Circolare INAIL n. 2 dell'11 gennaio 2012

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2011

La circolare detta le istruzioni operative di fine esercizio per la chiusura della contabilità finanziaria 2011 e per la raccolta dei dati non ricavabili direttamente dalla contabilità integrata, necessari alla formazione del conto consuntivo. Le indicazioni sono rivolte alle strutture centrali e territoriali e si inseriscono nel processo di accentramento delle funzioni contabili presso le Direzioni regionali e la Direzione generale.

Quadro normativo e finalità

Il documento richiama, quale base regolamentare, la delibera del Presidente-Commissario Straordinario n. 31 del 27 febbraio 2009 e la delibera del Consiglio di Amministrazione n. 500 del 24 dicembre 2007. Lo scopo è assicurare la corretta chiusura dell’esercizio, la predisposizione del conto consuntivo e la raccolta di informazioni dettagliate su residui, garanzie, depositi e procedure contrattuali non ancora definite.

Operazioni preliminari di chiusura della contabilità

Per la chiusura della cassa, le somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali devono essere acquisite tramite la procedura "flussi monetari", con registrazione delle contabili di accredito e digitazione degli incassi, così da generare il MOC di Entrata di tipo "C", la reversale di incasso e l’aggiornamento dei saldi. In tal modo deve essere garantita la concordanza tra saldo contabile e saldo reale.

Le strutture devono inoltre ritirare dalla banca locale gli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2011, previa emissione del mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e del relativo ODP nella procedura "flussi monetari". Restano ferme le disposizioni già impartite con la comunicazione del 17 novembre 2011, prot. 8815.

Sottoconti di transito, storni e rettifiche

Alla data di chiusura della contabilità finanziaria deve essere azzerata la giacenza presente sui sottoconti di transito dei vari capitoli di bilancio, usati quando non era possibile una corretta imputazione contabile. Le strutture devono quindi effettuare una ricognizione tempestiva delle operazioni per individuare l’esatta imputazione delle partite, con l’obiettivo di chiudere tali sottoconti a fine esercizio.

Eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica devono essere digitate entro e non oltre il 3 febbraio 2012. Le unità interessate devono attenersi al materiale operativo in uso e completare inserimento e convalida delle rettifiche compatibilmente con il termine fissato.

Prospetto n. 1: depositi in conto corrente bancario e postale

Il prospetto n. 1 riguarda la situazione dei depositi in conto corrente al 31 dicembre 2011. Per ciascun conto devono essere indicati il saldo risultante dall’area funzionale "SAL - data INAIL" della procedura "flussi monetari", il saldo comunicato dalla banca o dalle poste e i MOC per tipologia. Il prospetto è compilabile e trasmissibile telematicamente tramite l’apposita funzione della procedura "flussi monetari".

Indipendentemente da tale adempimento, deve essere comunque inviata via mail alla Direzione Centrale Ragioneria la verifica di cassa del IV trimestre 2011. Per i modelli 139-C relativi al periodo 1° ottobre - 31 dicembre 2011, la trasmissione avverrà telematicamente alla Direzione Centrale Ragioneria dopo l’autorizzazione del responsabile della struttura. Per le strutture che non intrattengono rapporti di conto corrente con Unicredit S.p.A. è richiesto anche l’invio, via mail, della documentazione cartacea dei saldi e delle copie degli estratti conto del periodo indicato.

Prospetto n. 2: titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato

Il prospetto n. 2 serve a rilevare i titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione e presenti al 31 dicembre 2011, in coerenza con la circolare n. 71/1974. Per ciascun depositante devono essere indicati nominativo o ragione sociale, tipologia dei titoli con i relativi valori nominali e motivazione del deposito. Il prospetto va compilato e trasmesso telematicamente tramite la procedura di "contabilità integrata".

Prospetto n. 3: fidejussioni e attestazioni di vincolo

Le strutture centrali e territoriali devono rilevare anche le fidejussioni e le attestazioni di vincolo in essere al 31 dicembre 2011, compilando il prospetto n. 3. In tale prospetto non devono essere riportate le garanzie prestate dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto rappresentate da libretti di deposito vincolato. Anche questo prospetto deve essere trasmesso telematicamente tramite la procedura di "contabilità integrata".

Prospetto n. 4: procedure contrattuali avviate e non aggiudicate

Le prenotazioni di impegni di spesa relative a procedure contrattuali non concluse entro il 31 dicembre 2011 confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, ai sensi dell’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, per garantire la copertura finanziaria al momento dell’aggiudicazione. Le Direzioni centrali, le Direzioni regionali, le Direzioni provinciali di Trento e Bolzano e la Sede regionale di Aosta devono compilare il prospetto n. 4 indicando importo prenotato e validato, capitolo di bilancio, tipologia e oggetto della gara.

La circolare precisa che l’utilizzo dell’avanzo vincolato di amministrazione deve restare rigorosamente limitato alle procedure contrattuali ad evidenza pubblica di rilevante entità finanziaria. Anche il prospetto n. 4 deve essere trasmesso telematicamente tramite la procedura di "contabilità integrata".

Prospetto n. 5: riaccertamento dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2010

L’eliminazione dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2010 costituisce un’operazione particolarmente delicata, prevista dall’art. 43 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile. La procedura di contabilità finanziaria consente la compilazione e la trasmissione telematica del prospetto n. 5, nel quale vanno riepilogate le poste oggetto di cancellazione dalla massa residuale.

Per ogni capitolo devono essere indicati importi, causale del debito o credito, identificazione del debitore o creditore e motivazione dell’eliminazione della partita. Le strutture devono specificare in modo puntuale le ragioni del riaccertamento, evitando indicazioni generiche; la circolare evidenzia che tale dettaglio è richiesto anche per consentire la verifica del Collegio dei Sindaci. Il prospetto deve essere trasmesso alla Direzione Centrale Ragioneria entro e non oltre il 24 febbraio 2012.

Distinzione tra riaccertamento e crediti inesigibili

La circolare precisa che il riaccertamento concerne i residui privi di valido titolo giuridico di credito o di debito, e va quindi distinto dai crediti dichiarati inesigibili, per i quali il titolo giuridico invece sussiste. I crediti inesigibili non devono essere riportati nel prospetto n. 5.

Si richiama l’art. 79, comma 1, delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, secondo cui la dichiarazione di inesigibilità è proposta dal dirigente responsabile dopo aver esperito tutti gli atti per il recupero del credito, salvo il caso in cui il costo delle procedure coattive superi l’importo da recuperare, ed è adottata con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia.

Prospetto n. 6: situazione dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2011

Per evidenziare i titoli giuridici alla base delle poste residuali attive e passive esistenti al 31 dicembre 2011, anche se maturate negli esercizi precedenti, è predisposto il prospetto n. 6. Le Direzioni centrali e regionali devono compilarlo e trasmetterlo telematicamente alla Direzione Centrale Ragioneria entro il 24 febbraio 2012.

Nel prospetto devono essere riportate le singole poste creditorie e debitorie con indicazione analitica degli estremi del debitore o creditore e della causale del titolo giuridico che giustifica l’esistenza del residuo.

Esclusioni e casi particolari

Per i capitoli interessati dalla procedura informatica G.R.A. non devono essere eseguite operazioni di riaccertamento né di rilevazione dei residui, e non devono pertanto essere compilati i prospetti nn. 5 e 6, poiché la procedura riversa automaticamente i propri dati in contabilità finanziaria. Per gli Enti soppressi, gli uffici competenti devono comunque fornire nei termini previsti i dati richiesti, utilizzando nel frattempo gli strumenti informatici e organizzativi ancora in uso.

Termini, modalità e adempimenti finali

Tutti i prospetti allegati alla circolare devono essere inviati esclusivamente in via telematica, debitamente compilati, alla Direzione Centrale Ragioneria attraverso le procedure indicate. Le scadenze hanno carattere perentorio: il 3 febbraio 2012 per le operazioni di storno e rettifica, e il 24 febbraio 2012 per la trasmissione dei prospetti e per gli adempimenti relativi ai residui e al riaccertamento.

La circolare sottolinea la necessità di indicare con precisione le motivazioni delle cancellazioni e delle permanenze dei residui, al fine di garantire una acquisizione omogenea dei dati e una verifica tempestiva da parte della Direzione Centrale Ragioneria.