Circolare n. 52 del 28 settembre 2009

Comunicazione unica al Registro delle imprese: iscrizione INAIL dal 1° ottobre 2009

La circolare disciplina l’avvio, dal 1° ottobre 2009, della piena operatività dell’iscrizione all’INAIL tramite Comunicazione unica al Registro delle imprese. L’intervento si colloca nel quadro della semplificazione amministrativa per la nascita dell’impresa e chiarisce effetti, limiti e modalità operative del nuovo sistema telematico.

Quadro normativo e decorrenza

La circolare richiama il complesso normativo che regge l’istituto, in particolare:

• decreto-legge 31 gennaio 2007, n. 7, art. 9, convertito dalla legge 2 aprile 2007, n. 40;
• decreto-legge 1° luglio 2009, n. 78, art. 23, comma 13, convertito dalla legge 3 agosto 2009, n. 102;
• decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 maggio 2009, recante le regole tecniche;
• decreto interministeriale 2 novembre 2007, di approvazione del modello;
• circolare INAIL 8 febbraio 2008, n. 8.

Viene chiarito che, a seguito della modifica normativa introdotta dal decreto-legge n. 78/2009, la disciplina della Comunicazione unica trova applicazione dal 1° ottobre 2009. Da quella data è quindi attiva l’iscrizione INAIL tramite Comunicazione unica per la nuova impresa, mentre il servizio per variazioni e cessazioni sarà attivo in un secondo momento.

Ambito di applicazione della Comunicazione unica

La Comunicazione unica per la nascita dell’impresa è descritta come uno strumento telematico unico che consente di adempiere contemporaneamente verso più amministrazioni. In base all’articolo 9 del decreto-legge n. 7/2007, essa vale:

• per gli adempimenti al Registro delle imprese;
• ai fini previdenziali e assistenziali, nei limiti individuati dal DPCM;
• ai fini fiscali;
• per l’ottenimento del codice fiscale e della partita IVA.

La circolare evidenzia che, se ne ricorrono i presupposti di legge, la ricevuta del Registro delle imprese consente l’immediato avvio dell’attività imprenditoriale.

La Comunicazione unica comprende:

• dichiarazione di inizio attività ai fini IVA e richiesta di attribuzione di codice fiscale e/o partita IVA;
• domanda di iscrizione al Registro delle imprese;
• denuncia di iscrizione all’assicurazione obbligatoria INAIL;
• domanda di iscrizione all’INPS;
• domanda di iscrizione all’albo delle imprese artigiane, secondo le intese con le Regioni.

Sono esclusi i soggetti che, pur tenuti all’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, non hanno qualità di impresa, come i datori di lavoro pubblici.

La legge estende l’utilizzo della Comunicazione unica anche alle modifiche e cessazioni dell’attività d’impresa. Per l’INAIL, tuttavia, la circolare precisa che rientrano nel perimetro applicativo solo alcune fattispecie:

• variazioni anagrafiche del codice ditta, come ragione sociale, legale rappresentante, sede legale e simili, a codice fiscale invariato;
• aperture e cessazioni di PAT connesse alle sedi di lavoro;
• cessazione del codice ditta per cessazione dell’attività.

Restano escluse le variazioni relative al rischio assicurato ai sensi delle tariffe dei premi e le variazioni dei dati retributivi/classificativi del rapporto assicurativo.

Denuncia di iscrizione INAIL e contenuto della pratica

Nel modello di Comunicazione unica è presente la denuncia di esercizio INAIL, che deve essere compilata con gli stessi dati previsti dal modello cartaceo e dal servizio online Punto Cliente. La denuncia tramite Comunicazione unica è ammessa quando, contestualmente, l’utente trasmette al Registro delle imprese:

• la domanda di iscrizione con immediato inizio dell’attività;
• la dichiarazione di inizio attività per impresa già iscritta.

La circolare richiama inoltre il principio secondo cui la denuncia di iscrizione deve essere presentata all’Istituto assicuratore contestualmente all’inizio dell’attività e che per ogni singola sede di lavoro devono essere indicati tutti gli elementi richiesti dal modulo INAIL.

Modalità di presentazione, firma digitale e strumenti tecnici

La Comunicazione unica richiede la firma digitale e va presentata all’ufficio del Registro delle imprese territorialmente competente:

• in modalità telematica, tramite Web Browser o Web Service;
• oppure mediante supporto informatico consegnato fisicamente allo sportello competente.

La procedura è interamente telematica e utilizza il software gratuito ComUnica, predisposto dalle Camere di commercio, che guida l’utente nella compilazione. Sul sito registroimprese.it è disponibile la guida alla compilazione della Comunicazione unica d’impresa.

Le specifiche tecniche del formato elettronico per la denuncia INAIL sono pubblicate sul sito dell’INAIL.

Requisiti degli utenti e ruolo della PEC

Per trasmettere la Comunicazione unica occorre essere in possesso di:

• firma digitale rilasciata con certificato qualificato;
• credenziali Telemaco;
• indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) dell’impresa.

Nel caso di invio tramite Web Browser, l’accesso avviene tramite Carta nazionale dei servizi, carta di identità elettronica o carta con certificato standard CNS di autenticazione. Nel caso di Web Service, la connessione avviene tramite scambio di certificato digitale tra le applicazioni.

La PEC riveste un ruolo centrale nel procedimento, perché ricevute e comunicazioni vengono inviate a tale indirizzo, oltre che al mittente. Se l’impresa non dispone di una PEC, lo dichiara nella Comunicazione unica e la Camera di commercio le assegna immediatamente e senza costi una casella PEC ai soli fini del procedimento. La circolare precisa che questa ipotesi riguarda esclusivamente le imprese individuali, poiché per le società l’indicazione della PEC è già obbligatoria in sede di iscrizione al Registro delle imprese.

Presentazione da parte di intermediari

La Comunicazione unica può essere presentata direttamente dal legale rappresentante oppure da un intermediario. Se nella pratica è inclusa la denuncia di iscrizione all’INAIL, la stessa deve essere firmata digitalmente da un soggetto abilitato agli adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza sociale ai sensi della legge n. 12/1979.

La circolare segnala che è stata prevista una funzione di import/export per lo scambio della pratica ComUnica tra i diversi soggetti coinvolti negli adempimenti di apertura della nuova impresa. Inoltre, per i controlli automatizzati, nel modulo INAIL è stata inserita una maschera che indica la tipologia del denunciante:

• responsabile dell’impresa;
• consulente del lavoro;
• altro professionista equiparato ai sensi della legge n. 12/1979;
• servizio istituito da associazione di categoria.

Se il denunciante è un intermediario, questi deve risultare registrato in Punto Cliente; al momento dell’abilitazione, le sedi INAIL verificano il possesso dei requisiti previsti dalla legge n. 12/1979.

Controlli del sistema, irricevibilità e protocollazione

Il sistema informatico del Registro delle imprese verifica che i soggetti dichiaranti e firmatari siano titolati a rappresentare l’impresa presso gli enti interessati. Se i controlli hanno esito negativo, la Comunicazione è irricevibile e l’informazione viene notificata immediatamente alla casella PEC dell’impresa.

Se i controlli sono superati, la Comunicazione unica è protocollata immediatamente; per le trasmissioni telematiche la protocollazione avviene automaticamente. Il sistema rilascia quindi la ricevuta, documento informatico con marcatura temporale e firma digitale, che costituisce titolo per l’immediato avvio dell’attività imprenditoriale, se ne sussistono i presupposti di legge. La ricevuta viene inviata alla PEC dell’impresa e al mittente.

Le comunicazioni verso gli enti e verso gli interessati avvengono esclusivamente durante l’orario d’ufficio delle Camere di commercio.

Gestione della denuncia INAIL dopo la trasmissione

Per le denunce di iscrizione trasmesse all’INAIL, il sistema informatico dell’Istituto:

• attribuisce automaticamente il codice ditta;
• assegna il numero di posizione assicurativa territoriale (PAT) per ogni sede di lavoro indicata;
• smista la denuncia alla sede INAIL territorialmente competente in base alla sede legale dell’impresa.

Se, in sede istruttoria, l’impresa risulta già assicurata oppure non soggetta all’obbligo assicurativo, la sede competente comunica via PEC l’annullamento del codice ditta e del PAT assegnati automaticamente.

La circolare precisa che l’istruttoria delle denunce non presenta novità rispetto alla disciplina vigente; restano quindi applicabili le regole ordinarie dell’INAIL. È inoltre ribadito che il certificato di assicurazione deve essere emesso entro trenta giorni, salvi i più brevi termini medi fissati dagli obiettivi annuali dell’Istituto.

Periodo transitorio e superamento del vecchio sistema

L’articolo 9, comma 9, del decreto-legge n. 7/2007, come richiamato dalla circolare, abroga con effetto dal 1° ottobre 2009 le disposizioni sull’"iscrizione unica ai fini previdenziali ed assistenziali" presso gli sportelli polifunzionali. Le norme abrogate riguardavano il vecchio modello di sportello fisico, concepito nel 1991 come punto di accesso presso le amministrazioni interessate, sebbene supportato da collegamenti telematici.

La nuova Comunicazione unica sostituisce integralmente quel sistema. È però previsto un periodo transitorio di sei mesi, decorrente dal 1° ottobre 2009, durante il quale imprese e intermediari possono ancora utilizzare le modalità previgenti.

Istruzioni operative per le sedi INAIL e monitoraggio

Sul piano operativo, la circolare chiarisce che le denunce presentate tramite ComUnica sono trattate come le denunce di iscrizione web già provenienti da Punto Cliente. Nella lista dei documenti da lavorare in GRA, le pratiche provenienti da ComUnica devono essere identificate come "Web Registro imprese" e ricevere assoluta precedenza.

Per favorire la diffusione del nuovo servizio e l’assistenza agli utenti, le Camere di commercio organizzeranno incontri con le amministrazioni interessate. Presso ciascuna sede deve essere individuato un referente incaricato di curare l’informazione su:

• obblighi;
• termini;
• contenuto delle denunce di iscrizione INAIL;
• soggetti legittimati a operare ai sensi della legge n. 12/1979.

Gli utenti possono seguire lo stato della pratica tramite Punto Cliente, nella funzione Consultazione - Stato pratica. È inoltre raccomandato illustrare le nuove modalità di iscrizione in ogni occasione utile, compresi gli incontri con gli intermediari in vista dell’autoliquidazione.

Le Direzioni regionali conservano le funzioni di coordinamento e controllo delle iniziative locali e devono monitorare le denunce provenienti dal Registro imprese tramite l’applicazione intranet dedicata, selezionando la provenienza "Registro imprese" nel cruscotto GRA.