari competenti. L’esito delle ricognizioni è comunicato sistematicamente ai consegnatari.

Le scritture inventariali sono conservate in modalità informatica e possono essere trasmesse telematicamente secondo il Codice dell’amministrazione digitale e le regole tecniche regionali. In caso di cambiamento del consegnatario, il Direttore dell’Ufficio competente coordina la sottoscrizione di un documento di passaggio tra uscente e subentrante, con indicazione di entrate e uscite, consistenza dei beni e date di consegna e riconsegna; la documentazione deve essere trasmessa e conservata presso l’Ufficio competente entro 15 giorni dalle operazioni.

Abrogazione e decorrenza

È abrogato il precedente regolamento del 1956, come successivamente modificato nel 2001 e nel 2019. Il nuovo regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione sul Bollettino Ufficiale della Regione del decreto di emanazione.