Circolare numero 65 del 10-5-2005

Visite ambulatoriali di controllo: verbale informatizzato e nuova procedura gestionale

La circolare disciplina l'introduzione di una procedura intranet unica per la gestione delle Visite Mediche di Controllo Ambulatoriali (VMC), con rilascio del verbale informatizzato e piena integrazione con gli archivi informatici dell'Istituto. Il documento si colloca nel percorso di informatizzazione dell'attività medico-legale e mira a standardizzare le verbalizzazioni, migliorare l'efficienza operativa e ridurre errori, tempi e contenzioso.

Contesto e finalità dell'intervento

Da alcuni anni i Centri Medico Legali INPS hanno progressivamente abbandonato la gestione cartacea degli atti certativi medico-legali in favore della verbalizzazione informatizzata. In tale quadro, il Coordinamento Centrale Area Malattia e Maternità ha promosso iniziative dirette a ridurre i costi della non qualità e a ottimizzare il processo, fino alla realizzazione di un applicativo dedicato alla gestione delle visite ambulatoriali di controllo.

La circolare evidenzia che le VMC rappresentano un'attività di notevole rilievo quantitativo e qualitativo: costituiscono circa un terzo di tutte le visite medico-legali eseguite presso i CML, superano le 100.000 unità annue e comportano valutazioni particolarmente delicate per gli effetti economici che producono sia sul lavoratore sia sull'INPS.

Quadro normativo e casi di effettuazione delle VMC

Vengono richiamati i principali passaggi normativi che hanno trasferito la competenza sulle visite ambulatoriali dai presidi sanitari delle UUSSLL ai Centri Medico Legali INPS:

• Circolare INPS n. 7 del 5 gennaio 1995, punto 5, per i casi in cui l'assicurato contesti l'esito della visita di controllo domiciliare;
• art. 9 del D.M. 18 aprile 1996 e circolari INPS n. 159 del 1 agosto 1996, punto 1.3, e n. 111 del 14 maggio 1997, punto 10, per i casi di assenza del lavoratore alla visita domiciliare;
• art. 10 del D.M. 12 ottobre 2000 e circolare INPS n. 4 dell'8 gennaio 2001, punto 11, per i casi in cui, per particolari verifiche sanitarie e/o amministrative, l'INPS può disporre direttamente visite ambulatoriali avvalendosi dei propri medici.

La normativa richiamata prevede che la contestazione dell'esito della visita domiciliare sia fatta valere immediatamente dall'assicurato al medico di controllo, con obbligo di annotazione sul referto ai sensi dell'art. 6 del D.M. 15 luglio 1986 e con invito a visita ambulatoriale nel primo giorno utile presso il gabinetto diagnostico della sede INPS interessata, secondo l'art. 10, comma 1, del D.M. 12 ottobre 2000. La decisione definitiva delle controversie medico-legali viene attribuita al coordinatore sanitario della sede o a medici di sede formalmente delegati.

Ambito delle verifiche clinico-medico-legali

Per le ipotesi di particolari verifiche clinico/medico-legali, la circolare precisa che la normativa vigente non individua in modo tassativo le situazioni rilevanti, ma indica alcuni casi in cui può rendersi necessaria la visita ambulatoriale, purché sia preliminarmente accertata la possibilità per l'assicurato di raggiungere il Centro Medico Legale INPS. In particolare, possono essere considerate rilevanti le verifiche di condizioni patologiche:

• particolarmente protratte o reiterate, tali da far ipotizzare situazioni di particolare intensità morbosa o fenomeni distorsivi o surrettizi dell'evento;
• riconducibili a infortunio sul lavoro o malattia professionale, quando vi siano dubbi sulla competenza medico-legale del caso oppure in caso di prosecuzione della malattia dopo il giudizio di chiusura dell'inabilità temporanea totale emesso da INAIL;
• suggestive di possibili azioni surrogatorie da attivare per responsabilità di terzi;
• tali da richiedere, per una disamina medico-legale analitica ed esaustiva, l'acquisizione di notizie anamnestiche e cliniche più dettagliate.

La nuova procedura intranet e il verbale informatizzato

Per colmare l'assenza di un modello cartaceo o informatico uniforme su tutto il territorio nazionale, il Coordinamento Centrale Malattia e Maternità ha progettato, con lo sviluppo della Direzione Centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni, una procedura intranet di gestione delle visite ambulatoriali. La soluzione è pensata con interfacce di colloquio intuitive ed è destinata ai Dirigenti Medici e ai Collaboratori sanitari di sede.

L'applicativo consente di aggiornare direttamente gli archivi AS400 delle VMC e di statisticare le attività in modo automatico ed esaustivo, eliminando le precedenti registrazioni manuali. La circolare sottolinea i principali vantaggi del sistema:

• produzione diretta del verbale informatizzato, colmando il vuoto di modulistica;
• tutela della privacy del lavoratore, poiché la relazione medica è consultabile esclusivamente dal Centro Medico Legale;
• inserimento del codice nosologico della malattia e di quello mansionistico del lavoratore, per migliorare l'appropriatezza della prognosi medico-legale.

Funzioni operative della procedura

La nuova gestione delle VMC ambulatoriali, articolata secondo una gerarchia di autorizzazioni locali, regionali e nazionali, prevede:

• identificazione dell'assicurato da sottoporre a visita;
• identificazione della VMC domiciliare che ha dato origine al controllo ambulatoriale;
• acquisizione dei dati medico-legali e delle eventuali dichiarazioni dell'assicurato;
• stampa del modello di verbale compilato in più copie, da firmare dall'assicurato e dal medico;
• stampa del modello da consegnare all'UDP PSR per la gestione delle giustificazioni delle assenze alla VMC domiciliare;
• predisposizione di statistiche riepilogative per periodo e per medico.

Collegamento con AS400 e automatismi conseguenti

Il collegamento con la procedura AS400 delle VMC rende possibile ulteriori automatismi gestionali:

• registrazione della VMC come visita di tipo "Ambulatoriale Inps", eventualmente collegata alla visita domiciliare;
• individuazione dei soggetti senza diritto all'indennità di malattia INPS, per i quali vengono emesse fatture a carico dei datori di lavoro;
• predisposizione di eventuali lettere di sanzione;
• controllo, in fase di acquisizione o variazione di una VMC domiciliare, della presenza di una visita ambulatoriale INPS.

Secondo la circolare, tale integrazione consente anche un riscontro immediato della situazione dell'assicurato e la consultazione dei precedenti, qualora sia necessario ricostruirne la storia anamnestica.

Manuale operativo e decorrenza dell'obbligo

Alla circolare è allegato un manuale operativo per l'utilizzo della procedura intranet, qualificato come guida semplice per la soluzione dei principali dubbi pratici e indicato come parte integrante del provvedimento. Gli aggiornamenti successivi saranno disponibili sul sito intranet dell'Istituto, nell'area dedicata alla manualistica delle procedure informatiche per le prestazioni non pensionistiche e, in particolare, alle visite mediche di controllo ambulatoriali.

La circolare dispone infine che la procedura debba essere adottata da tutte le sedi con effetto immediato e che i Centri Medico Legali vi inseriscano obbligatoriamente tutte le VMC ambulatoriali espletate, così da consentire il funzionamento automatico delle procedure collegate, comprese la predisposizione di fatture e lettere sanzionatorie.