Messaggio numero 20933 del 09-08-2010

Disposizioni operative per il contenimento dei pignoramenti e la gestione del contenzioso

Il documento analizza le cause del crescente ricorso alle azioni esecutive nei confronti dell’Istituto e detta misure organizzative e operative per ridurre l’insorgenza di pignoramenti, precetti e ingiunzioni. L’obiettivo è migliorare tempestività, tracciabilità e coordinamento tra le strutture coinvolte nella gestione del contenzioso amministrativo e giudiziario.

Contesto e criticità rilevate

Il testo evidenzia che il fenomeno delle azioni esecutive continua a produrre effetti negativi sia sul piano organizzativo sia su quello economico. La forma più frequente è il pignoramento mobiliare diretto, che consente al creditore di agire su tutti i beni del debitore anche presso una sede diversa da quella competente all’erogazione della prestazione.

Le principali cause dei procedimenti esecutivi sono individuate in:

• mancata liquidazione, totale o parziale, della prestazione;
• mancata liquidazione degli accessori;
• mancata liquidazione degli oneri legali nei termini previsti dalla legge o dalla sentenza di condanna.

Viene inoltre segnalato che i tabulati attestanti i pagamenti o gli ordinativi di pagamento non sono riconosciuti come prova in giudizio. Ne deriva la possibilità che la controparte, pur avendo ricevuto notizia del pagamento tramite posta semplice e senza avviso di ricevimento, promuova ugualmente azioni esecutive, con aggravio di spese per l’Istituto e possibile duplicazione del pagamento.

Un’ulteriore criticità è rappresentata dalla scarsa comunicazione tra gli Uffici coinvolti nella gestione complessiva del procedimento, ostacolo che impedisce interventi rapidi ed efficaci per prevenire l’avvio delle procedure esecutive.

Assetto organizzativo e unità di coordinamento

La circolare richiama la riorganizzazione territoriale dell’Istituto, attuata con la circolare n. 102 del 12 agosto 2009, che tra i suoi obiettivi include la gestione e il monitoraggio dei flussi informativi, del credito, degli atti legali e dei ricorsi amministrativi.

A tal fine è stata istituita l’unità organizzativa denominata “gestione ricorsi amministrativi e giudiziari”, con funzioni di coordinamento dell’intero processo del contenzioso amministrativo e giudiziario, dalla presentazione del ricorso all’esecuzione delle sentenze. I suoi compiti principali sono:

• gestire il flusso delle informazioni relative alla notifica degli atti, curandone la protocollazione immediata secondo le regole della circolare n. 106/2009;
• integrare e qualificare le informazioni nei sistemi gestionali dell’Istituto;
• ricognire e predisporre gli atti necessari a supportare l’azione professionale di difesa dell’Istituto, anche ai fini dell’esecuzione degli atti e dei dispositivi di sentenza;
• favorire una comunicazione sistematica tra funzioni professionali e linee di produzione del servizio.

Ai Direttori delle sedi che stanno sperimentando la circolare 102/09 viene chiesto di rendere pienamente operativa tale unità. Le sedi non ancora interessate dal nuovo modello devono comunque presidiare tutte le attività e valutare l’adozione progressiva dello schema organizzativo indicato.

Indicazioni operative sui tempi e sulla gestione delle sentenze

Sul piano operativo, nelle more di una più ampia riorganizzazione documentale, si dispone che le sentenze esecutive e/o i dispositivi notificati all’Istituto e a ciascuna Sede siano portati ad esecuzione entro 90 giorni dalla notificazione dell’atto esecutivo.

Il termine è coordinato con quello legale di 120 giorni, in modo da mantenere un margine minimo di 30 giorni necessario a completare il pagamento, inteso non solo come emissione dell’ordinativo ma anche come effettiva disponibilità delle somme per il creditore.

Ai Direttori di Sede è richiesto di:

• organizzare il prelievo giornaliero delle sentenze depositate presso le cancellerie dei Tribunali;
• garantire l’immediata acquisizione delle sentenze nel sistema informativo;
• curare la scannerizzazione e la trasmissione telematica all’Ufficio competente per la liquidazione.

Il documento segnala anche una prassi già adottata in alcune Direzioni provinciali, previo accordo con le rispettive cancellerie, consistente nell’acquisizione giornaliera delle sentenze su supporti di archiviazione dati, come la “pen drive”.

Comunicazioni successive al pagamento e tutela probatoria

Dopo l’emissione dell’ordine di pagamento, deve seguire immediatamente:

• la stampa dei tabulati relativi;
• l’invio di una comunicazione specifica, nella quale il pagamento sia inequivocabilmente riferibile alla relativa causale.

La comunicazione deve essere effettuata tramite:

• fax con attestazione di ricezione;
• posta elettronica, preferibilmente certificata;
• raccomandata postale con avviso di ricevimento.

La comunicazione va inviata agli avvocati di controparte e ai diretti interessati, con invito ad astenersi da ulteriori iniziative in quanto la liquidazione è stata effettuata. La documentazione deve essere trasmessa per conoscenza anche all’Ufficio dell’Avvocatura, per eventuali utilizzi a fini probatori in successivi contesti.

Segnalazione di comportamenti pretestuosi e correttezza degli adempimenti

Le Sedi devono comunicare alla Direzione generale, Ufficio di segreteria del Direttore generale, e alla Direzione centrale Ispettorato Audit e sicurezza il verificarsi di fenomeni ripetuti legati a comportamenti pretestuosi o deontologicamente non corretti da parte di avvocati.

I Direttori di Sede sono inoltre chiamati a verificare la correttezza complessiva degli adempimenti svolti dalle strutture dirette e a controllare il rispetto puntuale delle direttive impartite, sia da parte del responsabile dell’unità organizzativa sia da parte dei componenti della stessa.

Liquidazione delle spese legali e corretto caricamento dei dati

Con specifico riferimento agli ordini di pagamento emessi per la liquidazione delle spese legali, il documento sottolinea l’importanza della corretta imputazione in procedura, per singola voce e non per totali, degli importi da liquidare a vario titolo.

La precisazione è motivata dai controlli incrociati effettuati da Guardia di Finanza, Agenzia delle Entrate e Istituto sui redditi dei professionisti. La corretta imputazione serve a prevenire comportamenti censurabili, possibili danni all’immagine dell’Ente e pregiudizi per l’erario.

Utilizzo della procedura SISCO

Per la gestione del flusso informativo dei ricorsi giudiziari deve essere utilizzata la procedura SISCO, richiamata dalla circolare n. 106/2009. Il sistema automatizza la comunicazione tra Uffici legali e Uffici amministrativi:

• gli Uffici legali trasmettono telematicamente l’esito del giudizio e la relativa sentenza, così da accelerare la liquidazione delle prestazioni;
• gli Uffici amministrativi comunicano agli Uffici legali la data di avvenuta liquidazione.

La procedura deve essere utilizzata in tutte le funzionalità sviluppate per garantire flussi informativi tempestivi ed efficaci tra Uffici legali e Unità organizzative amministrative e contabili. Ai Direttori di Sede è imposto di attivare tutte le misure necessarie per assicurarne l’uso continuo ed efficace.

Comunicazione interna ed esterna

Il documento insiste sull’esigenza di rafforzare i canali di comunicazione, interni ed esterni, per ridurre le criticità operative.

In particolare, si richiama la necessità di rilanciare, previa verifica, il protocollo d’intesa INPS-Patronati previsto dal messaggio n. 008748 del 20 marzo 2006, soprattutto per il capitolo 4 dedicato al “Contenzioso”, promuovendo contatti formali periodici con i Patronati e i loro legali.

Inoltre, i Direttori di Sede, con il supporto dell’Avvocatura distrettuale, devono contattare le Autorità giudiziarie locali per proporre soluzioni condivise che semplifichino i rapporti con gli Uffici giudiziari e favoriscano la risoluzione delle criticità rilevate.

Monitoraggio e verifiche periodiche

La Direzione centrale Pianificazione e Controllo di Gestione e la Direzione centrale Ispettorato Audit e sicurezza devono predisporre sistemi di rilevazione e monitoraggio per verificare trimestralmente:

• il rispetto delle disposizioni impartite;
• il grado di adesione delle strutture;
• l’andamento tendenziale del fenomeno dei pignoramenti.

L’attività di rilevazione deve concentrarsi prioritariamente sulle Direzioni provinciali delle Regioni Campania, Lazio, Puglia e Calabria, indicate come maggiormente colpite dal fenomeno.

Le risultanze devono essere raccolte in report trimestrali da inviare all’Ufficio di segreteria della Direzione generale. Tali report saranno esaminati dal Coordinamento legale e dalle strutture interessate, al fine di adottare eventuali ulteriori provvedimenti necessari.