Circolare INAIL n. 1 dell'8 gennaio 2007

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2006

La circolare disciplina le operazioni da porre in essere per la chiusura della contabilità finanziaria al 31 dicembre 2006 e per la raccolta delle informazioni necessarie alla formazione del conto consuntivo 2006. Il documento richiama inoltre il riaccertamento dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2005, ai sensi della normativa sull’ordinamento amministrativo-contabile, e individua tempi, modalità e prospetti da utilizzare.

Operazioni di chiusura della contabilità

Le strutture devono completare, prima della chiusura, una serie di operazioni amministrativo-contabili necessarie a garantire la corretta rappresentazione dei movimenti di fine esercizio. In particolare, per la chiusura della "cassa" occorre che l’addetto alla funzione contabile, di concerto con l’addetto alla funzione amministrativa, provveda mediante la procedura flussi monetari a:

• acquisire le contabili di accredito;
• digitare gli incassi con attribuzione alle diverse aree di produzione;
• generare il MOC di Entrata di tipo C, la reversale di incasso e l’aggiornamento dei saldi, in modo da ottenere la concordanza tra saldo contabile e saldo reale.

Gli ordinativi di pagamento (ODP) non eseguiti entro il 31 dicembre 2006 devono essere ritirati dalla locale agenzia bancaria e riproposti nell’esercizio 2007, previa emissione di un mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e del conseguente nuovo ODP nella procedura flussi monetari.

Sottoconti di transito e partite in conto sospeso

Alla data di chiusura della contabilità finanziaria, le somme giacenti sui sottoconti di transito dei diversi capitoli di bilancio devono essere totalmente azzerate. La circolare sottolinea che tali sottoconti sono destinati a essere chiusi a fine esercizio e che, quindi, le strutture devono effettuare una ricognizione accurata delle operazioni contabili per acquisire ogni elemento utile all’esatta imputazione delle partite.

Per le partite in conto sospeso iscritte sui capitoli 226/826 l’obiettivo di fine esercizio è riportarne l’ammontare a un limite fisiologico, trattandosi di utilizzo assolutamente marginale. Anche in questo caso le strutture devono riesaminare le operazioni contabilizzate per individuare gli elementi necessari a imputare correttamente le partite ai capitoli e sottoconti di competenza.

Le eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica devono essere effettuate entro e non oltre il 19 gennaio 2007.

Riaccertamento dei residui attivi e passivi

Il riaccertamento dei residui attivi e passivi provenienti dagli esercizi precedenti è presentato come una delle ordinarie operazioni propedeutiche alla chiusura della contabilità finanziaria ed è effettuato ai sensi dell’art. 43 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, richiamate dalla delibera del Consiglio di Amministrazione n. 409 del 12 ottobre 2006.

La circolare richiama l’obbligo del dirigente, previsto dal comma 3 dell’art. 43, di proporre in sede di assestamento le rettifiche necessarie quando vengano meno i presupposti dei residui attivi e passivi. Il riaccertamento è definito come operazione particolarmente sensibile, alla quale prestano attenzione il Collegio dei Sindaci e gli altri organi istituzionali.

Viene ricordato che il lavoro straordinario svolto sulle posizioni relative al conto consuntivo 2005 ha già permesso di verificare in modo puntuale le motivazioni delle cancellazioni proposte e la permanenza in contabilità delle partite creditorie e debitorie al 31 dicembre 2005. Tale attività viene ora completata per rendere più coerente e realistica la rappresentazione della massa residuale nel conto consuntivo 2006.

Compilazione del prospetto n. 5

Per il conto 2006 non è più richiesta l’indicazione dei residui da mantenere in contabilità. Le strutture centrali e territoriali devono quindi compilare solo il prospetto n. 5, limitandosi ai residui per i quali si chiede la cancellazione dalle scritture contabili.

Per ciascun residuo da eliminare devono essere indicati:

• il nominativo del presunto creditore o debitore;
• la motivazione analitica della richiesta di cancellazione.

La circolare precisa che il riaccertamento riguarda esclusivamente la cancellazione di residui privi di valido titolo giuridico di credito o di debito. Esso va distinto dalla dichiarazione di inesigibilità del credito, che presuppone invece la sussistenza del titolo giuridico e non deve essere riportata nel prospetto n. 5. In base all’art. 79 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, la dichiarazione di inesigibilità è proposta dal dirigente responsabile, sulla base dei criteri stabiliti dal Consiglio di amministrazione, dopo l’esperimento di tutti gli atti necessari per il recupero, salvo che i costi dell’azione coattiva superino l’importo da recuperare; la relativa decisione è assunta dal Direttore Regionale competente per territorio o dal Direttore centrale competente per materia.

Per i residui passivi, la circolare osserva che l’operazione di riaccertamento per inesistenza del titolo giuridico, in linea generale, non dovrebbe sussistere se non per variazioni diminutive.

Adempimenti, controlli e scadenze sul riaccertamento

Le sedi territoriali dipendenti dalle Direzioni regionali devono registrare le operazioni di variazione e riportarle nel prospetto allegato n. 5. Le eventuali rettifiche effettuate da Sedi di tipo B devono confluire, ai fini della compilazione del prospetto, nella Sede di tipo A da cui dipendono.

Le scadenze fissate sono le seguenti:

• 24 gennaio 2007: termine per la compilazione e trasmissione del prospetto n. 5 alle rispettive Direzioni regionali;
• 31 gennaio 2007: termine per la trasmissione del prospetto riepilogativo alla Direzione centrale Ragioneria da parte delle Direzioni regionali, con anticipo via e-mail; entro la stessa data le Direzioni centrali devono digitare le proprie variazioni, compilare il prospetto n. 5 e inviarlo alla Direzione centrale Ragioneria.

Le Direzioni regionali devono inoltre verificare i prospetti e controllare la corrispondenza tra i dati riportati e quelli risultanti nella procedura di contabilità finanziaria, sanando eventuali anomalie prima dell’invio.

Esclusione dei capitoli gestiti dalla procedura G.R.A.

Per i capitoli interessati dalla procedura informatica G.R.A. (Gestione Rapporti Assicurativi) le strutture territoriali non devono svolgere alcuna operazione di riaccertamento dei residui attivi o passivi esistenti al 31 dicembre 2005. La ragione è che la procedura G.R.A. riversa automaticamente i propri dati in contabilità finanziaria e movimenta di conseguenza anche la massa dei residui; per tali capitoli è quindi precluso ogni intervento manuale.

Dati per il conto consuntivo 2006: prospetti 1, 2, 3 e 4

Per raccogliere i dati non direttamente desumibili dalla contabilità integrata sono stati predisposti quattro prospetti specifici.

Il prospetto n. 1 riguarda la situazione dei depositi in conto corrente bancario e postale al 31 dicembre 2006. Per ciascun conto corrente devono essere indicati il saldo risultante dall’area funzionale SAL - data INAIL della procedura flussi monetari, quello comunicato dalla banca o dall’amministrazione postale e il saldo al 1° gennaio 2006 desunto dall’estratto conto. Deve essere compilato un prospetto per ogni singola Unità. Alla documentazione vanno allegati i modelli 139-C del IV trimestre 2006, le verifiche di cassa dello stesso periodo, l’hard copy del saldo del conto e la fotocopia dell’estratto conto dal 1° ottobre al 31 dicembre 2006.

Il prospetto n. 2 è destinato ai titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione in essere al 31 dicembre 2006. Per ciascun depositante devono essere riportati il nominativo o la ragione sociale, la specificazione dei titoli con i relativi valori nominali e la motivazione del deposito, in coerenza con la circolare n. 71/1974 richiamata nel testo.

Il prospetto n. 3 riguarda le fidejussioni e le attestazioni di vincolo in essere al 31 dicembre 2006. Le strutture centrali e territoriali devono dare conto analitico di tali garanzie, ma senza includere i libretti di deposito vincolato prestati dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto.

Il prospetto n. 4 attiene alle prenotazioni di impegni di spesa relative a procedure contrattuali non concluse entro la fine dell’esercizio 2006. Tali prenotazioni confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione per assicurare la copertura finanziaria all’atto dell’aggiudicazione, ai sensi dell’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile. Nel prospetto devono essere indicati l’importo prenotato e validato, il capitolo di bilancio, la tipologia e l’oggetto della gara. Le Direzioni regionali devono includere anche le gare indette dalle unità territoriali dipendenti.

L’uso dell’avanzo vincolato è limitato alle sole procedure contrattuali complesse e di rilevante entità finanziaria, cioè licitazione privata, appalto-concorso e trattativa privata con bando e senza bando, con esclusione delle procedure più snelle e di importo modesto.

Invio dei prospetti e chiusura operativa

I prospetti nn. 1, 2, 3 e 4 devono essere compilati e trasmessi alla Direzione Generale – Direzione Centrale Ragioneria, Piazzale Giulio Pastore 6, 00144 Roma, entro e non oltre il 9 febbraio 2007.

Per la chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2006 e per la digitazione e validazione dei dati, le unità devono attenersi alle istruzioni del materiale operativo in uso. La circolare precisa che l’inserimento e la convalida delle operazioni di rettifica possono essere effettuati anche in un momento immediatamente successivo alla data di termine fissata per le operazioni, cioè il 19 gennaio 2007.

Restano infine confermate le disposizioni già comunicate con la lettera della Direzione Centrale Ragioneria del 17 novembre 2006 per la chiusura della cassa.