Circolare Inail n. 31 del 25 luglio 2018

Adozione dello strumento OiRA per la valutazione dei rischi nel settore "Uffici"

La circolare dà conto dell’adozione dello strumento informatico OiRA dedicato alle attività di ufficio, rivolto alle micro, piccole e medie imprese pubbliche e private. Il tool è pensato per supportare il datore di lavoro nella valutazione dei rischi, nell’individuazione delle misure di prevenzione e protezione e nella redazione del Documento di valutazione dei rischi (DVR).

Quadro normativo e genesi dello strumento

Lo strumento è richiamato in connessione con il d.lgs. n. 81/2008, il d.lgs. n. 151/2015 e il Regolamento UE n. 679/2016, oltre al decreto ministeriale 23 maggio 2018 n. 61 di adozione del tool per il settore "Uffici". La circolare precisa che OiRA è un software di valutazione interattiva online sviluppato da EU-OSHA e adattato all’ordinamento italiano a seguito del Memorandum of Understanding sottoscritto il 30 agosto 2013 tra l’Agenzia europea e il Ministero del lavoro. L’adattamento è avvenuto tramite un gruppo di lavoro tripartito composto da istituzioni, organizzazioni sindacali e associazioni datoriali.

Finalità e ambito di utilizzo

Lo strumento ha l’obiettivo di guidare il datore di lavoro nella valutazione dei rischi delle attività di ufficio, partendo dall’identificazione dei pericoli e arrivando alla definizione delle misure di prevenzione e protezione e del relativo programma di miglioramento. Il campo di applicazione riguarda le attività d’ufficio delle aziende private e pubbliche con lavoratori rientranti nella definizione dell’articolo 2 del d.lgs. n. 81/2008, nel rispetto delle limitazioni dell’articolo 3.

Tra le attività tipiche considerate rientrano:

• utilizzo del videoterminale e dei relativi accessori per l’immissione ed elaborazione dei dati;
• attività di segreteria;
• rapporti con clienti e fornitori;
• archiviazione documentale funzionale all’attività di ufficio.

Sono invece escluse le mansioni di archivista e magazziniere, nonché ogni rischio o mansione non espressamente contemplata nei moduli. Se nell’azienda sono presenti attività o rischi ulteriori non strettamente connessi all’ufficio, il datore di lavoro deve integrare il DVR con le relative valutazioni.

Rischio incendio e ulteriori esclusioni

La circolare chiarisce che lo strumento può essere utilizzato anche in presenza di rischio incendio basso o medio ai sensi del d.P.R. 10 marzo 1998, art. 2, comma 4, purché l’attività non rientri nel campo di applicazione del d.P.R. n. 151/2011. Viene indicato, a titolo esemplificativo, il caso di uffici con meno di 300 persone contemporaneamente presenti, quantitativi di carta nei depositi o archivi non superiori a 5.000 kg e centrali termiche con potenzialità non superiore a 116 kW.

Se l’attività rientra invece nel d.P.R. n. 151/2011, oltre alle misure previste dal tool restano fermi gli adempimenti antincendio propri di quel decreto, come la presentazione dei progetti ai Vigili del Fuoco, la SCIA, il rinnovo periodico di conformità antincendio e gli altri obblighi connessi all’esercizio dell’attività.

Lo strumento non considera inoltre:

• vibrazioni;
• atmosfere esplosive;
• campi elettromagnetici;
• radiazioni ottiche artificiali;
• valutazione e gestione del rischio da scariche atmosferiche.

Formazione e classificazione del rischio

Per quanto riguarda la formazione di lavoratori, dirigenti, preposti e datori di lavoro che svolgono i compiti del RSPP, il tool tiene conto dei livelli di rischio basso e medio previsti dagli Accordi Stato-Regioni del 22 dicembre 2011. La scelta viene ricondotta al fatto che uffici e pubbliche amministrazioni rientrano nelle relative macrocategorie di rischio e corrispondenze Ateco 2002-2007.

Processo di valutazione dei rischi e redazione del DVR

La valutazione dei rischi è confermata come obbligo non delegabile del datore di lavoro e deve essere svolta in collaborazione con:

• RSPP;
• medico competente, ove previsto;
• RLS, ove presente.

Il percorso guidato dello strumento affronta i principali temi della sicurezza negli uffici, tra cui ambienti di lavoro, videoterminali, stress lavoro-correlato e movimentazione manuale dei carichi. Il sistema guida l’utente nell’individuazione dei pericoli e delle criticità, nella valutazione dei rischi associati e nell’individuazione delle misure di prevenzione e protezione adottate, oltre che del programma di miglioramento.

Al termine della procedura il software genera il DVR, che deve essere stampato. La circolare ricorda inoltre che il documento deve essere munito di data certa o comunque attestata secondo le modalità previste dall’articolo 53 del d.lgs. n. 81/2008, anche tramite sottoscrizione del datore di lavoro e, ai soli fini della prova della data, di RSPP, RLS/RLST e medico competente, ove nominato.

Personalizzazione del documento e tutela dei dati

Il datore di lavoro può personalizzare la valutazione inserendo misure ulteriori rispetto a quelle proposte dal tool e modificando quelle di miglioramento già presenti, in coerenza con la specifica realtà aziendale. Lo strumento è utilizzabile sia da imprese di nuova costituzione, in fase di prima elaborazione del DVR ai sensi dell’articolo 28, comma 3-bis, sia da aziende che abbiano già effettuato la valutazione dei rischi.

La circolare precisa infine che i dati sensibili inseriti nel software sono protetti: i dati personali in chiaro non saranno impiegati per elaborazioni e, per eventuali analisi statistiche, verranno utilizzati soltanto dati aggregati e anonimizzati.

Struttura del tool

Lo strumento è articolato in moduli e sottomoduli che ricalcano, per quanto possibile, l’impianto del d.lgs. n. 81/2008. I moduli indicati riguardano:

• aspetti organizzativi, con documentazione aziendale, figure della prevenzione, formazione e aggiornamento, informazione, sorveglianza sanitaria, gestione appalti e emergenze;
• luoghi di lavoro;
• incendio;
• attrezzature di lavoro, incluse connessioni elettriche temporanee, apparecchiature informatiche e scale portatili;
• impianto elettrico;
• sostanze pericolose e rischio chimico;
• rischio biologico, con attenzione alle condizioni igieniche e agli impianti di condizionamento;
• movimentazione manuale dei carichi, con specifiche per sollevamento, trasporto, traino e spinta;
• attrezzature munite di videoterminale;
• stress lavoro-correlato;
• rumore;
• rischi aggiuntivi.

Gestione nel tempo della prevenzione aziendale

La circolare evidenzia che lo strumento non serve solo alla valutazione iniziale, ma anche alla gestione nel tempo della prevenzione aziendale. In particolare consente di:

• monitorare la corretta adozione delle misure di prevenzione individuate e riportate nel documento e nel piano di azione;
• rielaborare la valutazione dei rischi e il relativo documento in caso di modifiche significative del processo produttivo o dell’organizzazione del lavoro, di evoluzione della tecnica, della prevenzione o della protezione, oppure a seguito di infortuni significativi o di esiti della sorveglianza sanitaria che rendano necessaria la revisione;
• programmare la prevenzione in modo coerente con le condizioni tecniche produttive dell’azienda e con l’influenza dei fattori ambientali e organizzativi.

Accesso gratuito e assistenza agli utenti

Lo strumento è disponibile gratuitamente dalla data della circolare tramite il collegamento al sito EU-OSHA. Per una migliore fruizione si consiglia l’utilizzo del browser Chrome. L’accesso è possibile anche dai siti istituzionali del Ministero del lavoro e dell’Inail.

Per il supporto all’utenza, l’Inail mette a disposizione nell’area "SUPPORTO" del portale le FAQ e un video tutorial sull’uso del software; è inoltre indicato un indirizzo di posta elettronica dedicato ai quesiti degli utenti.