Deliberazione n. 690 del 13/11/2024

Disciplina dei criteri generali per la concessione del patrocinio e l'autorizzazione all'utilizzo del logo istituzionale del Garante

Il Garante per la protezione dei dati personali adotta una nuova disciplina generale in materia di patrocinio istituzionale e utilizzo del proprio logo, sostitutiva dell'assetto precedente, con applicazione dal giorno successivo alla pubblicazione sul sito istituzionale. Il provvedimento è motivato dall'aumento delle iniziative divulgative e formative in materia di protezione dei dati e dalla necessità di rendere più ordinata e uniforme la valutazione delle relative richieste.

Contesto e ragioni dell'intervento

L'Autorità richiama il quadro normativo di riferimento, in particolare il Regolamento (UE) 2016/679 e il d.lgs. 196/2003, nonché la precedente disciplina del 1999 e quella del 2017. Considera che l'evoluzione normativa, anche di matrice europea, e le maggiori competenze attribuite al Garante hanno reso più frequenti le richieste di patrocinio e di uso del logo per eventi di carattere culturale, di studio e divulgativo. Da ciò deriva l'esigenza di aggiornare i criteri, con l'obiettivo di semplificare il procedimento di valutazione e migliorare la qualità delle iniziative sostenute.

Definizioni rilevanti

L'allegato definisce i concetti essenziali della disciplina:

• per "patrocinio" si intende il riconoscimento, la promozione e il sostegno del Garante a soggetti terzi in occasione di eventi aperti al pubblico di carattere culturale, di studio o divulgativi, valutati positivamente nei contenuti e negli obiettivi;
• per "logo istituzionale" si intende la forma grafica che rappresenta l'immagine istituzionale del Garante.

Criteri per la concessione del patrocinio e dell'autorizzazione al logo

Il patrocinio e l'uso del logo possono essere concessi, a insindacabile valutazione del Garante, per eventi quali convegni, conferenze, seminari, laboratori/workshop, corsi di alta formazione e specializzazione, purché di rilevanza nazionale e/o internazionale e di comprovato valore scientifico e/o culturale. Le iniziative devono avere finalità di studio, ricerca, formazione e divulgazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

La disciplina delimita anche i soggetti legittimati a presentare domanda, includendo esclusivamente:

• università pubbliche o private;
• enti della pubblica amministrazione;
• ministeri;
• enti locali;
• agenzie governative;
• scuole di alta formazione;
• centri di ricerca;
• associazioni di rilevanza nazionale;
• osservatori nazionali;
• fondazioni.

Sono espressamente escluse le iniziative a carattere prevalentemente commerciale. La concessione non comporta oneri finanziari per l'Autorità né benefici di altra natura per il richiedente, salvo la possibilità di dare evidenza dell'avvenuto patrocinio e dell'autorizzazione all'uso del logo.

I criteri di valutazione enunciati comprendono:

• attinenza alle tematiche istituzionali dell'Autorità;
• carattere scientifico e rilevanza nazionale o internazionale;
• finalità di divulgazione e sensibilizzazione sulla disciplina privacy;
• autorevolezza dell'ente richiedente e prestigio dell'iniziativa.

Presentazione della richiesta e documentazione necessaria

La richiesta deve essere formulata per iscritto mediante il modello disponibile sul sito del Garante e trasmessa almeno 45 giorni prima della data di inizio dell'evento. L'istanza va inviata all'indirizzo email o alla PEC indicati nella disciplina e deve essere compilata integralmente.

Devono essere indicati, tra gli altri, i seguenti elementi:

• tipo e titolo dell'evento;
• dati completi dell'ente organizzatore;
• dati del legale rappresentante e del referente organizzativo;
• data, luogo e città dell'iniziativa;
• descrizione e obiettivi dettagliati;
• destinatari;
• eventuali patrocini richiesti o già ottenuti;
• sponsor, con relativi dati identificativi e siti web;
• eventuali scopi di lucro e oneri di iscrizione, con importi;
• programma dettagliato;
• elenco di moderatori e relatori con qualifiche;
• ogni ulteriore informazione utile alla valutazione.

Il Garante può chiedere integrazioni istruttorie e il richiedente deve comunicare tempestivamente eventuali modifiche dell'iniziativa, poiché l'Autorità si riserva di riesaminare la domanda.

La domanda deve essere inviata in doppia versione:

• su carta intestata, firmata digitalmente oppure scannerizzata con firma, data e timbro;
• in formato Word, anche per agevolare l'istruttoria, richiamando le regole sui documenti informatici del CAD e le relative linee guida AgID.

Esito della richiesta e natura non permanente del patrocinio

La concessione o il diniego vengono comunicati per iscritto in via telematica. Il patrocinio e l'autorizzazione all'uso del logo si riferiscono esclusivamente alla singola iniziativa indicata nella domanda; non hanno carattere permanente, non si estendono ad altre iniziative analoghe o affini, non si rinnovano tacitamente e non assumono valore certificativo.

Il Garante precisa inoltre che la concessione non implica alcuna responsabilità dell'Autorità sulla realizzazione o gestione dell'evento, né sul contenuto delle informazioni diffuse, e non costituisce garanzia di veridicità, completezza, correttezza o qualità dei materiali presentati.

Regole per l'utilizzo del patrocinio e del logo istituzionale

I soggetti autorizzati devono attenersi ad accorgimenti specifici nell'uso del patrocinio e del logo:

• le bozze del materiale promozionale che riportano il patrocinio o il logo devono essere inviate preventivamente al Garante per approvazione;
• il riferimento al patrocinio deve essere collocato in modo da distinguere chiaramente il Garante dall'organizzatore;
• il logo istituzionale deve avere adeguata evidenza e pari rilevanza rispetto agli altri eventuali loghi di patrocinatori pubblici o privati, restando distinto da quelli di organizzatori e sponsor;
• in ogni supporto informativo o promozionale in cui venga riprodotto il logo deve comparire la dicitura "con il patrocinio del Garante per la protezione dei dati personali".

La disciplina mira a evitare che l'uso del logo o del patrocinio possa ingenerare l'erroneo convincimento che il Garante assuma responsabilità dirette sull'evento o sui contenuti diffusi.