Circolare numero 12 del 10-1-2002

Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

La circolare esamina le innovazioni introdotte dal Testo unico sulla documentazione amministrativa, con particolare riguardo agli effetti per l’Istituto e ai rapporti con gli utenti. Per la parte non innovativa viene richiamata la circolare n. 182 del 29 settembre 1999.

Finalità e metodo espositivo

Il Testo unico mira a riordinare organicamente la materia della documentazione amministrativa, superando norme non più attuali e introducendo strumenti di semplificazione. La circolare sceglie un esame per argomenti, anziché seguire l’ordine degli articoli, per fornire alle strutture uno strumento pratico e uniforme. Eventuali dubbi interpretativi possono essere sottoposti alla Direzione Generale.

Soggetti tenuti ad accettare le dichiarazioni sostitutive

Le norme sulle dichiarazioni sostitutive si applicano:

• a tutte le amministrazioni pubbliche;
• ai gestori di servizi pubblici nei rapporti reciproci e con l’utenza;
• ai privati che vi consentano.

Per i privati non vi è obbligo di accettazione, ma solo facoltà, in coerenza con la salvaguardia della loro autonomia. La circolare richiama il recepimento dell’innovazione introdotta dalla legge n. 340 del 24 novembre 2000, art. 2.

Cittadini extracomunitari e documentazione estera

Per i cittadini extracomunitari l’uso delle dichiarazioni sostitutive non è più subordinato alla residenza in Italia, ma richiede il possesso di un regolare permesso di soggiorno. Tuttavia la possibilità resta limitata a status, qualità personali e fatti che siano certificabili o attestabili da soggetti pubblici italiani; anche lo stato civile è autocertificabile solo se verificabile presso l’anagrafe o l’ufficio di stato civile italiano.

La circolare introduce una rilevante eccezione: quando i cittadini extracomunitari autorizzati a soggiornare in Italia si avvalgono delle dichiarazioni sostitutive degli artt. 46 e 47 per materie oggetto di convenzioni internazionali tra l’Italia e il loro Paese di provenienza, non si richiede più la certificabilità da parte di soggetti pubblici italiani.

Nei casi diversi da quelli indicati, per attestare status, qualità personali e fatti occorre produrre certificati o attestazioni dell’autorità estera competente, con traduzione italiana autenticata dalla autorità consolare italiana e previa ammonizione sulle conseguenze penali in caso di dichiarazioni non veritiere. Per i cittadini extracomunitari residenti all’estero si rinvia a quanto già stabilito dalla circolare n. 182/1999.

Documenti di riconoscimento e documenti scaduti

Quando il Testo unico richiede un documento di identità, esso può essere sostituito da documenti di riconoscimento equipollenti. La circolare elenca tra questi:

• passaporto;
• patente di guida;
• patente nautica;
• libretto di pensione con fotografia;
• patente di abilitazione alla conduzione di impianti termici;
• porto d’armi;
• tessere di riconoscimento con fotografia e timbro o altra segnatura equipollente, rilasciate da una amministrazione dello Stato.

Inoltre, il Testo unico consente di comprovare stati, qualità personali e fatti risultanti da un documento scaduto, purché l’interessato dichiari in calce alla fotocopia che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.

Dichiarazioni sostitutive di certificazione

Il Testo unico amplia il ricorso all’autocertificazione. La circolare ricorda che l’Istituto, come pubblica amministrazione, non può richiedere certificati quando è possibile l’autocertificazione, né documenti già in possesso di un’altra pubblica amministrazione.

Possono essere comprovati con dichiarazione sostitutiva i seguenti stati, qualità personali e fatti:

• data e luogo di nascita, residenza, cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato civile;
• stato di famiglia ed esistenza in vita;
• nascita del figlio e decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale, specializzazione, abilitazione, formazione, aggiornamento e qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche per benefici previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con indicazione dell’ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di dati presenti nell’anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante, tutore, curatore e simili;
• iscrizione ad associazioni o formazioni sociali;
• situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari;
• assenza di condanne penali, misure di prevenzione, decisioni civili e provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale;
• assenza di conoscenza di procedimenti penali a carico;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• assenza di liquidazione, fallimento o domanda di concordato.

La circolare precisa che la voce sugli iscritti in albi, registri o elenchi comprende anche registri ed elenchi speciali, come quelli per invalidi civili, ciechi e sordomuti. Tra i benefici autocertificabili rientrano anche le prestazioni previdenziali e assistenziali erogate dall’Istituto. Quanto agli obblighi contributivi, se l’Istituto ha già notificato un addebito per mancato o inesatto versamento, la contestazione non può basarsi su autocertificazione ma richiede l’esibizione della ricevuta originale.

L’autocertificazione delle situazioni risultanti dal foglio matricolare o dallo stato di servizio può essere utilizzata per l’accreditamento di contributi figurativi, per il ripristino o la concessione di prestazioni di disoccupazione e per il riconoscimento di benefici.

Forma, sottoscrizione e limiti dell’autocertificazione

Le dichiarazioni sostitutive di certificazione:

• devono essere sottoscritte dall’interessato;
• possono essere prodotte anche contestualmente all’istanza;
• possono essere presentate da persona diversa dal dichiarante, inviate via fax senza fotocopia del documento di identità, o trasmesse per via telematica;
• hanno il medesimo valore del certificato sostituito.

Resta esclusa l’autenticazione della firma e non è dovuta l’imposta di bollo. Continua invece il divieto di ricorrere all’autocertificazione per certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CEE, di marchi e brevetti.

Dichiarazione sostitutiva di atto notorio

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio riguarda stati, qualità personali e fatti conosciuti direttamente dall’interessato e non compresi nell’elenco dell’art. 46. La circolare evidenzia che il Testo unico ne amplia il campo di applicazione consentendo di attestare la conformità all’originale di:

• atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
• pubblicazioni, titoli di studio o titoli di servizio;
• documenti fiscali che i contribuenti privati devono conservare obbligatoriamente.

Può inoltre essere utilizzata per dichiarare lo smarrimento di documenti di riconoscimento o di documenti attestanti stati e qualità personali, ai fini del rilascio del duplicato, salvo i casi in cui la denuncia all’autorità giudiziaria sia espressamente obbligatoria.

Autenticazione della firma e presentazione delle istanze

La circolare segnala la generalizzazione dell’esonero dall’autenticazione della firma per tutte le dichiarazioni sostitutive di atto notorio e per le istanze rivolte alla pubblica amministrazione. La firma si considera regolarmente autenticata quando:

• la dichiarazione è sottoscritta in presenza del responsabile del procedimento o del dipendente addetto;
• l’atto è inoltrato o trasmesso anche via fax, con fotocopia non autenticata del documento di identità allegata al fascicolo;
• l’atto è trasmesso per via telematica con firma digitale oppure con identificazione tramite carta di identità elettronica.

Per le istanze e dichiarazioni sostitutive di atto notorio rivolte all’Istituto e inoltrate tramite ente di patronato, la circolare precisa che deve essere allegata la fotocopia non autenticata del documento di identità.

Le stesse modalità di sostituzione dell’autentica valgono in tutti i casi in cui sia necessario presentare una dichiarazione sostitutiva di atto notorio alla pubblica amministrazione, anche se non collegata a una specifica istanza. Rimane inoltre l’esenzione dall’autenticazione per le domande di partecipazione a selezioni per l’assunzione presso tutte le pubbliche amministrazioni.

Benefici economici e deleghe alla riscossione

L’art. 21, comma 2, del Testo unico mantiene l’obbligo di autenticazione per le istanze o dichiarazioni sostitutive di notorietà presentate agli organi della pubblica amministrazione al fine della riscossione, da parte di terzi, di benefici economici. Di conseguenza, le deleghe alla riscossione da parte dei titolari continuano ad essere autenticate secondo le modalità vigenti, dal dipendente INPS ricevente o da altro pubblico ufficiale abilitato.

Gare di appalto e dichiarazioni dei datori di lavoro

Poiché le disposizioni di semplificazione si applicano anche alle procedure di gara, la circolare chiarisce che i datori di lavoro possono autocertificare, ai sensi dell’art. 46:

• l’iscrizione alla camera di commercio;
• l’adempimento degli obblighi contributivi;
• l’assenza di condanne penali e di provvedimenti di prevenzione, decisioni civili e provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale;
• l’assenza di procedimenti penali a proprio carico e di cause ostative ai sensi della normativa richiamata;
• la non sussistenza di stati di liquidazione, fallimento o concordato.

Con dichiarazione sostitutiva di atto notorio, ai sensi dell’art. 47, possono inoltre essere indicati:

• i dati relativi ai bilanci e al fatturato d’impresa;
• il numero dei dipendenti, quando inferiore a quindici, ai fini della non applicabilità della normativa sulla tutela dei disabili.

Per la certificazione dell’ottemperanza alle norme sul diritto al lavoro dei disabili, non rientrante nell’art. 46, resta ferma la disciplina dell’art. 17 della legge n. 68/1999.

Impedimento alla sottoscrizione o alla dichiarazione

Il Testo unico introduce due rilevanti innovazioni: oltre al caso di chi non sa o non può firmare, è previsto l’impedimento temporaneo alla dichiarazione per motivi di salute. Per ragioni di riservatezza, non deve più essere indicata la causa dell’impedimento alla sottoscrizione.

In caso di impedimento temporaneo per motivi di salute, l’interessato può essere sostituito da un familiare stretto, la cui identità deve essere verificata dal funzionario. L’ordine degli abilitati è rigoroso:

• coniuge;
• figli;
• altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.

La circolare precisa che sono esclusi gli affini.

Responsabilità dei funzionari e tutela dell’Istituto

Il Testo unico rafforza la responsabilità disciplinare dei pubblici funzionari in caso di violazione dei doveri d’ufficio. Costituiscono fattispecie rilevanti:

• la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive;
• la richiesta di certificati nei casi in cui sia ammessa l’autocertificazione o quando i dati siano già nella disponibilità di una pubblica amministrazione;
• il rifiuto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante documenti di riconoscimento, che hanno lo stesso valore dei certificati.

In questi casi l’amministrazione procedente deve acquisire d’ufficio le informazioni o accettare la dichiarazione sostitutiva. Se il rifiuto comporta, oltre i termini di legge, l’omissione dell’atto richiesto, può configurarsi anche la responsabilità penale di cui all’art. 328 c.p.

Assenza di responsabilità in caso di falsità delle dichiarazioni

Salvo dolo o colpa grave, l’Istituto, i singoli operatori che ricevono le dichiarazioni, i responsabili dei procedimenti e dei provvedimenti sono esenti da responsabilità disciplinari, patrimoniali e penali se l’atto è adottato sulla base di dichiarazioni o documenti successivamente rivelatisi falsi o non veritieri. In tali ipotesi la responsabilità ricade esclusivamente sul cittadino dichiarante, che decade dai benefici ottenuti e può essere denunciato all’autorità giudiziaria.

Richiami finali

Restano confermate le istruzioni già impartite con la circolare n. 182/1999 per le disposizioni non modificate. I criteri e le modalità dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive saranno oggetto di una successiva circolare dedicata.