Parere del Garante n. 492 del 26/10/2023

Parere su istanza di accesso civico alla relazione interna ADM sul clima lavorativo

Il Garante per la protezione dei dati personali si pronuncia, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. n. 33/2013, su una richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli. Il quesito riguarda la legittimità del diniego opposto a un’istanza di accesso civico generalizzato avente ad oggetto una relazione interna relativa a un’indagine amministrativa sul benessere psicofisico e sul clima lavorativo in un ufficio territoriale.

Quadro normativo di riferimento

Il Garante richiama:

• il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), in particolare l’art. 4, par. 1, n. 1, sulla nozione di dato personale, e l’art. 5, par. 1, lett. b) e c), sui principi di limitazione della finalità e minimizzazione dei dati;
• l’art. 154, comma 1, lett. g), del d.lgs. n. 196/2003;
• l’art. 5 del d.lgs. n. 33/2013 sull’accesso civico generalizzato e, in particolare, l’art. 5-bis, comma 2, lett. a), che consente il rifiuto quando sia necessario evitare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali;
• le Linee guida ANAC in materia di accesso civico, adottate con determinazione n. 1309 del 28 dicembre 2016 d’intesa con il Garante.

L’Autorità ricorda che, a differenza dell’accesso documentale ex l. n. 241/1990, i documenti ottenuti tramite accesso civico diventano pubblici e conoscibili da chiunque, con un regime di diffusione più ampio che impone una valutazione particolarmente rigorosa del pregiudizio per gli interessati.

Contenuto dell’istanza e natura del documento richiesto

Dagli atti emerge che la richiesta concerneva la copia di una relazione contenente i risultati e l’analisi di questionari somministrati ai dipendenti sul benessere psicofisico e sul contesto lavorativo. Il documento era la relazione finale di un’indagine interna disposta a seguito di una segnalazione relativa a tensioni e criticità in un ufficio territoriale.

La relazione era stata predisposta da funzionari incaricati di verificare la genesi e l’effettiva entità delle tensioni e la veridicità delle accuse contenute nella segnalazione. Si tratta dunque di un documento riferito a una vicenda specifica, in un settore operativo composto da un numero molto ristretto di persone.

Valutazione del Garante sul pregiudizio alla protezione dei dati personali

Il Garante osserva che il documento contiene dati personali e informazioni riferite a più persone fisiche, con indicazioni su rapporti di lavoro, fatti descritti e segnalazioni interne. La divulgazione di tali elementi, in un contesto tanto circoscritto e delicato, può determinare un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e nelle libertà degli interessati.

L’Autorità considera inoltre le possibili ripercussioni negative sul piano sociale, relazionale e professionale, incluse tensioni ulteriori tra colleghi, aggravamento del clima lavorativo e possibili effetti sulla produttività. Vengono valorizzate anche le ragionevoli aspettative di confidenzialità dei dipendenti al momento della raccolta dei dati e l’imprevedibilità delle conseguenze derivanti dalla conoscibilità generalizzata dei contenuti.

Esclusione dell’accesso civico parziale

Il Garante ritiene non praticabile neppure l’ostensione parziale con oscuramento di nominativi o altri elementi identificativi, ai sensi dell’art. 5-bis, comma 4, del d.lgs. n. 33/2013. Nel caso concreto, infatti, il contesto ristretto dell’ufficio e i dettagli contenuti nella relazione consentirebbero comunque l’identificazione degli interessati, anche indirettamente o per effetto di informazioni già note a terzi.

Esito del parere e alternativa dell’accesso documentale

Alla luce delle considerazioni svolte, il Garante esprime parere favorevole al diniego opposto dall’amministrazione, ritenendo corretto il rifiuto dell’accesso civico generalizzato al documento richiesto.

L’Autorità precisa tuttavia che resta ferma, in astratto, la possibilità di accedere al documento mediante il diverso istituto dell’accesso ai documenti amministrativi ex artt. 22 ss. della l. n. 241/1990, purché il richiedente dimostri un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata.