Circolare numero 161 del 24-12-2010

Chiusura contabile dell’esercizio 2010 e adempimenti nel periodo suppletivo

La circolare detta le istruzioni operative per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2010, fissando un calendario dettagliato di scadenze, verifiche, scritture di assestamento e invio di rendiconti. Il testo insiste sulla necessità di utilizzare la procedura di controllo richiamata nel messaggio n. 2365 del 24 gennaio 2006, di assicurare il monitoraggio da parte delle Direzioni regionali e di rispettare rigorosamente i termini indicati per consentire la predisposizione e l’approvazione del bilancio consuntivo.

Ambito e finalità delle istruzioni

Le operazioni di chiusura dell’esercizio 2010, nonché le comunicazioni dei dati e delle notizie contabili, devono essere effettuate secondo il calendario e le istruzioni contenuti nei punti I, II, III, IV e V della circolare. L’epoca di riferimento è la chiusura del "periodo suppletivo", fissata al 31 gennaio 2011, mentre per le operazioni di cassa la chiusura è anticipata al 21 gennaio 2011. La circolare precisa inoltre che le procedure automatizzate conferenti devono essere adeguate assumendo come termine ultimo il 24 gennaio 2011 per la produzione dei dati da inserire nel sistema contabile.

Termini di chiusura e limiti alle registrazioni

Dal 21 gennaio 2011 non possono più essere effettuate registrazioni di cassa in competenza 2010; dal 31 gennaio 2011 cessa la possibilità di registrazioni in conto precedente esercizio nel periodo suppletivo, salvo quanto previsto per eventuali autorizzazioni centralizzate successive. La chiusura del periodo suppletivo al 31 gennaio si riferisce agli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità e non esclude che le procedure automatiche conferenti e i documenti manuali debbano essere trasmessi con anticipo sufficiente per consentire le registrazioni e le eventuali scritture di assestamento.

Adempimenti relativi al periodo suppletivo

Nel primo blocco operativo la circolare disciplina una serie di attività da completare entro il 10, 21, 24 e 31 gennaio 2011.

• Entro il 10 gennaio 2011 devono essere imputate al conto GPA 55/000 le partite trasferite ad altre Sedi o alla Direzione generale; i programmi impediscono la movimentazione oltre tale data. I modelli SC/10R emessi nel periodo suppletivo devono essere spediti per espresso entro il 10 gennaio e le "partite iniziate" devono essere trasmesse entro il 14 gennaio 2011.
• Dopo il 10 gennaio e fino al 31 gennaio 2011, le partite da trasferire ad altre unità funzionali non possono più essere contabilizzate al GPA 55/000, ma devono essere imputate ai conti GPA 51/099 e GPA 52/099, salvo alcune eccezioni espressamente indicate per specifiche tipologie di saldi attivi.
• Entro il 21 gennaio 2011 devono essere effettuate le imputazioni definitive sui conti correnti bancari, postali e di tesoreria per operazioni con contabili emesse entro il 31 dicembre 2010, inclusi entrate e uscite, interessi bancari, spese di tenuta conto, definizione di entrate da Enti, pareggi di mandati, girofondi e trasferimenti fondi.
• Entro la stessa data vanno contabilizzati i flussi telematici di cassa disponibili secondo il calendario riportato dalla circolare: PF1 e PF2 l’11 gennaio, De.U. il 17 gennaio e T.E.F. il 20 gennaio. Le Sedi devono verificare i flussi non contabilizzati tramite gli appositi programmi di visualizzazione.
• Sempre il 21 gennaio 2011, prima della chiusura dei flussi di cassa, vengono attivati centralmente i programmi di definizione o annullamento automatico di preacquisizioni non contabilizzate, con regole distinte per incassi De.U., incassi tramite concessionari, flussi TEF, versamenti da Enti, rate di pensione PF1/PF2 e mandati preacquisiti non eseguiti dagli Enti collettori.
• Il 24 gennaio 2011 le Sedi devono stampare il modello FL02, il modello FL02/bis in test, il modello MF1 del periodo 13/2010 e verificare i saldi di fine esercizio. Se tutto coincide, si procede alla stampa effettiva del FL02/bis per la chiusura definitiva dell’esercizio finanziario 2010.
• In presenza di differenze tra situazione conti, MF1 ed estratti conto bancari o postali, le eventuali correzioni possono essere eseguite solo il 25 gennaio 2011, giorno in cui l’esercizio 2010 viene chiuso definitivamente.

Contabilizzazioni fuori cassa e operazioni particolari entro il 31 gennaio 2011

Entro il 31 gennaio 2011 devono essere effettuate le imputazioni fuori cassa e altre registrazioni di fine esercizio:

• contabilizzazione degli interessi maturati nel 2010 sui conti correnti bancari e postali, accreditati con contabili emesse nel 2011, mediante il conto GPA 00/091; se le spese di tenuta conto superano gli interessi, l’eccedenza va imputata al GPA 10/099;
• sistemazione delle operazioni attribuite al GPA 00/091 o GPA 10/099 mediante registrazioni corrispondenti nell’esercizio 2011;
• definizione al GPA 55/000 delle partite ricevute da altre Sedi e dalla Sede centrale nell’anno 2010, con stampa preventiva della lista delle partite ricevute;
• riparto del saldo del conto GPA 52/046, che deve risultare chiuso a pareggio;
• registrazione del riparto del movimento annuo dei conti GPA 52/085 e 51/085 per le Sedi di Latina e Frosinone;
• verifiche sulla corretta contabilizzazione dei files prodotti dalle procedure DM, contributi dei domestici, prosecutori volontari, pescatori autonomi, riscatti e ricongiunzioni, agricoltura, recupero indebiti, lettura ottica dei contributi fissi e acconti pensioni internazionali;
• assunzione delle prestazioni di competenza 2010 liquidate e non pagate ai conti di uscita, con le eccezioni espressamente previste per pensioni, prestazioni temporanee automatizzate e spese di funzionamento o impieghi patrimoniali;
• contabilizzazione dei flussi telematici di ripartizione contabile delle pensioni pagate o riaccreditate nel 2010 come operazioni "fuori cassa".

Scritture di assestamento e rettifiche

La sezione II elenca le scritture di assestamento che le Sedi devono completare entro il 31 gennaio 2011. Tra queste figurano:

• le scritture rettificative previste dalla circolare n. 286 B / n. 693 Rg. del 13 novembre 1982 per trasferimenti di contributi tra gestioni, rimborsi effettuati con modelli 030 (RCO), rimborsi per periodi fino al 31 dicembre 1979 con modelli C.I. 125/C e storni dal conto GPA 52/033;
• l’attribuzione ai conti di pertinenza degli importi sui conti ARR 52/011, COR 52/011, CMR 52/011 e FPR 52/011, con annullamento in esercizio 2011 e codice documento 80;
• lo storno ai conti definitivi degli importi accreditati ai conti FPU 52/052, FPV 52/052 e FPX 52/052, relativi ai contributi dei prosecutori volontari iscritti ai Fondi speciali di previdenza;
• l’eliminazione delle partite prescritte dai partitari dei conti ARR 10/099, COR 10/099, GMR 10/099 e GMS 10/099;
• lo storno dei crediti per prestazioni da recuperare rilevati nel conto GPA 00/032 verso i conti di gestione di competenza, sulla base del rendiconto SC 80, con annullamento in esercizio 2011;
• la sistemazione delle partite provvisorie sui conti GPA 00/099, GPA 10/099, GPA 51/099 e GPA 52/099;
• la definizione delle pratiche di recupero crediti contributivi verso artigiani ed esercenti attività commerciali concluse nel 2010 e la sistemazione delle partite sui conti GPA 52/092 e GPA 52/093;
• la sistemazione del conto GPA 52/038 secondo il messaggio n. 028078 del 9 novembre 2010;
• la corretta gestione delle cessioni crediti ex legge n. 411/1989, con aggiornamento dell’archivio "cessione crediti" e verifica della concordanza fra i conti GPA 90/010 e GPA 80/010;
• il controllo dei conti che devono chiudere a pareggio o con saldi antitetici, nonché dei conti GAS e GAU relativi ai prepensionamenti e alla mobilità.

Controlli di congruità e verifiche particolari

La circolare impone numerosi controlli di fine esercizio, fra i quali:

• la completa ripartizione delle denunce DM 10/2 presentate dagli Enti pubblici creditizi, con corretta compilazione del tipo rendiconto 20 e recupero di eventuali omissioni del 2009;
• la sospensione dell’invio di alcuni elenchi previsti dalla circolare n. 52020 del 15 settembre 1979, fermo restando l’obbligo di effettuare i riscontri e le sistemazioni contabili pertinenti;
• il controllo sulla situazione dei conti che devono chiudere a pareggio e sulla concordanza tra gruppi di conti con saldi antitetici;
• il controllo sui conti GAS e GAU relativi ai crediti e contributi per pensionamenti anticipati e mobilità, con indicazione delle relazioni di quadratura richieste tra saldi, movimenti annui e riaccertamenti;
• l’esame di congruità delle contabilizzazioni derivanti dalla procedura DM, con richiamo all’esigenza di evitare imputazioni non coerenti con i riparti;
• il controllo sulla concordanza tra i pagamenti di pensioni effettuati fuori competenza e i dati del mod. P.18/2;
• la verifica delle rendicontazioni oneri GIAS, con richiamo ai conti che dovrebbero risultare a saldo zero o movimentati solo eccezionalmente;
• la verifica del corretto movimento dei conti GAT 30/... relativi agli assegni per il nucleo familiare connessi con l’integrazione salariale;
• gli adempimenti connessi all’eliminazione dei crediti inesigibili, con termine fissato al 15 gennaio 2011 per il completamento dell’iter amministrativo-contabile e con specifiche modalità di conservazione o trasmissione degli elenchi a seconda della tipologia di credito;
• la correzione di eventuali imputazioni errate degli interessi passivi su sgravi contributivi o altre somme a carico dello Stato;
• la verifica della corretta movimentazione dei conti relativi agli oneri del personale e degli organi e commissioni centrali e periferiche, che devono presentare saldo zero a fine esercizio.

Istruzioni procedurali per la chiusura della contabilità

La sezione III ribadisce che il 21 gennaio 2011 è il termine ultimo per le scritture di cassa e il 31 gennaio 2011 per quelle fuori cassa. Le Sedi devono:

• avviare le operazioni di chiusura annuale dei flussi di cassa dopo aver verificato la corretta ricezione ed elaborazione dei flussi di rendicontazione;
• accertare che tutti i biglietti contabili fuori cassa siano stati assunti in contabilità;
• specificare tutte le registrazioni relative ai partitari;
• attivare i programmi di fine anno per i partitari automatizzati, incluse stampe di rendiconti, ripartizioni e partite da chiudere;
• attivare i programmi di stampa dei conti a pareggio, dei conti con saldi antitetici e dei controlli sui conti GAS e GAU;
• effettuare eventuali scritture di assestamento;
• verificare la chiusura di tutte le partite ricevute e l’elaborazione di tutti i files di ripartizione prodotti nel 2010;
• eseguire le consuete stampe di fine mese.

La circolare precisa che anche le Agenzie con autonomia contabile sono tenute ad applicare le istruzioni, limitatamente alle operazioni di propria competenza.

Rendiconti e comunicazioni alla Direzione generale

La sezione IV contiene un elenco molto ampio di rendiconti e comunicazioni da trasmettere alla Direzione generale, con scadenze differenziate. La trasmissione avviene, di regola, tramite la procedura automatizzata "RENDI"; alcuni modelli e dichiarazioni devono invece essere trasmessi via e-mail all’Area bilancio generale, flussi di cassa e spese di funzionamento della Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, conservando agli atti l’originale sottoscritto.

I rendiconti devono essere inviati anche se negativi, salvo le ipotesi in cui la circolare lo esclude espressamente. È richiesto che i plichi cartacei riportino la dicitura relativa alle chiusure contabili 2010.

Tra le principali categorie di rendiconti figurano:

• elenchi manuali e riassuntivi delle partite e dei crediti da eliminare;
• dati P.18/1 e P.18/2 per le pensioni;
• prospetti di analisi dei crediti per prestazioni da recuperare considerati irrecuperabili;
• dichiarazioni di concordanza e di responsabilità su saldi e crediti da eliminare;
• prospetti relativi a mutui, prestiti, contributi di assistenza contrattuale, conti bancari e postali, conti di tesoreria, conti di vario genere, fondi di previdenza e gestioni GIAS;
• una lunga serie di attestazioni di corretta contabilizzazione per specifiche prestazioni, sgravi, incentivi e contributi, con riferimento a numerosi conti contabili e causali di bilancio.

Rendiconti di particolare rilievo

La circolare evidenzia alcuni gruppi di rendiconti particolarmente significativi per la chiusura:

• i prospetti di analisi del conto GPA 06/039, dei conti GPA 53/088, GPA 54/088 e GPA 53/099;
• i rendiconti relativi ai crediti eliminati o da eliminare, compresi quelli dei conti GPA 00/069, GPA 00/062, GPA 00/063, GPA 00/072, GMR 00/065 e GMR 00/067;
• le attestazioni sui conti GIAS e GAT/GAU/GAW/GAX, che coprono numerose prestazioni e agevolazioni contributive;
• gli elenchi relativi ai perseguitati politici, alle posizioni assicurative ricostituite, ai lavoratori autonomi beneficiari di indennità di maternità e paternità e ad altri casi speciali.

Ripresa in carico nell’esercizio 2011

Infine, la sezione V stabilisce che la ripresa in carico dei saldi dei conti amministrati dalle Sedi avverrà centralmente entro febbraio 2011, secondo lo schema riportato in allegato n. 1. Se dopo la chiusura del periodo suppletivo vengono attivate le procedure Ip aut e Ip 503bis, le rettifiche e integrazioni necessarie saranno effettuate automaticamente nelle scritture del 2011.