Circolare INAIL n. 70 del 28 dicembre 2012

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2012

La circolare detta le istruzioni operative per la chiusura della contabilità finanziaria 2012 e per la raccolta dei dati necessari alla predisposizione del conto consuntivo. Le indicazioni sono rivolte alle Strutture centrali e territoriali e si inseriscono nel modello di accentramento delle funzioni contabili presso le Direzioni regionali e la Direzione generale.

Quadro di riferimento e finalità

La circolare richiama, come base normativa, la delibera del Presidente-Commissario straordinario n. 31 del 27 febbraio 2009 e la delibera del Consiglio di amministrazione n. 500 del 24 dicembre 2007. Lo scopo è disciplinare le operazioni preliminari alla formulazione del conto consuntivo 2012, assicurando la corretta chiusura della contabilità e la produzione dei dati non desumibili direttamente dalla contabilità finanziaria.

In particolare, le istruzioni insistono su tre ambiti:

• chiusura della cassa;
• ricognizione e riaccertamento dei residui attivi e passivi;
• esposizione analitica delle poste residuali attive e passive dell’esercizio 2012 con indicazione delle relative causali.

Viene inoltre evidenziato che tempi e modalità indicati sono perentori e necessari per consentire la predisposizione del conto consuntivo nei termini di legge.

Chiusura della cassa e operazioni contabili preliminari

Per le somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto, l’addetto alla funzione contabile, di concerto con l’addetto alla funzione amministrativa competente, deve:

• acquisire tramite procedura "flussi monetari" le contabili di accredito;
• digitare gli incassi con attribuzione alle diverse aree di produzione;
• generare il Moc di Entrata di tipo "C";
• emettere la reversale di incasso e aggiornare i saldi, per ottenere la concordanza tra saldo contabile e saldo reale.

Deve inoltre essere effettuato il ritiro, presso la locale agenzia bancaria, degli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2012, dopo aver emesso il mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e il conseguente Odp nella procedura "flussi monetari".

Sottoconti di transito e chiusura della giornata contabile

Alla data di chiusura della contabilità finanziaria occorre procedere all’azzeramento delle somme giacenti sui sottoconti di transito dei vari capitoli di bilancio, anche quando alla rilevazione non erano disponibili elementi sufficienti per la corretta imputazione contabile. La circolare raccomanda una ricognizione attenta e tempestiva delle operazioni al fine di individuare la corretta imputazione delle partite, poiché i sottoconti devono essere chiusi a fine esercizio.

Per le operazioni fuori cassa di storno e rettifica, la digitazione deve avvenire entro e non oltre il 1° febbraio 2013. Le modalità di chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2012 e di validazione dei dati devono seguire il materiale operativo in uso, nel rispetto della tempistica complessiva di chiusura.

Prospetto 1: depositi in conto corrente bancari e postali

Il prospetto 1 riguarda la situazione dei depositi in conto corrente bancari e postali al 31 dicembre 2012. Per ciascun conto devono essere indicati:

• il saldo risultante dall’area funzionale "SAL – data INAIL" della procedura "flussi monetari";
• il saldo comunicato dalla banca o dalle Poste;
• il Moc per tipologia.

Il prospetto è compilabile e trasmissibile solo per via telematica, tramite l’apposita funzione della procedura "flussi monetari". Contestualmente, deve essere inviata via email alla Direzione centrale ragioneria anche la verifica di cassa del IV trimestre 2012.

Per i modelli 139-C relativi al periodo 1° ottobre – 31 dicembre 2012, l’acquisizione avviene telematicamente una volta autorizzati dal responsabile della Struttura. Per le Strutture che non intrattengono rapporti di conto corrente con Unicredit s.p.a. è richiesto anche l’invio via email dell’hard copy dei saldi e delle copie degli estratti conto del periodo 1° ottobre – 31 dicembre 2012, poiché in tali casi non è disponibile la rendicontazione automatica.

Prospetto 2: titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati a cauzione

Per la determinazione della consistenza dei titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato in essere al 31 dicembre 2012, versati da terzi a cauzione, deve essere utilizzato il prospetto 2. Per ogni depositante vanno indicati:

• nominativo o ragione sociale;
• specificazione dei titoli con i relativi valori nominali;
• motivazione del deposito.

La compilazione e la trasmissione devono avvenire esclusivamente per via telematica attraverso la procedura "contabilità integrata".

Prospetto 3: fidejussioni e attestazioni di vincolo

Le Strutture centrali e territoriali devono determinare la consistenza di fine esercizio delle garanzie prestate mediante fidejussioni e attestazioni di vincolo, compilando il prospetto 3. La circolare precisa che non devono essere riportate le garanzie prestate dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto quando sono rappresentate da libretti di deposito vincolato.

Anche questo prospetto deve essere trasmesso esclusivamente per via telematica tramite la procedura "contabilità integrata".

Prospetto 4: procedure contrattuali avviate e non aggiudicate

Le prenotazioni di impegni di spesa relative a procedure contrattuali non concluse prima della fine dell’esercizio 2012 confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, al fine di assicurarne la copertura finanziaria all’atto dell’aggiudicazione, ai sensi dell’art. 54 delle norme sull’ordinamento amministrativo-contabile.

Le Direzioni centrali, le Direzioni regionali, le Direzioni provinciali di Trento e Bolzano e la sede regionale di Aosta devono compilare il prospetto 4 indicando:

• importo prenotato e validato;
• capitolo di bilancio;
• tipologia della procedura;
• oggetto della gara indetta.

La circolare precisa che l’utilizzo dell’avanzo vincolato di amministrazione deve restare rigorosamente limitato alle procedure contrattuali ad evidenza pubblica di rilevante entità finanziaria. Anche il prospetto 4 deve essere trasmesso esclusivamente per via telematica tramite la procedura "contabilità integrata".

Prospetto 5: riaccertamento dei residui al 31 dicembre 2011

Il riaccertamento dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2011 è qualificato come operazione contabile particolarmente delicata, prevista dall’art. 43 delle norme vigenti. La procedura di "contabilità finanziaria" consente la compilazione e l’invio telematico del prospetto 5, nel quale devono essere riepilogate le poste da cancellare dalla massa residuale.

Per ogni posta eliminata occorre indicare con precisione:

• la causale del debito o del credito;
• l’identificazione del debitore o del creditore;
• la motivazione della eliminazione della partita.

La circolare raccomanda di evitare formule generiche e richiede la specificazione puntuale delle motivazioni, anche per esigenze di controllo del Collegio dei Sindaci. In linea generale, il riaccertamento riguarda l’eliminazione di residui privi di valido titolo giuridico e non deve essere confuso con la disciplina dei crediti inesigibili.

Il prospetto 5 deve essere trasmesso alla Direzione centrale ragioneria entro e non oltre il 27 febbraio 2013. Entro lo stesso termine, le Direzioni centrali devono digitare in contabilità finanziaria le rispettive variazioni e inoltrare telematicamente il prospetto per i successivi adempimenti.

Crediti inesigibili e distinzione dal riaccertamento

La circolare chiarisce che i crediti dichiarati inesigibili restano distinti dal riaccertamento dei residui. I crediti inesigibili, infatti, non vanno indicati nel prospetto 5 perché il relativo titolo giuridico sussiste ancora.

Ai sensi dell’art. 79, comma 1, delle norme sull’ordinamento amministrativo-contabile, la dichiarazione di inesigibilità del credito è proposta dal dirigente responsabile sulla base dei criteri stabiliti dal Consiglio di amministrazione, dopo aver esperito tutti gli atti per ottenere la riscossione, salvo che il costo delle procedure coattive superi l’importo da recuperare. La decisione è assunta con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia, secondo le rispettive competenze gestionali.

Prospetto 6: residui attivi e passivi al 31 dicembre 2012

Per dare evidenza dei titoli giuridici alla base delle poste residuali attive e passive esistenti al 31 dicembre 2012, anche se maturate in esercizi precedenti, è stato predisposto il prospetto 6. Le Direzioni centrali e regionali devono compilarlo e trasmetterlo telematicamente alla Direzione centrale ragioneria entro il 27 febbraio 2013.

Nel prospetto devono essere indicati in modo analitico:

• il debitore o creditore;
• la causale del titolo giuridico;
• le singole poste creditorie e debitorie in essere al 31 dicembre 2012.

La circolare precisa che, per i capitoli gestiti tramite la procedura G.r.a. (Gestione rapporti assicurativi), non devono essere effettuate operazioni contabili di riaccertamento né di rilevazione dei residui, poiché i dati confluiscono automaticamente in contabilità finanziaria. Per gli Enti soppressi devono provvedere i competenti Uffici.

Modalità di trasmissione e scadenze finali

Tutti i prospetti richiamati dalla circolare devono essere inoltrati esclusivamente per via telematica, attraverso le procedure informatiche indicate, alla Direzione centrale ragioneria. Il termine inderogabile per l’invio dei prospetti e per gli adempimenti relativi ai residui è fissato al 27 febbraio 2013, data entro la quale devono essere completate anche le digitazioni in contabilità finanziaria richieste per le Direzioni centrali.

La circolare sottolinea che il rispetto delle istruzioni, e in particolare la puntuale indicazione delle motivazioni alla base del riaccertamento, è essenziale per assicurare una corretta e omogenea acquisizione dei dati e per consentire una tempestiva verifica da parte della Direzione centrale ragioneria.