Circolare Inail n. 81 del 30 novembre 2015

Adeguamento dei sistemi di autenticazione Inail per l’accesso ai servizi online

La circolare definisce il passaggio dell’Inail a un nuovo modello di autenticazione per i servizi online, in coerenza con il Codice dell’amministrazione digitale e con l’adozione dello SPID. L’intervento incide sia sulle modalità di accesso degli utenti aziendali sia sulla profilazione interna, con l’obiettivo di rafforzare i controlli di identità e semplificare la gestione degli adempimenti telematici.

Quadro normativo e obiettivi

Il documento richiama l’art. 64 del d.lgs. 82/2005 e il DPCM 24 ottobre 2014 sul Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese. Viene chiarito che, con SPID, le pubbliche amministrazioni possono consentire l’accesso ai servizi in rete mediante il sistema di identità digitale o strumenti equivalenti previsti dalla disciplina richiamata.

La finalità dell’adeguamento è duplice: da un lato aumentare il livello di sicurezza delle operazioni di identificazione e autenticazione; dall’altro riorganizzare i profili utente Inail per renderli coerenti con il nuovo assetto normativo e funzionale.

Credenziali dispositive e modalità di rilascio

Le precedenti credenziali usate da chi accedeva come "azienda" o come "subdelegato azienda" vengono sostituite dalle credenziali di accesso dispositive. Tali credenziali sono rilasciate previa verifica dell’identità del richiedente e consentono l’accesso ai servizi online insieme alle altre modalità ammesse: credenziali dispositive Inps riconosciute dall’Inail, CNS e, quando operativo, SPID.

Il rilascio delle credenziali Inail può avvenire:

• tramite il servizio online "Richiedi credenziali dispositive", previa registrazione come "utente generico" e invio del modulo di abilitazione con copia del documento di identità in pdf;
• presso qualunque sede locale Inail, presentando il modulo "Utenti con credenziali dispositive" con fotocopia del documento di identità.

Una volta processata la richiesta, le credenziali vengono trasmesse con modalità sicure: prima parte via sms e seconda parte via mail o PEC.

Nuovo accesso per le aziende: legale rappresentante e deleghe

Tutti i servizi prima accessibili con codice ditta e password sono ora riservati al legale rappresentante dell’azienda o a soggetti da lui delegati, purché dotati di credenziali dispositive e identificati tramite il codice fiscale.

Per accompagnare la transizione, il sistema mostra agli utenti che entrano con il vecchio profilo "azienda" un avviso informativo. I dati del legale rappresentante risultano già presenti nell’archivio GRA; se coincidono con quelli inseriti nella richiesta di credenziali, il sistema associa automaticamente l’utente al codice ditta entro 24 ore. Nei casi urgenti è possibile effettuare subito l’operazione tramite la funzione "Associa ditta".

Delegato ai servizi

Il legale rappresentante in possesso di credenziali dispositive può abilitare uno o più dipendenti al ruolo di "Delegato ai servizi". Il profilo consente di operare sui servizi relativi alla gestione delle posizioni assicurative e al versamento dei premi, comprese denunce di variazione, autoliquidazione e Durc online.

Il delegato deve essere già in possesso di credenziali dispositive e viene abilitato tramite la funzione "Gestione utente/Gestione Utenti e profili". L’abilitazione avviene quindi su base preventiva e sotto la responsabilità del legale rappresentante.

Amministratore delle utenze digitali

Per le imprese di maggiori dimensioni o per le organizzazioni complesse, la circolare introduce il profilo di "Amministratore delle utenze digitali". Il legale rappresentante può individuare uno o più soggetti, anch’essi in possesso di credenziali dispositive, e abilitarli tramite "Gestione utente/Gestione utenti e profili".

L’amministratore delle utenze digitali, sempre sotto indicazione e responsabilità del legale rappresentante, può a sua volta abilitare altri dipendenti ai ruoli di "Delegato ai servizi" e "Datore di lavoro". Per questo solo profilo è prevista anche la possibilità di rilascio presso gli operatori internet di sede Inail, previa delega del legale rappresentante e presentazione della richiesta specifica disponibile nella sezione modulistica del portale.

Datore di lavoro e adempimenti in materia di salute e sicurezza

Il nuovo profilo "Datore di lavoro" è destinato all’accesso esclusivo ai servizi online per la denuncia di infortunio e di malattia professionale e per le dichiarazioni richieste dalla normativa sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.

Il legale rappresentante in possesso di credenziali dispositive deve abilitare a tale ruolo:

• se stesso, oppure
• uno o più dipendenti, secondo l’organizzazione dell’impresa o dell’ente.

Il profilo consente di utilizzare i servizi di:

• denuncia/comunicazione di infortunio;
• denuncia di malattia professionale;
• denuncia SA (silicosi/asbestosi);
• dichiarazione unità produttive;
• dichiarazione RLS.

Ogni utente abilitato può operare per ciascuna PAT collegata al codice ditta e per tutte le unità produttive dichiarate. La circolare precisa inoltre che, fino alle future implementazioni per l’associazione delle unità produttive al relativo datore di lavoro, gli adempimenti sono effettuati secondo le modalità indicate nel sistema. L’utente titolare del profilo può anche abilitare ulteriori delegati/incaricati, di cui risponde direttamente.

Abolizione dei vecchi profili e transizione

I profili "Subdelegato azienda" e "Subdelegato alla denuncia di infortunio" sono aboliti. I soggetti già registrati in tali ruoli e in possesso di credenziali dispositive devono essere abilitati ai nuovi ruoli di "Delegato ai servizi" e "Datore di lavoro" per poter continuare ad accedere ai servizi online riservati alle aziende.

La transizione è supportata da un percorso guidato che informa l’utente delle nuove regole non appena accede ai servizi Inail.

Disattivazione delle utenze codice ditta

Per contenere i disagi durante il passaggio al nuovo sistema, il codice ditta e le nuove utenze del legale rappresentante coesistono per un periodo transitorio. Alla scadenza del 30 aprile 2016, le utenze "codice ditta" non ancora sostituite possono essere utilizzate solo per il servizio "Variazione legale rappresentante".

Dal 1° settembre 2016 tutte le utenze generiche "codice ditta" vengono disattivate e non consentono più l’accesso ad alcun servizio online. I legali rappresentanti che non abbiano ancora richiesto credenziali dispositive dovranno registrarsi come "Cittadino con credenziali dispositive" e ottenere poi l’associazione automatica al codice ditta, oppure usare la funzione "Associa ditta" nei casi urgenti.

Nuovi servizi per gli utenti con credenziali dispositive

Le categorie di utenti dotate di credenziali dispositive, nonché chi accede con PIN Inps o CNS, vedono ampliata la propria area di servizi con la possibilità di utilizzare anche:

• "Denuncia di iscrizione ditta";
• "Variazione del Legale rappresentante".

La circolare evidenzia che, nei casi in cui non sia obbligatoria la Comunicazione Unica al Registro delle imprese, la denuncia di iscrizione può essere presentata direttamente online tramite il legale rappresentante in possesso di credenziali dispositive.

Assistenza, controlli e supporto operativo

Contestualmente all’introduzione dei nuovi profili, il sistema interno è stato adeguato per integrare la console di profilazione con il sistema di gestione documentale. La circolare raccomanda al personale incaricato del rilascio delle credenziali dispositive di verificare con particolare attenzione il profilo richiesto e l’identità del richiedente.

Per l’assistenza agli utenti esterni sono indicati il Contact Center Multicanale e il servizio "Inail risponde"; le segnalazioni di anomalie da parte degli utenti interni devono invece seguire i canali ordinari. Infine, le strutture territoriali sono invitate a collaborare per il rilascio tempestivo delle credenziali e per fornire agli utenti tutta l’assistenza necessaria.