Provvedimento del 22/01/2008

Regolamento di attuazione in materia di dati sensibili e giudiziari dell’Agenzia delle Entrate

Il documento contiene il regolamento adottato dall’Agenzia delle Entrate in attuazione del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, con l’obiettivo di individuare i tipi di dati sensibili e giudiziari trattati e le operazioni eseguibili in relazione alle finalità di interesse pubblico previste dalla legge. Il testo è corredato da un allegato con schede che descrivono i singoli trattamenti, le basi normative, le categorie di dati coinvolte e le modalità di trattamento.

Quadro normativo e presupposti

Il regolamento richiama, quale fondamento principale, il Codice in materia di protezione dei dati personali, in particolare gli articoli 20, 21 e 22, oltre alle norme sull’organizzazione del Ministero dell’economia e delle finanze e delle Agenzie fiscali. Sono richiamati inoltre il provvedimento generale del Garante del 30 giugno 2005 e l’autorizzazione n. 7/2005 sul trattamento dei dati giudiziari.

Il documento evidenzia che alcune operazioni possono avere effetti maggiormente significativi per l’interessato, in particolare:

• trattamenti svolti in modo pressoché interamente tramite siti web;
• profilazione completamente automatizzata;
• interconnessioni e raffronti tra banche dati di diversi titolari o con altre informazioni sensibili e giudiziarie;
• comunicazione dei dati a terzi;
• trasferimenti di dati all’estero ai sensi dell’art. 43 del d.lgs. 196/2003;
• diffusione dei dati.

Oggetto del regolamento

Il regolamento identifica, per l’Agenzia delle Entrate, i tipi di dati sensibili e giudiziari trattati e le operazioni eseguibili, limitatamente alle finalità di rilevante interesse pubblico individuate dal Codice. Le schede allegate sono parte integrante del regolamento.

Principi applicativi e limiti al trattamento

Il testo stabilisce che i dati sensibili e giudiziari possono essere trattati solo previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilità rispetto alle finalità perseguite, soprattutto quando i dati non siano raccolti presso l’interessato.

Le operazioni di interconnessione, raffronto, comunicazione, trasferimento all’estero e diffusione sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti indicati per il perseguimento delle finalità di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti.

È inoltre previsto che i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali siano inutilizzabili.

Scheda n. 1: gestione del rapporto di lavoro

La prima scheda riguarda la costituzione e gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso gli uffici dell’amministrazione centrale e periferica.

Le fonti normative richiamate sono numerose e comprendono, tra le altre, norme sul pubblico impiego, sul lavoro, sulla tutela dei lavoratori, sulle categorie protette, sulla previdenza e su aspetti processuali e disciplinari.

I tipi di dati trattati comprendono:

• origine etnica;
• convinzioni religiose e di altro genere;
• convinzioni politiche e sindacali;
• stato di salute, con riferimento a patologie attuali, pregresse, terapie in corso e anamnesi familiare;
• vita sessuale, solo in caso di rettificazione di attribuzione di sesso;
• dati di carattere giudiziario.

Le operazioni ordinarie comprendono raccolta presso l’interessato o presso terzi ed elaborazione cartacea e informatizzata.

Tra le comunicazioni a soggetti terzi sono indicate, in sintesi:

• amministrazioni di destinazione o precedenti, per gestione di assenze, comando, distacco e mobilità;
• ASL e strutture sanitarie, per visite fiscali e accertamenti sanitari;
• Commissione medica ospedaliera e Comitato di verifica, per pensione privilegiata, causa di servizio ed equo indennizzo;
• strutture sanitarie convenzionate ed enti di vigilanza, per sorveglianza sanitaria;
• enti assistenziali, previdenziali, assicurativi e autorità locali di pubblica sicurezza, per motivi assistenziali e previdenziali;
• direzioni provinciali del lavoro, centri per l’impiego e altri organi competenti, per assunzione di disabili e categorie protette;
• Presidenza del Consiglio – Dipartimento della funzione pubblica, per rilevazione dei permessi sindacali;
• Dipartimento della funzione pubblica e ARAN, per verifica della rappresentatività sindacale;
• Ministero del Tesoro, per ritenute, sanzioni disciplinari e iscrizioni sindacali;
• organizzazioni sindacali, per trattenute, permessi ed esercizio delle libertà sindacali, nei limiti delle deleghe rilasciate.

La descrizione del flusso informativo precisa che il trattamento riguarda tutti i dati relativi all’instaurazione e gestione del rapporto di lavoro, anche a tempo determinato, part-time e di consulenza. I dati sanitari sono usati per presenze, giustificativi di assenze, verifiche di idoneità fisica, inidoneità al lavoro, benefici economici, permessi, rimborsi per cure mediche, trattamento pensionistico e adempimenti in materia di igiene e sicurezza.

Sono inoltre trattati dati concernenti convinzioni religiose per la concessione di permessi legati a festività confessionali, dati di altro genere relativi agli obiettori di coscienza, dati giudiziari per eventuali sospensioni e procedimenti disciplinari, dati su appartenenza politica o sindacale per prerogative sindacali, e dati sull’origine etnica in attuazione della proporzionale etnica nella provincia di Bolzano. Le dichiarazioni sostitutive ex d.P.R. 445/2000 sono controllate presso le amministrazioni certificanti, con particolare riferimento al casellario giudiziale.

Scheda n. 2: dichiarazioni fiscali e Anagrafe Tributaria

La seconda scheda riguarda la presentazione delle dichiarazioni fiscali da parte dei contribuenti e la gestione dell’Anagrafe Tributaria, nell’ambito delle attività di applicazione delle disposizioni in materia di tributi.

Le fonti normative citate includono, tra le altre, il d.lgs. 300/1999, i d.P.R. 600/1973, 633/1972, 917/1986, la legge 212/2000, il d.P.R. 322/1998 e la legge 248/2006.

I dati trattati sono:

• convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere;
• stato di salute, con riferimento a patologie attuali o pregresse e anamnesi familiare;
• vita sessuale, solo in caso di rettificazione di attribuzione di sesso;
• dati di carattere giudiziario.

Le operazioni ordinarie prevedono raccolta presso gli interessati o presso terzi ed elaborazione cartacea e informatizzata.

Tra le forme particolari di trattamento figurano:

• interconnessioni ai fini della razionalizzazione del trattamento e dello scambio di informazioni relative ai procedimenti previsti dal testo unico immigrazione, con i sistemi informativi automatizzati indicati dal d.P.R. 242/2004;
• comunicazioni alla Guardia di Finanza per accertamenti di competenza;
• comunicazioni ai comuni nell’ambito della trasmissione delle dichiarazioni finalizzata alla cooperazione nell’attività di accertamento.

La descrizione del trattamento chiarisce che esso riguarda tutte le attività di ricezione delle dichiarazioni fiscali e la gestione della banca dati dell’Anagrafe Tributaria. Le convinzioni religiose emergono, in particolare, dalla scelta dell’otto per mille dell’IRPEF, ma tale informazione non viene successivamente memorizzata nell’Anagrafe.

Lo stato di salute può emergere dalla dichiarazione UNICO Persone fisiche, attraverso gli oneri deducibili o detraibili indicati, senza che il trattamento automatizzato consenta di individuare la patologia specifica o, di regola, il soggetto per cui la spesa è stata sostenuta. Le convinzioni filosofiche, religiose o di altro genere possono inoltre risultare dalla scelta del cinque per mille.

Per i dati giudiziari, l’unica informazione desumibile è il codice di carica del rappresentante firmatario della dichiarazione, che può indicare custodia giudiziaria o amministrazione giudiziaria; tale acquisizione è ritenuta indispensabile per la gestione dei termini di presentazione, determinazione e pagamento delle imposte.

Scheda n. 3: accertamento, contenzioso, riscossione e sanzioni

La terza scheda concerne le attività in materia di imposte relative a prevenzione e repressione delle violazioni, adozione dei provvedimenti previsti da leggi e regolamenti, controllo ed esecuzione forzata degli obblighi, rimborsi, destinazione di quote d’imposta, sanzioni amministrative e ricorsi.

Le fonti normative richiamate comprendono il d.lgs. 300/1999, i d.P.R. 600/1973, 633/1972, 917/1986 e 131/1986, i d.lgs. 471/1997, 472/1997, 473/1997 e 218/1997, la legge 212/2000 e la legge 248/2006.

I dati trattati sono gli stessi già indicati per altre schede, cioè:

• origine etnica;
• convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere;
• convinzioni politiche e sindacali;
• stato di salute, con patologie, terapie e anamnesi familiare;
• vita sessuale solo in caso di rettificazione di attribuzione di sesso;
• dati di carattere giudiziario.

Le operazioni ordinarie sono raccolta presso gli interessati o presso terzi ed elaborazione cartacea e informatizzata. È prevista un’eventuale comunicazione alla Guardia di Finanza per la prosecuzione del procedimento tributario.

La descrizione del trattamento evidenzia che i dati sensibili e giudiziari sono trattati nelle attività di accertamento, contenzioso, riscossione e applicazione delle sanzioni. In particolare, lo stato di salute può emergere nel controllo formale della dichiarazione, ad esempio tramite spese sanitarie o spese connesse all’handicap, come mezzi di accompagnamento, deambulazione, sollevamento, sussidi tecnici e informatici.

Nel settore assicurativo possono essere trattati dati comunicati all’Anagrafe Tributaria relativi a somme liquidate, codice fiscale o partita IVA del beneficiario e dei soggetti le cui prestazioni sono valutate nella quantificazione del danno; l’associazione tra codice fiscale del beneficiario e dati del terzo fornitore può rivelare informazioni sensibili sullo stato di salute del danneggiato.

Nell’attività di verifica, riscossione e sanzionatoria l’Agenzia può venire a conoscenza di informazioni su stato di salute e dati giudiziari prodotti dal contribuente per rispondere alle contestazioni, come periodo di carcerazione, malattia o grave impedimento. I dati relativi a origine etnica e convinzioni politiche, religiose, filosofiche o sindacali possono emergere quando la verifica riguarda un ente il cui statuto o oggetto sociale li renda desumibili.

Scheda n. 4: contenzioso e controlli interni

La quarta scheda riguarda la gestione del contenzioso giudiziale e stragiudiziale, l’accertamento della responsabilità disciplinare e l’attività di controllo e ispettiva interna, nell’ambito delle attività di controllo e ispettive, sanzionatorie e di tutela, nonché della gestione del rapporto di lavoro.

Le fonti normative sono il codice civile, il codice penale, i codici di procedura civile e penale, il d.P.R. 3/1957, la legge 241/1990, la legge 662/1996, il d.lgs. 165/2001, la legge 689/1981, il CCNL comparto Agenzie fiscali e le norme sul giudice contabile.

I dati trattati comprendono:

• origine razziale ed etnica;
• convinzioni filosofiche, religiose o di altro genere;
• convinzioni politiche e sindacali;
• stato di salute, con patologie, terapie e anamnesi familiare;
• vita sessuale;
• dati di carattere giudiziario.

Le operazioni ordinarie includono raccolta presso gli interessati e presso terzi, nonché elaborazione cartacea e informatizzata.

Le comunicazioni previste riguardano:

• Avvocatura dello Stato, per il patrocinio e la trasmissione di atti e relazioni;
• avvocati e consulenti della controparte, nei procedimenti contenziosi;
• autorità giudiziaria, per l’accertamento di situazioni ostative e di responsabilità per danno erariale;
• Guardia di Finanza, per verifiche ispettive su incompatibilità e doveri d’ufficio;
• uffici provinciali del lavoro, per procedure di conciliazione;
• organizzazioni sindacali, su mandato del lavoratore, nel contenzioso con l’amministrazione.

Il flusso informativo riguarda ogni fattispecie che possa generare contenzioso per responsabilità civili, penali, contabili e disciplinari, nonché la partecipazione dell’amministrazione a giudizi, arbitrati e conciliazioni. I dati possono essere raccolti anche presso autorità giudiziaria, avvocati e consulenti incaricati, e possono essere comunicati agli uffici competenti, all’autorità giudiziaria, a professionisti incaricati e al consulente della controparte.

Scheda n. 5: Anagrafe unica delle ONLUS e cinque per mille

La quinta scheda concerne la gestione dell’Anagrafe unica delle ONLUS e l’applicazione della disciplina sui rapporti tra soggetti pubblici e organizzazioni di volontariato, con riferimento alla tenuta dei registri generali.

Le fonti normative sono il d.lgs. 460/1997, i decreti ministeriali 19 gennaio 1998 e 266/2003, la legge 266/2005 e il D.P.C.M. 20 gennaio 2006.

I dati trattati comprendono:

• origine razziale ed etnica;
• convinzioni filosofiche, religiose o di altro genere;
• convinzioni politiche e sindacali;
• vita sessuale.

Le operazioni ordinarie prevedono raccolta presso gli interessati o presso terzi ed elaborazione cartacea e informatizzata.

Tra le forme particolari di trattamento sono previste:

• comunicazione all’Agenzia per le ONLUS per eventuali riscontri;
• diffusione mediante pubblicazione sul sito web dell’Agenzia dei soli dati relativi a denominazione, codice fiscale e sede delle ONLUS, per consentire ai contribuenti la scelta della destinazione del cinque per mille dell’IRPEF.

La descrizione del trattamento spiega che l’Agenzia gestisce l’Anagrafe unica delle ONLUS, riceve le comunicazioni dei soggetti che intendono iscriversi e verifica formalmente il possesso dei requisiti di legge prima dell’iscrizione. In questo contesto, i dati sensibili possono emergere quando denominazione, statuto o oggetto sociale richiamano direttamente informazioni su origine, convinzioni, stato di salute o vita sessuale.

Inoltre, i dati relativi alle ONLUS, insieme a quelli di associazioni di volontariato, associazioni di promozione sociale, altre fondazioni e associazioni riconosciute, università e soggetti che svolgono ricerca scientifica o sanitaria, confluiscono in elenchi pubblicati sul sito dell’Agenzia per agevolare la scelta del cinque per mille. Per tali elenchi l’attività dell’Agenzia consiste nel ricevere telematicamente le domande di inclusione e nel pubblicarle su Internet.

Adozione, pubblicazione e sottoscrizione

Il regolamento è stato adottato a Roma il 22 gennaio 2008 dal Direttore dell’Agenzia delle Entrate, Massimo Romano, e ne è prevista l’inserzione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.