Linee Guida INAD

INAD - Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti privati

Le Linee Guida disciplinano la realizzazione e la gestione operativa dell’INAD, nonché l’accesso e l’utilizzo dei domicili digitali ivi contenuti. Il documento è adottato ai sensi dell’art. 71 CAD e integra il quadro dell’art. 6-quater CAD, con effetti vincolanti per le pubbliche amministrazioni e per i soggetti coinvolti nella gestione dell’indice.

Quadro normativo di riferimento

Le Linee Guida richiamano in particolare:

• gli artt. 1, 3-bis, 6, 6-quater, 6-quinquies, 14-bis, 50, 64, 64-bis e 71 CAD;
• il regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014;
• il GDPR e il Codice privacy;
• il TUDA;
• il DPR n. 68/2005;
• la disciplina su ANPR, INI-PEC e IPA, nonché le norme sulle professioni non organizzate di cui alla legge n. 4/2013.

Ambito soggettivo e oggetto dell’indice

L’INAD è un elenco pubblico dei domicili digitali eletti da:

• persone fisiche maggiorenni e capaci di agire;
• professionisti che esercitano professioni non organizzate in ordini, albi o collegi;
• enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC.

Il domicilio digitale è l’indirizzo elettronico eletto presso PEC o servizio elettronico di recapito certificato qualificato, idoneo alle comunicazioni elettroniche aventi valore legale ai sensi dell’art. 1, comma 1, lett. n-ter, CAD.

Sistema informativo e funzioni disponibili

L’INAD, anche tramite il punto di accesso telematico presso la Presidenza del Consiglio dei ministri, rende disponibili a chiunque:

• gli indirizzi costituenti i domicili digitali;
• le funzioni di gestione del proprio domicilio digitale;
• le funzioni per i casi di decesso del titolare, estinzione dell’ente o impossibilità sopravvenuta;
• le istruzioni per l’assistenza.

Le persone fisiche possono usare anche i servizi ANPR per la gestione del proprio domicilio digitale.

Registrazione e identificazione dei soggetti

L’accesso alla registrazione avviene tramite portale web e richiede identificazione mediante:

• SPID di livello almeno significativo;
• CIE;
• CNS.

Per gli enti, la registrazione è effettuata dal legale rappresentante o da un suo delegato. Le Linee Guida prevedono l’acquisizione dei dati strettamente necessari all’identificazione e al contatto:

• per le persone fisiche: nome, cognome, codice fiscale, e-mail di contatto;
• per i professionisti: i dati anagrafici, il codice fiscale, la professione esercitata e l’e-mail di contatto;
• per gli enti: i dati del legale rappresentante e dell’ente, oltre alla dichiarazione sostitutiva o all’atto di delega, nei casi previsti.

Per gli enti sono previsti controlli automatizzati sull’assenza dagli altri indici pubblici rilevanti e sulla corretta corrispondenza del codice fiscale con il legale rappresentante tramite Anagrafe tributaria. Per i professionisti è verificata l’assenza dall’INI-PEC. Se emergono cause ostative, la registrazione in INAD non è consentita nella qualità dichiarata.

Elezione e gestione del domicilio digitale

Una volta registrati, i soggetti abilitati possono:

• eleggere un domicilio digitale indicando un indirizzo PEC o di recapito certificato qualificato di cui siano titolari;
• modificarlo o cessarlo;
• visualizzarlo;
• modificare l’e-mail di contatto;
• gestire l’attività professionale dichiarata;
• conferire, revocare e visualizzare deleghe per gli enti;
• consultare i dati acquisiti, l’utilizzo del sistema e la storicità delle operazioni.

Il domicilio digitale non può essere eletto presso una PEC gestita da una pubblica amministrazione. Un indirizzo non può essere contemporaneamente domicilio digitale di più codici fiscali. I professionisti possono avere nell’INAD sia un domicilio digitale professionale sia uno personale, distinti e chiaramente evidenziati.

Resta ferma la possibilità di eleggere fuori dall’INAD un domicilio speciale per determinati atti o affari ai sensi dell’art. 47 c.c. Il domicilio eletto dalla persona fisica può essere usato anche per comunicazioni legali dirette alla stessa in qualità di rappresentante, tutore, curatore o procuratore di altre persone fisiche, se previsto dalla legge.

Ciclo di vita, validazione e aggiornamento

Le fasi del ciclo di vita del domicilio digitale sono:

• elezione;
• modifica, con cessazione del domicilio precedente e contestuale elezione del nuovo;
• cessazione volontaria;
• cessazione d’ufficio;
• cessazione in casi particolari per decesso, incapacità sopravvenuta o estinzione dell’ente.

Le richieste telematiche si articolano in autenticazione, presentazione e validazione. Nel caso di elezione o modifica, il Gestore verifica l’esistenza, lo stato e, per i servizi qualificati, la titolarità dell’indirizzo. In caso di esito positivo, la pubblicazione è confermata; in caso negativo, la comunicazione è resa disponibile nel profilo dell’utente e inviata all’e-mail di contatto.

La cessazione volontaria comporta un periodo di 30 giorni durante il quale non sono consentite ulteriori richieste sul medesimo domicilio. Per decesso o impossibilità sopravvenuta, prima dell’interoperabilità con ANPR, la richiesta può essere presentata dall’erede, tutore o curatore con dichiarazione sostitutiva. Per gli enti, la cessazione volontaria è presentata dall’ultimo legale rappresentante o da un delegato.

L’INAD è aggiornato quotidianamente con pubblicazione entro le ore 01:00 delle richieste validate entro le ore 23:59 del giorno precedente; durante l’aggiornamento il sistema non è consultabile.

Storicizzazione e valore probatorio

Le operazioni di elezione, modifica, delega, revoca e cessazione sono tracciate e conservate ai soli fini probatori. La tracciatura include modalità di identificazione, data e ora di accesso, tipo di operazione, domicilio interessato, data e ora di validazione o annullamento.

I dati di tracciatura sono conservati per dieci anni dalla trasmissione al sistema di conservazione, a tutela delle esigenze probatorie connesse all’ordinario termine di prescrizione dei diritti.

Consultazione pubblica ed estrazioni per fini istituzionali

La consultazione online è libera e non richiede autenticazione. La ricerca può avvenire:

• per codice fiscale, ottenendo il domicilio digitale corrispondente e, per i professionisti, l’attività esercitata;
• per domicilio digitale, codice fiscale e data, per verificare l’associazione alla data indicata.

I soggetti pubblici di cui all’art. 2, comma 2, lett. a) e b), CAD possono effettuare estrazioni multiple dei domicili digitali per finalità istituzionali, mediante cooperazione applicativa e API rese disponibili sul portale INAD. È richiesto l’accesso autenticato e il rispetto delle Linee Guida sull’interoperabilità.

Per tali estrazioni, i domicili digitali devono essere acquisiti solo al momento dell’uso e cancellati subito dopo, in applicazione dei principi di esattezza, minimizzazione e limitazione della conservazione.

Acquisizione dei domicili dei professionisti da INI-PEC

L’art. 6-quater, comma 2, CAD impone che il domicilio digitale dei professionisti iscritti in INI-PEC sia inserito anche in INAD come domicilio in qualità di persone fisiche, salvo il diritto di eleggerne uno diverso.

Il flusso previsto dalle Linee Guida comprende:

• recupero dei domicili e dei nominativi da INI-PEC;
• inserimento provvisorio in INAD per 30 giorni senza pubblicazione;
• eventuale conferma e pubblicazione se il professionista non modifica il domicilio;
• cancellazione del domicilio trasmesso da INI-PEC e pubblicazione di quello scelto se il professionista opta per un domicilio diverso;
• successiva cessazione secondo le regole ordinarie, se il professionista decide di cessare il domicilio in INAD.

Il recupero avviene alla costituzione di INAD e poi quotidianamente per le nuove iscrizioni in INI-PEC.

Allineamento con ANPR

Le Linee Guida prevedono il costante allineamento tra INAD e ANPR per i domicili delle persone fisiche. ANPR inoltra all’INAD le richieste di elezione, modifica e cessazione volontaria ricevute; INAD registra d’ufficio l’interessato e pubblica o cancella il domicilio se non vi sono cause ostative; l’evidenza della pubblicazione è poi trasferita quotidianamente da INAD ad ANPR.

Il sistema deve garantire protezione dei dati sin dalla progettazione e per impostazione predefinita, nel rispetto dell’art. 25 GDPR e dei principi dell’art. 5 GDPR. INAD resta la base dati di primario e specifico riferimento per i domicili digitali delle persone fisiche.

Verifiche di validità e cessazione d’ufficio

La responsabilità della veridicità ed esattezza dei dati incombe sul soggetto che li comunica. Il Gestore effettua controlli in fase di elezione e periodicamente, mediante servizi resi dai gestori PEC e dai gestori di recapito certificato qualificato.

Se il domicilio non risulta più utile alle finalità dell’INAD, il Gestore lo evidenzia nell’indice, informa l’interessato e lo invita a ripristinare o modificare l’indirizzo. Decorso inutilmente il termine di 30 giorni, procede alla cessazione d’ufficio.

Le cause di non validità includono, in particolare:

• indirizzo non valido per cessazione o mancato rinnovo del servizio;
• casella inibita alla ricezione.

In caso di contestazione sulla titolarità, il Gestore può disporre la temporanea cessazione del domicilio fino alla definizione della controversia.

Sicurezza, disponibilità e trattamento dei dati personali

La gestione della sicurezza è affidata al Gestore INAD tramite InfoCamere S.c.p.A., con misure fisiche, logiche e organizzative adeguate al rischio ai sensi dell’art. 32 GDPR. È prevista la valutazione d’impatto ex art. 35 GDPR, periodicamente rivista, e la nomina di InfoCamere quale responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR.

L’INAD è inserito tra le basi di dati di interesse nazionale ai sensi dell’art. 60 CAD. Il servizio è disponibile tutto l’anno per 23 ore su 24, con sospensione nella fascia 00:00-01:00 per l’aggiornamento e con eventuali interruzioni programmate comunicate tempestivamente.

Il trattamento dei dati è effettuato dal Gestore INAD quale titolare, nell’adempimento di attribuzioni di legge. L’informativa completa ex artt. 13 e 14 GDPR è resa disponibile attraverso tutti i canali utilizzabili per l’elezione del domicilio digitale.

Decorrenza ed efficacia

Le Linee Guida entrano in efficacia il giorno successivo alla pubblicazione sul sito istituzionale di AgID, con notizia in Gazzetta Ufficiale, e possono essere soggette a revisione.