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Interpello

Risposta n. 142 del 24/06/2024

Agenzia delle Entrate

Sintesi

Generata da Trovanorma sul testo ufficiale

Dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi – d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – d.m. 17 giugno 2014

Il quesito

1) La procedura descritta per la dematerializzazione (scansione con OCR, gestione via app, controlli AI, conservazione presso archiviatore AGID) è conforme alla normativa CAD e al d.m. 17/6/2014? 2) Gli originali cartacei allegati alle note spese possono essere distrutti dopo la conservazione? 3) I documenti rilasciati dai tassisti (con o senza fattura) sono documenti analogici originali non unici e quindi dematerializzabili secondo il d.m. 17/6/2014?

Soluzione prospettata dal contribuente

L'istante ritiene che il processo informatico descritto garantisca integrità, immodificabilità e autenticità, che la conservazione avverrà presso un archiviatore certificato con firma digitale del responsabile e che, una volta completata la conservazione, i cartacei possano essere distrutti. Sostiene inoltre che i giustificativi taxi, integrati dalla ricevuta di pagamento elettronico o da altri documenti obbligatori, siano documenti analogici non unici dematerializzabili.

Il parere dell’Agenzia

L'Agenzia conferma che, alla condizione che siano garantiti integrità, immodificabilità e autenticità (verifica però fattuale), nulla osta alla dematerializzazione e alla conservazione secondo il CAD e il d.m. 17/6/2014. I giustificativi allegati alle note spese sono generalmente documenti analogici originali non unici e possono essere conservati senza intervento di pubblico ufficiale; la copia per immagine sostituisce l'originale ai sensi dell'art.22 CAD. Per le prestazioni taxi, la fattura su richiesta è documento non unico; la semplice contabile di pagamento elettronico è in genere insufficiente a giustificare la spesa se non corredata da un giustificativo del prestatore. Se il documento fosse unico sarebbe invece necessario l'intervento del pubblico ufficiale. Dopo corretta conservazione è possibile distruggere gli originali cartacei ai sensi dell'art.4, comma 3 del d.m. 17/6/2014.

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