Circolare INAIL n. 88 del 22 dicembre 2004

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2004

La circolare dell’INAIL detta le istruzioni operative per la chiusura della contabilità integrata e finanziaria al 31 dicembre 2004, per il riaccertamento dei residui attivi e passivi esistenti al 31 dicembre 2003 e per la predisposizione dei dati necessari alla formazione del conto consuntivo 2004. L’intervento riguarda sia le strutture centrali sia quelle territoriali e si fonda sulle norme interne sull’ordinamento amministrativo-contabile e sulle modifiche intervenute con la delibera n. 889/2003 e con la legge n. 194/2002.

Operazioni di chiusura della contabilità integrata

La circolare specifica una serie di operazioni preliminari necessarie alla chiusura dell’esercizio, precisando che su tali operazioni la Direzione generale non potrà intervenire successivamente. In particolare, per la chiusura della cassa sulle somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto, l’addetto alla funzione contabile, di concerto con l’addetto alla funzione amministrativa, deve:

• acquisire tramite la procedura flussi monetari le contabili di accredito e digitare gli incassi con attribuzione alle diverse aree di produzione, in modo da generare il MOC di Entrata di tipo C e la reversale di incasso, aggiornando i saldi;
• ritirare dalla banca locale gli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2004 e riproporli nell’esercizio 2005, previa emissione di un mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e del conseguente ODP nella procedura flussi monetari.

La circolare richiama inoltre le Direzioni regionali, la Provincia di Bolzano e la Sede di Aosta a vigilare sulla tempestiva esecuzione degli adempimenti da parte delle Sedi dipendenti e a comunicare l’avvenuto adempimento alla Direzione Centrale Ragioneria. Eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica devono essere digitate entro il 24 gennaio 2005.

Determinazione dei residui dell’esercizio 2004

Nel caso in cui, in sede di ricognizione di fine esercizio, emergano crediti o obbligazioni riferiti al 2004 che saranno incassati o pagati nell’esercizio successivo e per i quali non risulti ancora registrata la fase finanziaria di accertamento o impegno, tale fase deve essere inserita in contabilità. Questo consente di individuare correttamente i residui attivi e passivi al 31 dicembre 2004.

L’assunzione di impegni di spesa oltre il 31 dicembre è ammessa solo in casi eccezionali e debitamente motivati, in coerenza con la legge n. 194 del 31 ottobre 2002, richiamata come disciplina di riferimento per la contabilità dello Stato poi estesa agli enti pubblici non economici.

Sottoconti di transito e partite in conto sospeso

La circolare impone di azzerare, alla chiusura della contabilità finanziaria, le somme giacenti sui sottoconti di transito dei vari capitoli di bilancio, cioè quelle partite per le quali al momento della rilevazione non erano disponibili elementi sufficienti per una corretta imputazione contabile. A titolo esemplificativo è richiamato il capitolo 064, sottoconto 90.

Le strutture devono dunque svolgere un’attenta ricognizione delle operazioni contabili per raccogliere ogni elemento utile a imputare correttamente tali partite, che in ogni caso devono risultare chiuse a fine esercizio.

Per le partite in conto sospeso dei capitoli 226 e 826 l’obiettivo è analogo: ridurre o azzerare le somme in giacenza, ricostruendo le operazioni per attribuirle ai capitoli e sottoconti corretti.

Riaccertamento dei residui attivi e passivi

La circolare dedica ampio spazio al riaccertamento dei residui attivi e passivi provenienti da esercizi anteriori, qualificandolo come operazione contabile ordinaria ma di grande rilievo, disciplinata dall’art. 33 delle norme sull’ordinamento amministrativo-contabile. Il riaccertamento è presentato come uno degli indicatori più significativi del funzionamento amministrativo e contabile dell’Ente e viene collegato agli interventi già avviati dalla Direzione centrale, tra cui la nota del 22 settembre 2004 sull’aggiornamento dei residui.

L’obiettivo è riportare la massa residuale entro limiti fisiologici, distinguendo tra:

• residui da eliminare;
• residui da mantenere nelle scritture contabili.

Residui da eliminare

Il riaccertamento ha carattere eccezionale e deve riflettere mancate conclusioni delle fasi finanziarie di entrata o di uscita. Sul versante dei crediti, le strutture devono preliminarmente compiere ogni azione utile alla riscossione, compreso l’eventuale intervento interruttivo dei termini prescrizionali. Sul versante dei debiti, devono verificare la reale esistenza dell’obbligazione, individuando con precisione il debitore dell’INAIL e la causa del debito.

Prima di proporre l’eliminazione di una posta residuale, le strutture devono:

• ricognire i titoli giuridici che giustificano la permanenza del residuo;
• individuare le poste per le quali tali titoli risultano insussistenti o cessati;
• evidenziare le cause che ostano all’incasso o al pagamento;
• motivare analiticamente la cancellazione di ciascuna posta dalle scritture contabili.

La circolare osserva che, di norma, il riaccertamento non dovrebbe riguardare i capitoli di spesa discrezionale, salvo eventuali variazioni diminutive. Per la cancellazione dei crediti si richiama l’art. 66 delle norme sull’ordinamento amministrativo-contabile, secondo cui la dichiarazione di inesigibilità del credito è proposta dal dirigente responsabile, dopo aver esperito tutti gli atti necessari alla riscossione, salvo che il costo delle procedure coattive superi l’importo da recuperare, ed è adottata con determinazione del direttore regionale competente per territorio o del direttore centrale competente per materia.

Residui da mantenere

Per i residui attivi e passivi da conservare in bilancio valgono le stesse modalità di rilevazione. In particolare, per i debiti di remota iscrizione, la circolare raccomanda di mantenere un’evidenza specifica che riporti gli estremi del debitore e il titolo giuridico a giustificazione della permanenza del residuo, qualora tale informazione non sia ricavabile dalle procedure informatiche disponibili.

I prospetti allegati n. 5 e n. 6 servono a documentare adeguatamente la scelta di eliminare o mantenere ogni posta residuale; nel solo prospetto n. 5 deve essere indicato anche il nominativo del creditore o debitore.

Adempimenti delle strutture e trasmissione dei prospetti sui residui

Le Sedi territoriali devono predisporre le proposte di variazione da riportare nel prospetto allegato n. 5. Le eventuali proposte formulate dalle Sedi di tipo B devono confluire in quelle della Sede di tipo A da cui dipendono. Nel prospetto n. 5, in colonna 8, devono essere indicate le ragioni della variazione, tra cui:

• annullamento o rettifica di impegni di spesa riferiti a ordinativi o contratti per forniture non più eseguite o eseguite solo parzialmente;
• rettifiche di impegni di spesa riferite a forniture il cui costo può essere quantificato solo nell’esercizio successivo al pagamento;
• sopravvenuta inesistenza dei titoli giuridici che avevano originato accertamenti e/o impegni;
• ogni altra motivazione, che deve essere esposta separatamente e in modo chiaro.

I prospetti allegato n. 5 devono essere compilati e trasmessi alle Direzioni regionali entro il 24 gennaio 2005. Le Direzioni regionali, dopo i controlli di competenza, devono riepilogare le proposte, compilare la colonna 1 del prospetto n. 5 e inviarlo via e-mail all’indirizzo dcragioneria@inail.it, insieme alle proprie proposte, entro il 31 gennaio 2005. Entro la stessa data anche le Direzioni centrali devono trasmettere le proprie proposte alla Direzione Centrale Ragioneria.

Le medesime modalità di predisposizione, tempi e invio valgono anche per il prospetto allegato n. 6, sia per le strutture territoriali sia per quelle centrali. Per i capitoli gestiti con la procedura G.R.A., la circolare precisa che le strutture territoriali non devono effettuare alcun riaccertamento dei residui, né attivi né passivi, in essere al 31 dicembre 2003.

Dati per il conto consuntivo 2004

Per gli ulteriori dati necessari alla formazione del conto consuntivo, non desumibili direttamente dalla contabilità integrata, la circolare prevede quattro prospetti allegati.

Prospetto n. 1: situazione dei depositi in conto corrente al 31 dicembre 2004

Per ogni conto corrente bancario o postale deve essere indicato:

• il saldo risultante dall’area funzionale SAL-data INAIL della procedura Flussi monetari;
• il saldo comunicato dalla banca o dall’amministrazione postale;
• il saldo al 1° gennaio 2004 desunto dall’estratto conto.

Va compilato un prospetto per ogni singola Unità. Per evitare duplicazioni documentali, al prospetto devono essere allegati i modelli 139-C del IV trimestre 2004, anche se con saldo zero, completi di hard-copy del saldo del conto corrente e di fotocopia dell’estratto conto dal 1° ottobre al 31 dicembre 2004.

Prospetto n. 2: titoli di Stato o garantiti dallo Stato a cauzione

Il prospetto n. 2 serve a determinare la consistenza dei titoli di Stato o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione in essere al 31 dicembre 2004. Per ciascun depositante devono essere indicati:

• nominativo o ragione sociale;
• specificazione dei titoli;
• valori nominali;
• motivazione del deposito.

Prospetto n. 3: fideiussioni e attestazioni di vincolo

Le Unità territoriali devono rilevare la consistenza a fine esercizio delle garanzie prestate tramite fideiussioni e attestazioni di vincolo, compilando il prospetto n. 3. Non devono essere riportate nel prospetto le garanzie costituite da libretti di deposito vincolato prestate dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto.

Prospetto n. 4: prenotazioni di impegni e avanzo vincolato

Le prenotazioni di impegni relative a procedure contrattuali non concluse entro il 2004 confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, così da assicurare la copertura finanziaria all’atto dell’aggiudicazione. A tal fine le Direzioni centrali, le Direzioni regionali, la Provincia di Bolzano e la Sede di Aosta devono compilare il prospetto n. 4, indicando per ogni procedura di gara iniziata ma non conclusa nel 2004:

• importo prenotato e validato;
• capitolo di bilancio;
• tipologia della gara;
• oggetto della gara.

Le Direzioni regionali devono includere anche le gare indette dalle singole Unità territoriali dipendenti.

La circolare precisa inoltre che, per esperienza acquisita, non si dà luogo alla costituzione dell’avanzo vincolato per importi fino a 7.747 euro per forniture di beni e servizi e fino a 20.000 euro per lavori, quando si tratta di affidamenti in economia: affidamento diretto per i lavori e richiesta di un solo preventivo per beni e servizi. Tali operazioni non devono quindi essere indicate nel prospetto n. 4.

I prospetti n. 1, 2, 3 e 4 devono essere trasmessi alla Direzione Centrale Ragioneria, in Piazzale Giulio Pastore 6, 00144 Roma, entro l’11 febbraio 2005.

Istruzioni operative e regola sugli immobili cartolarizzati o venduti

Per la chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2004, nonché per la digitazione e validazione dei dati, le Unità interessate devono attenersi al materiale operativo in uso e alle istruzioni che saranno impartite direttamente dalla Direzione generale - Direzione Centrale Ragioneria.

La circolare chiude ribadendo una regola contabile già operativa: le spese di manutenzione straordinaria relative agli immobili oggetto di cartolarizzazione o venduti direttamente dall’Istituto devono essere imputate al capitolo 424, sottoconto 01, relativo alla manutenzione ordinaria degli immobili da reddito, e non ai capitoli in conto capitale 700, 703 e 704. La ragione è che tali immobili non figurano più tra le consistenze patrimoniali dell’Ente.