Messaggio numero 3046 del 28-1-2005

Protocollo Informatico Unificato

Il messaggio riguarda l’organizzazione e l’uniformazione delle modalità di gestione del Protocollo Informatico Unificato presso le strutture periferiche dell’INPS. L’obiettivo è migliorare l’efficienza del front-office e ridurre le criticità operative segnalate dai Consulenti del Lavoro.

Contesto e finalità

Nel corso di un incontro con i rappresentanti nazionali dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro, sono emerse indicazioni rilevanti sulla gestione del protocollo informatico. L’Istituto conferma l’obiettivo di arrivare, nel medio periodo, alla telematizzazione dei flussi da parte degli utenti specializzati, soluzione fortemente incentivata dall’INPS.

Parallelamente, la Direzione centrale segnala di stare valutando nuove soluzioni tecniche per velocizzare i tempi di attesa al front-office, in particolare l’impiego di scanner angolari dotati di stampante, capaci di rilasciare in tempo reale copia del documento con la segnatura di protocollo.

Criticità riscontrate dalle strutture periferiche

In attesa di tali sviluppi, i Consulenti hanno segnalato:

• l’estrema eterogeneità delle soluzioni adottate dalle strutture periferiche per l’acquisizione, tramite PIU, della documentazione allegata;
• la mancata predisposizione, presso alcune strutture, di appositi front-office dedicati all’utenza specializzata.

Indicazioni operative alle Direzioni regionali

La Direzione incarica i Direttori in indirizzo di organizzare incontri a livello provinciale tra:

• i Direttori Provinciali o i Comitati dei Direttori;
• i rappresentanti territoriali dei Consulenti del Lavoro.

Tali incontri devono servire a discutere e individuare soluzioni uniformi alle problematiche emerse.

Temi da affrontare negli incontri

I confronti provinciali devono concentrarsi in particolare su due temi.

1. Predisposizione di front office dedicati

Si deve discutere la realizzazione di appositi front office per l’utenza specializzata, come già raccomandato in precedenti messaggi richiamati nel testo:

• messaggio n. 2945 del 3 febbraio, par. 7;
• messaggio n. 9046 del 30 marzo, par. 2;
• messaggio n. 34669 del 28 ottobre, par. 3.

2. Modalità di acquisizione della documentazione numerosa

Devono essere esaminate le modalità di acquisizione della documentazione presentata dai Consulenti quando particolarmente numerosa. Le soluzioni richiamate nel messaggio sono le seguenti:

• protocollazione del documento principale e degli allegati;
• protocollazione del documento principale e vidimazione in copia degli allegati;
• protocollazione per liste;
• protocollazione del documento principale e segnatura degli allegati con timbro, secondo quanto previsto dal messaggio n. 2945 del 3 febbraio, paragrafo 14;
• protocollazione del documento principale e segnatura manuale degli allegati.

Adempimenti finali verso la Direzione Centrale

Le Direzioni sono inoltre incaricate di trasmettere alla Direzione Centrale:

• l’elenco delle strutture che non hanno ancora istituito i front-office dedicati;
• i resoconti degli incontri con i Consulenti del Lavoro;
• l’indicazione delle problematiche emerse e delle soluzioni adottate.

Sintesi conclusiva

Il messaggio non introduce nuovi obblighi normativi, ma detta indicazioni organizzative per uniformare a livello territoriale la gestione del front-office e dell’acquisizione documentale nel Protocollo Informatico Unificato, con particolare attenzione al confronto con i Consulenti del Lavoro e alla raccolta di informazioni sulle strutture ancora non adeguate.