Linee Guida per il contrassegno generato elettronicamente ai sensi dell’articolo 23-ter, comma 5 del CAD

Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente ai sensi dell’art. 23-ter, comma 5, CAD

Le linee guida disciplinano il contrassegno generato elettronicamente da stampare sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici, quale strumento per garantire la verifica della corrispondenza tra copia cartacea e documento digitale originale. La disciplina è pensata soprattutto per le pubbliche amministrazioni, ma può fungere da riferimento anche per soggetti privati che gestiscano processi documentali ibridi.

Finalità e ratio applicativa

La finalità è favorire la coesistenza, in una fase transitoria, tra documenti informatici e documenti cartacei, nel quadro del processo di dematerializzazione promosso dall’Agenda Digitale Italiana. Il contrassegno consente di produrre copie analogiche che, nei casi previsti, sostituiscono a tutti gli effetti la copia analogica sottoscritta con firma autografa, senza che l’amministrazione possa essere gravata dalla richiesta di un’ulteriore copia con firma autografa.

La linea guida evidenzia anche l’utilità pratica del contrassegno per la richiesta telematica di certificazioni da stampare e utilizzare verso terzi, nonché per le situazioni in cui il documento digitale debba essere reso fruibile in formato cartaceo senza presidio diretto del funzionario.

Ambito di applicazione e destinatari

Le disposizioni si applicano ai soggetti di cui all’art. 2, commi 2 e 3, CAD, quindi alle pubbliche amministrazioni, e possono costituire un riferimento anche per i privati. Il contrassegno è riferito alla copia analogica di un documento amministrativo informatico originale, oppure a un estratto, copia, duplicato o ai soli dati identificativi del documento.

Quadro normativo richiamato

Il documento colloca il contrassegno nel perimetro di più fonti normative:

• art. 23-ter, comma 5, CAD, che consente di apporre sulle copie analogiche un contrassegno a stampa per ottenere il documento informatico o verificarne la corrispondenza;
• art. 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater, CAD, sulle comunicazioni al cittadino privo di domicilio digitale e sulla copia analogica inviata per posta;
• art. 63 CAD, sui principi generali dei servizi in rete;
• art. 15, comma 1, l. 183/2011, sulla decertificazione;
• art. 53, comma 1, d.P.R. 445/2000, sui dati minimi di protocollo e sull’impronta del documento informatico;
• art. 3 d.lgs. 39/1993, sulla sostituzione della firma autografa con l’indicazione a stampa del responsabile.

Le linee guida richiamano inoltre, per il profilo accessibilità, la l. 4/2004 e il DM 8 luglio 2005, nonché l’art. 23-ter, comma 5-bis, CAD, che impone la fruibilità dei documenti informatici indipendentemente dalla disabilità personale.

Definizione del contrassegno e sue caratteristiche

Il contrassegno è definito come una sequenza di bit codificata mediante una tecnica grafica idonea a rappresentare il documento amministrativo informatico o una sua parte, e a sostituire a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa della copia analogica.

Le sue caratteristiche essenziali sono:

• deve poter essere stampato con stampanti normalmente reperibili in commercio;
• deve poter essere verificato con tecnologie di largo consumo;
• deve essere accompagnato da un codice che identifichi la tipologia di contrassegno utilizzata;
• non garantisce di per sé la corrispondenza, ma abilita la verifica della corrispondenza secondo le modalità definite nelle linee guida.

La linea guida precisa anche che il contrassegno può essere chiamato, a seconda del contesto, "contrassegno elettronico", "timbro digitale", "codice bidimensionale" o "glifo", termini da intendersi come sinonimi.

Contenuto del contrassegno e scenari d’uso

Il contrassegno può contenere:

• il documento amministrativo informatico;
• un suo estratto;
• una sua copia;
• un suo duplicato;
• i dati identificativi del documento.

La struttura del contenuto è definita attraverso due schemi XML resi disponibili sul sito AGID: uno contiene le informazioni necessarie a interpretare il secondo, che racchiude il contenuto effettivo del contrassegno.

Sono descritti quattro scenari principali.

1. Contrassegno con soli dati identificativi del documento

In questo caso il contrassegno deve contenere almeno:

• l’insieme minimo dei metadati di cui all’art. 53 d.P.R. 445/2000;
• un URI che individua il documento originale, riferito a un dominio registrato ed esposto su canale sicuro, secondo RFC 3986;
• i dati per l’accesso controllato al documento originale.

Se il documento originale è già firmato digitalmente o con firma elettronica qualificata, si raccomanda l’uso di tecniche come HMAC per garantire integrità e autenticità. Se non è firmato, il contenuto del contrassegno deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

La copia analogica deve riportare in chiaro la dicitura sull’amministrazione che ha prodotto e conserva il documento, e le modalità e i tempi di disponibilità del servizio di verifica.

2. Contrassegno contenente estratto, copia o duplicato del documento

Oltre agli elementi dello scenario precedente, il contrassegno contiene anche l’estratto, la copia o il duplicato del documento originale.

In questo scenario:

• se il documento originale è firmato digitalmente o con firma elettronica qualificata, si raccomanda HMAC;
• se non è firmato, il contenuto del contrassegno deve essere firmato digitalmente o con firma elettronica qualificata;
• se il contenuto è un duplicato, gli elementi relativi ai metadati, all’URI e all’accesso controllato possono non essere presenti.

La verifica della corrispondenza, per estratti o copie, avviene accedendo al documento originale conservato dall’amministrazione; per il duplicato, invece, può avvenire direttamente sul duplicato stesso.

3. Contrassegno contenente il documento originale non conservato dall’amministrazione

Qui il contrassegno incorpora il documento amministrativo informatico originale. Gli elementi minimi sono:

• i metadati minimi ex art. 53 d.P.R. 445/2000;
• il documento originale.

Anche qui si applica la distinzione tra documento già firmato e documento non firmato, con raccomandazione HMAC nel primo caso e necessità di sottoscrizione del contrassegno nel secondo. La verifica avviene direttamente sul documento contenuto nel contrassegno.

4. Sottoscrizione a mezzo stampa della copia analogica

La linea guida disciplina anche un caso distinto, che non prevede l’apposizione del contrassegno ma solo la copia analogica sottoscritta con firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3-bis CAD. L’amministrazione predispone il documento informatico sottoscritto digitalmente o con firma elettronica avanzata, lo conserva nei propri archivi e invia al cittadino la copia cartacea.

La copia deve riportare la dicitura sull’amministrazione produttrice e conservatrice del documento. Questa modalità è equiparata, quanto a effetti, alla copia analogica sottoscritta autograficamente; restano esclusi i casi in cui il documento sia una certificazione da utilizzare nei rapporti tra privati, per i quali occorre riferirsi agli altri scenari.

Generazione e apposizione del contrassegno

La linea guida non impone una singola tecnologia, ma prevede che il contrassegno possa essere rappresentato graficamente con tecniche differenti. Per questo, sulla copia analogica deve essere apposto anche un codice che identifichi la tipologia del contrassegno.

Per documenti composti da più pagine, il contrassegno può essere apposto su ogni pagina. Sono ammesse anche modalità alternative:

• contrassegno su ogni pagina contenente l’intero documento e i metadati di contesto;
• contrassegno su ogni pagina contenente solo la pagina stessa, i metadati di contesto e il riferimento al documento archiviato, con impronta;
• contrassegno in appendice contenente l’intero documento, con su ogni pagina un contrassegno che riporta impronta e metadati di contesto.

La generazione deve inoltre prevedere misure idonee alla protezione dei dati personali. Le informazioni riservate possono essere memorizzate cifrate nel contrassegno, in modo da essere decifrabili solo da soggetti autorizzati in fase di verifica.

Requisiti di accessibilità e sicurezza

I prodotti hardware e software utilizzati devono rispettare la normativa sull’accessibilità, in particolare la l. 4/2004 e il DM 8 luglio 2005. Il documento richiama espressamente l’obbligo di fruibilità indipendente dalla disabilità personale, in coerenza con l’art. 23-ter, comma 5-bis, CAD.

Inoltre, quando il documento non sia già firmato digitalmente, la sottoscrizione del contenuto del contrassegno con firma qualificata o digitale deve essere effettuata prima di eventuali compressioni e può avvenire anche con modalità remota o automatica massiva, purché nel rispetto delle regole tecniche sulla firma.

Verifica della corrispondenza

Il contrassegno è lo strumento che consente di verificare la corrispondenza della copia analogica al documento originale. La verifica può avvenire per il tempo di disponibilità del servizio reso dall’amministrazione o per il tempo di validità giuridica del documento; oltre tale termine occorre contattare direttamente l’amministrazione.

L’esito positivo della verifica assicura la corrispondenza solo se tutte le informazioni da attestare sono chiaramente leggibili e comprensibili nella copia analogica.

Il software di verifica deve consentire:

• l’interpretazione del codice che identifica il tipo di contrassegno;
• la decodifica e il salvataggio del contenuto;
• la verifica della firma, se il contenuto è firmato digitalmente o con firma qualificata;
• la visualizzazione in chiaro del contenuto del contrassegno.

AGID rende disponibili gratuitamente tali software sul proprio sito e verifica preliminarmente la loro conformità alle linee guida prima della pubblicazione.

Pubblicità dell’uso del contrassegno e supporto agli utenti

Ogni amministrazione deve pubblicare sul proprio sito l’elenco delle tipologie di documenti amministrativi informatici su cui appone il contrassegno, in una sezione specifica e secondo le linee guida sui siti web delle PA. Per ciascuna tipologia devono essere indicati i tempi di disponibilità del servizio di verifica.

L’amministrazione deve inoltre garantire un canale di supporto ai cittadini e alle imprese per la gestione delle eventuali difformità riscontrate tra copia analogica e documento originale.

Indicazioni di contesto e allegati tecnici

Gli allegati tecnici illustrano le principali tecnologie di codici bidimensionali e alcuni casi d’uso esemplificativi, come certificazioni anagrafiche, copie automatizzate, pagelle digitali, cedolini elettronici e Gazzetta Ufficiale digitale. Tali esempi confermano il carattere applicativo della linea guida, ma non aggiungono obblighi ulteriori rispetto al testo normativo principale.