Parere del Garante n. 471 del 27/07/2024

Parere su istanza di accesso civico relativo a documenti del Comune di Carmignano

Il Garante esamina la richiesta di parere presentata dal Difensore civico della Regione Toscana, ai sensi dell’art. 5, comma 8, d.lgs. 33/2013, in merito al ricorso contro il diniego opposto dal Comune di Carmignano a un’istanza di accesso civico generalizzato.

L’istanza riguardava documenti e comunicazioni trasmessi al Comune dal componente monocratico dell’OIV/Nucleo di Valutazione e dal Prefetto territorialmente competente, con riferimento al periodo dal 1° gennaio 2023.

Quadro normativo di riferimento

Il Garante richiama l’art. 5, comma 2, del d.lgs. 33/2013, che riconosce il diritto di accesso civico generalizzato ai dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, nei limiti previsti dall’art. 5-bis.

In particolare, sono richiamati:

• l’art. 5-bis, comma 2, lett. a), sul diniego necessario a evitare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali;
• l’art. 5-bis, comma 3, che esclude l’accesso nei casi di divieti di accesso o divulgazione previsti dalla legge;
• l’art. 5-bis, comma 4, sull’accesso parziale;
• l’art. 3, comma 1, del d.lgs. 33/2013, che qualifica come pubblici i dati e documenti ottenuti mediante accesso civico;
• gli artt. 4, par. 1, e 5, par. 1, lett. b) e c), del GDPR, relativi a definizione di dato personale, limitazione della finalità e minimizzazione.

Vengono inoltre richiamate le Linee guida ANAC sull’accesso civico e l’art. 31, comma 1, del d.lgs. 33/2013 sugli atti degli organismi indipendenti di valutazione.

Profili preliminari: motivazione e procedimento

Il Garante osserva che il Comune ha respinto l’istanza con una motivazione troppo generica, richiamando in modo stereotipato il limite di cui all’art. 5-bis, comma 2, senza indicare quali documenti contenessero dati personali né spiegare in concreto il pregiudizio derivante dall’ostensione.

Viene inoltre rilevato che il Comune non ha coinvolto i soggetti controinteressati nel procedimento, impedendo loro di presentare eventuale opposizione motivata ai sensi dell’art. 5, comma 5, del d.lgs. 33/2013.

Il Garante richiama anche il fatto che il numero elevato di documenti e il carico di lavoro richiesto per l’estrazione non sono stati rappresentati al richiedente nel diniego, pur potendo rilevare, secondo le Linee guida ANAC, solo se la richiesta sia manifestamente irragionevole o tale da compromettere seriamente il buon andamento dell’amministrazione.

Documentazione formata dalla Prefettura

Dall’esame dell’estratto prodotto in istruttoria emergono n. 6 note della Prefettura, relative a persone scomparse, anche minorenni, nonché un provvedimento di sospensione di una patente di guida.

Il Garante ritiene che tali documenti contengano dati personali riferiti a vicende private e, in alcuni casi, dati relativi alla salute ai sensi dell’art. 4, n. 15, e dell’art. 9 del GDPR. Per questi ultimi opera anche il divieto di diffusione previsto dal Codice privacy e richiamato dall’art. 7-bis, comma 6, del d.lgs. 33/2013.

Ne deriva che:

• per i documenti contenenti dati sulla salute l’accesso civico va escluso ai sensi dell’art. 5-bis, comma 3, del d.lgs. 33/2013;
• per gli altri documenti la divulgazione può arrecare un serio pregiudizio alla protezione dei dati personali ex art. 5-bis, comma 2, lett. a), anche per le possibili ripercussioni sociali, relazionali e professionali sugli interessati.

Il Garante esclude anche l’accesso parziale, perché l’oscuramento dei nominativi non garantirebbe comunque l’anonimizzazione effettiva: dal contenuto, dai dettagli e dal contesto territoriale ridotto potrebbe essere possibile risalire all’identità dei soggetti interessati.

Documentazione formata dall’OIV/Nucleo di Valutazione

Per gli atti del componente monocratico dell’OIV/Nucleo di Valutazione, il Garante richiama l’art. 31, comma 1, del d.lgs. 33/2013, secondo cui le pubbliche amministrazioni pubblicano gli atti degli organismi indipendenti di valutazione con indicazione in forma anonima dei dati personali eventualmente presenti.

Esaminati i documenti prodotti, il Garante rileva che essi contengono sostanzialmente i dati del componente dell’OIV e, in un caso, del Segretario generale, ma non elementi idonei a identificare altri controinteressati o a far emergere un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali.

Pertanto, limitatamente a tali documenti, l’accesso non appare ostacolato sul piano privacy, fermo restando il principio di minimizzazione, che consente di oscurare dati eccedenti o non necessari, come la firma.

Conclusioni

Il Garante esprime un parere che, in sostanza, distingue tra i due gruppi di documenti esaminati.

Per i documenti della Prefettura, il parere è sostanzialmente contrario all’ostensione, in ragione della presenza di dati personali delicati, anche sanitari, e della non praticabilità di un accesso parziale realmente anonimo.

Per i documenti dell’OIV/Nucleo di Valutazione, il Garante invita invece il Comune a rivalutare la richiesta, considerata l’assenza di elementi che facciano emergere un concreto pregiudizio alla protezione dei dati personali.

In via operativa, il Garante chiede al Comune di:

• fornire una motivazione congrua e completa;
• valutare l’eventuale accesso parziale ex art. 5-bis, comma 4;
• coinvolgere i controinteressati;
• considerare, se del caso, un dialogo cooperativo con il richiedente per ridimensionare la domanda qualora essa comporti un onere insostenibile per l’amministrazione.

Resta infine salva la possibilità per il richiedente di presentare una nuova istanza ai sensi degli artt. 22 ss. della l. 241/1990, qualora sussista un interesse diretto, concreto e attuale.