Determinazione AGID n. 261/2023 del 07/11/2023

Organizzazione e funzionamento della Segreteria Tecnica del Comitato sull’intelligenza artificiale

La determinazione ha natura amministrativo-organizzativa e disciplina la Segreteria Tecnica istituita presso AGID ai sensi del DPCM 13 ottobre 2023. La Segreteria è configurata come struttura di supporto al Comitato di coordinamento per l’aggiornamento delle strategie sull’intelligenza artificiale, a servizio del Sottosegretario competente.

Presupposti e quadro di riferimento

L’atto si colloca nel quadro della governance dell’innovazione digitale e dell’intelligenza artificiale. Richiama la costituzione del Comitato di coordinamento, la previsione di una Segreteria Tecnica presso AGID e la comunicazione dei nominativi dei componenti da parte del Sottosegretario. La determinazione è adottata per dare disciplina operativa alla Segreteria, con regole su composizione, funzioni, funzionamento e trattamento delle informazioni riservate.

Costituzione e composizione della Segreteria

La Segreteria Tecnica è istituita presso AGID ed è composta da:

• esperti indicati dal Sottosegretario e dal Dipartimento per la trasformazione digitale;
• rappresentanti di AGID.

È individuato un coordinatore tra i componenti. L’atto prevede espressamente che il numero dei componenti possa aumentare o diminuire con provvedimento del Direttore Generale e che i componenti possano essere sostituiti in qualsiasi momento con la stessa modalità.

Funzioni attribuite

La Segreteria svolge un ruolo di supporto documentale e organizzativo alle attività del Comitato. In particolare:

• partecipa alle riunioni del Comitato e può proporre iniziative o soluzioni ritenute utili;
• cura invio e ricezione delle comunicazioni inerenti alle attività del Comitato;
• redige i verbali delle riunioni;
• predispone note di sintesi da trasmettere al Sottosegretario;
• assicura il raccordo tra il Comitato, eventuali gruppi di lavoro interni e altri soggetti formalmente coinvolti;
• archivia la documentazione prodotta;
• elabora i documenti richiesti dal Sottosegretario e dal Comitato, incluso il documento finale di sintesi da sottoporre entro il 31 gennaio 2024.

Convocazione, partecipazione e durata

La Segreteria partecipa alle riunioni del Comitato e si riunisce ogni volta che il coordinatore della Segreteria, nonché del Comitato, ne faccia richiesta. Per esigenze organizzative e funzionali, il coordinatore può disporre che alle riunioni partecipino solo alcuni componenti.

La durata delle attività è fissata fino al 31 gennaio 2024 e, comunque, fino alla cessazione delle attività del Comitato.

Comunicazioni e riservatezza

L’atto dedica particolare attenzione alla gestione delle informazioni riservate. La condivisione di atti e documenti riservati tra i componenti della Segreteria e verso soggetti esterni deve avvenire esclusivamente tramite strumenti idonei a garantire la riservatezza, da individuare nel primo incontro del Comitato. È espressamente escluso l’uso della posta elettronica e di strumenti di messaggistica o social media non previamente qualificati come sicuri.

Tutti gli atti relativi al Comitato sono conservati a cura della Segreteria Tecnica.

Regime economico e spese

La partecipazione alla Segreteria avviene, per i pubblici dipendenti, nell’ambito dei doveri d’ufficio, e per i soggetti esterni a titolo pro bono. L’atto stabilisce che non derivano nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.

Non sono riconosciuti compensi, gettoni di presenza, indennità, emolumenti o rimborsi spese. Gli eventuali oneri di missione restano a carico delle amministrazioni o delle organizzazioni di appartenenza, nei limiti delle preesistenti autorizzazioni di spesa.

Modifiche e pubblicità

Eventuali modifiche alla determinazione saranno adottate dal Direttore Generale di AGID. Il provvedimento è pubblicato nella sezione "Amministrazione Trasparente" del sito istituzionale dell’Agenzia.