Circolare INAIL n. 43 del 22 maggio 2000

Autonomia budgettaria. Spese di funzionamento. Decentramento capitolo 354 - sottoconti 03 e 06

La circolare disciplina l’evoluzione del sistema di gestione del budget delle spese di funzionamento dell’Istituto, in continuità con il processo di decentramento già avviato con la circolare n. 79 del 30 dicembre 1999. L’intervento riguarda sia alcune modifiche operative su capitoli e sottoconti sia, in modo specifico, il decentramento gestionale e l’autonomia budgettaria del capitolo 354, sottoconti 03 e 06.

Contesto generale e utilizzo della procedura "Budget"

Nell’attesa dell’avvio, dal mese di giugno, del nuovo sistema previsionale con riferimento all’esercizio 2001, per il 2000 tutte le strutture centrali devono poter utilizzare compiutamente l’attuale procedura informatica "Budget", opportunamente implementata. La griglia dei capitoli di spesa di funzionamento viene quindi resa più articolata rispetto alla precedente disciplina, con indicazione delle titolarità dei singoli capitoli e/o sottoconti e delle relative possibilità di utilizzo da parte delle strutture.

Le strutture centrali, per l’utilizzo delle spese di funzionamento, devono concordare con le strutture titolari dei piani analitici una riconsiderazione dei fabbisogni per il 2000, da sottoporre al prossimo riallineamento secondo le modalità e i termini già indicati con nota n. 514 del 5 maggio. In tale sede, le strutture titolari devono verificare che tutte le strutture utilizzatrici, centrali e territoriali, conoscano limiti e regole di impiego di ciascuna voce di spesa.

Dopo le determinazioni conseguenti al riallineamento, le strutture utilizzatrici centrali dovranno inserire in procedura "Budget" i valori finanziari riallineati, analogamente a quanto già avviene da tempo per le strutture territoriali. Le strutture centrali interessate, in attesa di istruzioni operative, devono trasmettere entro il 29 maggio alla Direzione centrale Servizi Informativi e Telecomunicazioni - Ufficio VII i nominativi e i numeri di matricola del personale da abilitare all’uso della procedura.

Modifiche operative su capitoli e sottoconti

La circolare introduce alcune precisazioni di competenza e denominazione:

• il capitolo 346, relativo alle spese della Tipografia dell’Istituto, ha come titolare la Direzione centrale Comunicazione; per i sottoconti 01, 02 e 03 la Direzione provvede alle assegnazioni tramite delega al responsabile della Tipografia;
• il capitolo 363, relativo alle spese di pubblicità, attribuisce il sottoconto 01 "Inserzioni su quotidiani e periodici" alla Direzione centrale Patrimonio, mentre il sottoconto 02 "Altre spese promozionali" resta alla Direzione centrale Comunicazione;
• viene confermato il trasferimento di competenza del sottoconto 03 "Spese telefoniche" del capitolo 349 alla Direzione centrale Servizi informativi e Telecomunicazioni;
• viene confermata la nuova denominazione del sottoconto 02 del capitolo 713, già disposta con nota della Direzione centrale Programmazione Organizzazione e Controllo n. 494 del 21 aprile.

Capitolo 354: nuove denominazioni e decentramento

Il capitolo 354, relativo alle spese di rappresentanza e partecipazione a convegni, congressi ed altre manifestazioni, assume una disciplina più dettagliata per i sottoconti 03 e 06.

Le nuove denominazioni sono:

• sottoconto 03: "Partecipazione di personale dell’Istituto a congressi, convegni, seminari, workshop";
• sottoconto 06: "Organizzazione di convegni, fiere, manifestazioni ed eventi anche promossi da terzi e organizzazione di corsi per personale esterno all’Istituto".

Per entrambi è disposto il decentramento gestionale e l’autonomia budgettaria, secondo criteri differenziati ma accomunati dall’esigenza di contenimento della spesa e di coerenza con i princìpi del nuovo ordinamento.

Sottoconto 03: partecipazione del personale a eventi formativi

Per il sottoconto 03 la decisione sulla partecipazione del personale dell’Istituto a congressi, convegni, seminari, workshop e iniziative analoghe è decentrata alle Direzioni Regionali e a tutte le strutture centrali.

Nella valutazione delle occasioni di aggiornamento professionale, la circolare richiama l’analogia con il sottoconto 02 del capitolo 319, relativo alla partecipazione a corsi indetti da altri enti, invitando a considerare la duplice possibilità offerta dal mercato formativo. Deve inoltre essere valutata la funzionalità della partecipazione della singola risorsa, tenendo conto sia dei percorsi di aggiornamento professionale sia delle possibili ricadute di professionalizzazione "a cascata" sull’intera struttura di appartenenza.

A parità di contenuti, deve essere privilegiato l’evento che comporti minori oneri, in ragione della collocazione logistica e/o del costo.

Sottoconto 06: organizzazione di convegni, fiere, manifestazioni ed eventi

Per il sottoconto 06 il decentramento riguarda le Direzioni Regionali e alcune strutture centrali titolari di specifiche aree tematiche tecnico/istituzionali, alle quali è affidata l’ideazione e l’organizzazione di convegni ed altre manifestazioni anche in cooperazione con terzi.

La circolare richiede un’impostazione organizzativa improntata al massimo rigore e alla sobrietà. In particolare:

• la programmazione degli eventi deve essere, in linea di massima, non superiore alla mezza giornata;
• deve essere dato rilievo prioritario all’oggetto dell’evento, ad esempio inaugurazioni di presidi sul territorio, novità normative e procedurali, commento di trends infortunistici, iniziative per la prevenzione e sicurezza;
• devono essere esaltati gli aspetti operativi;
• gli altri aspetti organizzativi devono essere limitati a una funzionale accoglienza.

La circolare sottolinea che la frequenza degli incontri dell’INAIL sul territorio, in ragione della forte evoluzione della missione aziendale, richiede uno stile di gestione rigoroso, sobrio e omogeneo tra le strutture, così da rafforzare il messaggio istituzionale.

Vincoli finanziari e procedimento autorizzativo

Entrambi i sottoconti del capitolo 354 rientrano tra le spese discrezionali e restano soggetti ai vincoli di legge finanziaria e di bilancio. Di conseguenza, la ricerca del miglior rapporto tra costi e benefici deve guidare ogni scelta di spesa.

Per la gestione delle risorse finanziarie che saranno attribuite, la procedura organizzativa e contabile da seguire è quella prevista dalla normativa vigente. In particolare, l’autorizzazione di spesa deve essere contenuta in un provvedimento che assuma la forma di "determinazione", come già richiamato dalla circolare n. 79 del 30.12.1999 e dai relativi allegati.

Obblighi di coordinamento e monitoraggio

L’autonomia organizzativa e budgettaria non elimina l’esigenza di una preventiva informazione alla Direzione centrale Comunicazione. Devono essere segnalate con anticipo le date e i contenuti degli eventi programmati, al fine di consentire:

• il monitoraggio costante delle attività relazionali complessive dell’Istituto su tutto il territorio;
• l’eventuale partecipazione degli Organi o dei rappresentanti delle strutture centrali.

In questo modo la circolare coniuga decentramento gestionale, responsabilità delle strutture periferiche e coordinamento centrale, assicurando omogeneità di comportamento e controllo complessivo delle iniziative.