Parere del Garante n. 607 del 08/08/2026

Accesso civico all’Elenco dei portatori di interesse e al Registro degli incontri del Ministero della Difesa

Il parere è stato richiesto dal Responsabile della prevenzione della corruzione e per la trasparenza del Ministero della Difesa ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. n. 33/2013, nell’ambito di procedimenti di riesame relativi a dinieghi parziali opposti a diverse istanze di accesso civico generalizzato. Il Garante si è espresso l’8 agosto 2026, con parere n. 607, nei termini esposti nel provvedimento, senza ravvisare elementi per discostarsi dalle valutazioni già compiute dall’amministrazione.

Atto e quesito esaminato

Le richieste di accesso, presentate da alcune associazioni, avevano contenuto ampio e riguardavano numerosi documenti. Per quanto di specifico interesse del Garante, esse miravano a ottenere l’«Elenco dei portatori di interessi» e il «Registro degli incontri del personale del Ministero della Difesa con i portatori di interesse».

Il Ministero aveva fornito alcuni documenti, negando tuttavia l’ostensione dell’Elenco e del Registro. Secondo l’amministrazione, la divulgazione dei nominativi di persone fisiche e giuridiche avrebbe potuto rendere conoscibili soggetti che sviluppano o propongono tecnologie e programmi di potenziale interesse futuro della Difesa, con possibile pregiudizio per la difesa e le questioni militari, oltre che per i dati personali e gli interessi economico-commerciali degli iscritti.

Quadro normativo e organizzativo

Il Garante ha richiamato l’art. 154, comma 1, lett. g), del d.lgs. n. 196/2003, l’art. 5 del d.lgs. n. 33/2013, le Linee guida ANAC adottate con determinazione n. 1309 del 28 dicembre 2016 e il proprio provvedimento n. 521 del 15 dicembre 2016, contenente l’intesa sulle medesime Linee guida.

Non esiste una disciplina statale di settore specificamente applicabile alla trasparenza dei portatori di interesse e degli incontri con il Ministero della Difesa. Nell’esercizio della propria autonomia istituzionale, il Ministero ha quindi adottato il decreto ministeriale del 29 ottobre 2025, successivamente modificato dal decreto ministeriale del 9 aprile 2026.

Tali decreti disciplinano i rapporti tra il personale del Ministero e i soggetti portatori di interesse operanti nei settori produttivi ricompresi nell’area di azione del Ministero, con l’obiettivo di assicurare modalità organizzative e criteri imparziali e tracciabili, nel rispetto dei principi di legalità, parità di trattamento e correttezza. Gli strumenti previsti sono l’Elenco dei portatori di interesse e il Registro degli incontri, disciplinati dagli articoli 1-3 dei decreti.

Elenco e Registro degli incontri

Sono qualificati come portatori di interesse le persone giuridiche e le persone fisiche che interagiscono professionalmente con il Ministero rappresentando interessi, anche non economici, allo scopo di concorrere a processi decisionali pubblici in atto o di avviarne di nuovi.

L’iscrizione nell’Elenco è obbligatoria per richiedere incontri con il personale della Difesa. Nel Registro sono riportati, tra gli altri elementi, la data dell’incontro, la natura istituzionale o meno del luogo, il carattere occasionale o meno dell’incontro, il nominativo del personale ministeriale partecipante, il soggetto che ha formulato la richiesta e l’oggetto dell’incontro.

Il Garante ha rilevato che i decreti ministeriali non prevedono la pubblicazione dell’Elenco o del Registro sul sito istituzionale, né altre forme di pubblicità. I documenti sono stati concepiti come strumenti interni di organizzazione e tracciabilità, non come strumenti soggetti a pubblicazione obbligatoria.

Anche l’informativa resa agli interessati, disponibile sulla pagina web istituzionale, indicava che i dati personali sarebbero stati trattati dal personale individuato, senza prevedere forme di pubblicità o comunicazione generalizzata. Tale impostazione contribuiva a creare negli interessati una ragionevole aspettativa di riservatezza.

Limiti dell’accesso civico rilevanti nel caso concreto

Il Ministero ha fondato il diniego su diversi limiti previsti dall’art. 5-bis, commi 1 e 2, del d.lgs. n. 33/2013. In particolare, sono stati rappresentati i seguenti possibili pregiudizi:

• pregiudizio concreto per la sicurezza, la difesa e le questioni militari, in relazione alla conoscibilità dei soggetti e delle attività potenzialmente di interesse futuro della Difesa;
• lesione degli interessi economici e commerciali dei soggetti iscritti;
• divulgazione di informazioni riservate, dati commerciali, know-how, segreti tecnici o altri elementi idonei ad alterare le condizioni di concorrenza o a incidere negativamente sulla posizione economica degli interessati;
• pregiudizio alla protezione dei dati personali degli iscritti e del personale della Difesa.

Il RPCT ha inoltre evidenziato che l’ostensione avrebbe potuto travalicare le misure predisposte dall’amministrazione a tutela delle proprie attività istituzionali e incidere negativamente sulla posizione economica dei soggetti coinvolti.

Protezione dei dati personali

Il Garante ha circoscritto la propria competenza ai dati riferiti alle persone fisiche, ricordando che, ai sensi dell’art. 4, par. 1, n. 1, RGPD, è dato personale qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile.

Sono pertanto esclusi dalla nozione di dato personale, in quanto tali, i dati riguardanti persone giuridiche, enti, associazioni, fondazioni e comitati. Tali soggetti non rientrano nell’ambito di applicazione della disciplina del RGPD e non possono beneficiare, per le informazioni che li riguardano in quanto organizzazioni, della tutela prevista dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d.lgs. n. 33/2013.

Il Garante ha tuttavia precisato che le informazioni relative a imprese e ditte individuali possono costituire dati personali quando consentono di identificare una persona fisica. A sostegno di tale precisazione è stata richiamata la sentenza della Corte di giustizia dell’Unione europea del 9 novembre 2010, cause riunite C-92/09 e C-93/09, Volker und Markus Schecke e Eifert.

Nel caso concreto, il RPCT ha rappresentato che gli interessati avevano conferito i propri dati nell’ambito di uno specifico trattamento, ricevendo un’informativa sulle finalità e sulle modalità del trattamento. Le informative non contemplavano la comunicazione o l’ostensione dei dati a soggetti terzi mediante accesso civico generalizzato. Secondo l’amministrazione, la divulgazione sarebbe quindi risultata incompatibile con le finalità della raccolta e con le ragionevoli aspettative di riservatezza degli interessati.

Mancato coinvolgimento dei controinteressati

Il Ministero non ha attivato il contraddittorio previsto dall’art. 5, comma 5, del d.lgs. n. 33/2013. Secondo quanto riferito, il diniego era fondato principalmente su limiti relativi alla tutela di interessi pubblici ai sensi dell’art. 5-bis, comma 1, rispetto ai quali la comunicazione ai controinteressati non sarebbe stata necessaria ai fini della decisione.

Il Garante ha ricordato che il coinvolgimento dei controinteressati è collegato alla possibile lesione degli interessi privati di cui all’art. 5-bis, comma 2, mentre i limiti posti a tutela degli interessi pubblici di cui al comma 1 non sono sindacabili dall’Autorità nell’ambito del parere in materia di protezione dei dati personali.

È stato inoltre evidenziato che, per l’elevato numero degli iscritti, il coinvolgimento individuale di tutti i potenziali controinteressati avrebbe potuto comportare un impegno tale da impedire il regolare svolgimento delle altre attività amministrative. Il Garante ha qualificato tale circostanza come elemento indicativo di possibili aspetti di massività delle richieste, precisando però che la valutazione dell’eventuale carattere massivo e dei relativi carichi organizzativi non rientra nelle proprie competenze.

Impossibilità di un accesso parziale

Il Ministero ha valutato anche la possibilità di consentire un accesso parziale mediante oscuramento o anonimizzazione dei dati personali. Tale soluzione è stata ritenuta non concretamente praticabile perché i dati personali non costituirebbero elementi accessori della documentazione, ma una componente essenziale e inscindibile dell’Elenco e del Registro.

Secondo la valutazione amministrativa, la loro eliminazione avrebbe determinato la sostanziale perdita del contenuto informativo dei documenti, compromettendone la comprensibilità e l’utilità rispetto all’oggetto delle istanze.

Limiti della valutazione del Garante

I documenti richiesti non sono stati trasmessi al Garante neppure per estratto. L’Autorità ha rilevato che, anche qualora fossero stati trasmessi, non sarebbe stato possibile svolgere una valutazione di merito completa sulle ragioni ostative prospettate dai controinteressati, poiché questi ultimi non erano stati coinvolti e, alla luce dell’informativa ricevuta, potevano vantare una certa aspettativa di riservatezza.

Il Garante ha inoltre precisato che la propria competenza non comprende:

• la valutazione dei limiti all’accesso fondati sulla difesa e sulle questioni militari ai sensi dell’art. 5-bis, comma 1, del d.lgs. n. 33/2013;
• la valutazione dei limiti relativi agli interessi economici e commerciali, alle informazioni riservate, al know-how e ai segreti tecnici;
• la verifica dell’eventuale carattere massivo delle richieste sotto il profilo organizzativo;
• il sindacato sui carichi di lavoro e sull’organizzazione degli uffici ministeriali.

Conclusioni

Alla luce degli elementi disponibili, il Garante non ha ravvisato ragioni per discostarsi dalle valutazioni già effettuate dal Ministero della Difesa in sede di riscontro alle istanze e dal RPCT in sede di richiesta di parere.

Il parere è stato quindi espresso nei termini sopra indicati, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. n. 33/2013. L’esito conferma, nel caso concreto, la legittimità del mantenimento del diniego sulla base del quadro rappresentato dall’amministrazione, ferma restando la distinzione tra i limiti di competenza del Garante in materia di dati personali e gli ulteriori limiti all’accesso relativi alla difesa, alla sicurezza, agli interessi economici e commerciali e all’organizzazione amministrativa.