Messaggio numero 3809 del 15-10-2018

Chiarimenti su abilitazione a Nuova Passweb e configurazione Ente Gestore

Il documento fornisce istruzioni operative per le Amministrazioni Pubbliche che devono richiedere l’abilitazione all’applicazione Nuova Passweb e, se necessario, la configurazione della funzionalità di "Ente Gestore". Lo scopo è garantire che l’abilitazione degli operatori sia coerente con la struttura organizzativa dell’Ente e con i dati esposti nelle denunce mensili ListaPosPA.

Premessa e finalità delle verifiche preliminari

Nuova Passweb, disponibile sul sito INPS, consente alle Amministrazioni Pubbliche, previa abilitazione, di visualizzare e sistemare le posizioni assicurative dei dipendenti iscritti alle Casse della Gestione Pubblica. La possibilità di operare correttamente dipende strettamente da come sono compilate le denunce mensili ListaPosPA.

Prima di richiedere le abilitazioni, l’Ente deve verificare:

• la propria struttura organizzativa per la gestione delle posizioni assicurative;
• i dati riportati nel frontespizio della denuncia mensile ListaPosPA, con particolare attenzione a:
  • Ente di Appartenenza;
  • Sede di Servizio.

Tali informazioni sono individuate nel flusso ListaPosPA tramite:

• il codice fiscale;
• il progressivo composto da cinque cifre.

In base all’esito di tali verifiche, l’Ente può richiedere:

• l’abilitazione a Nuova Passweb;
• il censimento di una o più Sedi di Servizio;
• la configurazione di una Sede di Servizio come Ente Gestore.

Struttura organizzativa dell’Amministrazione/Ente

Le Amministrazioni/Enti devono richiedere le abilitazioni in coerenza con il proprio modello organizzativo, che può essere di tre tipi.

Struttura accentrata

In questo caso tutte le posizioni assicurative dei dipendenti sono gestite dall’Ente di Appartenenza.

• È sufficiente richiedere l’abilitazione per l’Ente di Appartenenza.
• Gli operatori potranno lavorare sulle posizioni assicurative di tutti i dipendenti dell’Ente, appartenenti alle diverse Sedi di Servizio.

Struttura decentrata per Sedi di Servizio

In questo caso ciascuna Sede di Servizio gestisce specificamente le posizioni dei propri dipendenti.

• È sufficiente richiedere l’abilitazione per la Sede di Servizio.
• Gli operatori opereranno sulle posizioni dei dipendenti della sola Sede di Servizio abilitata.

Struttura decentrata per Poli

In questo modello la gestione è distribuita su un numero limitato di Sedi di Servizio individuate come Polo, ciascuna delle quali gestisce le posizioni di più sedi.

• Occorre individuare le Sedi di Servizio Polo e le sedi da esse gestite.
• Occorre richiedere la configurazione di Ente Gestore per le Sedi Polo, indicando i codici fiscali delle sedi gestite.
• Occorre poi richiedere l’abilitazione a Nuova Passweb sulle Sedi di Servizio Polo.
• L’operatore abilitato sulla Sede Polo potrà operare sulle posizioni di tutte le sedi collegate al gestore.

Verifica del frontespizio della denuncia mensile ListaPosPA

Prima di richiedere l’abilitazione, l’Ente deve verificare la corrispondenza tra i codici fiscali delle Sedi di Servizio dichiarati nel frontespizio della ListaPosPA e quelli delle sedi effettivamente deputate alla gestione dei dipendenti.

La verifica è necessaria perché Nuova Passweb consente all’operatore di vedere e trattare solo i dipendenti che insistono sulla Sede di Servizio per la quale è stata chiesta l’abilitazione.

Dalla verifica possono emergere due casi:

• la Sede di Servizio e/o l’Ente di Appartenenza sono coerenti con la struttura organizzativa dell’Amministrazione: non serve alcun intervento sulle denunce e si può procedere con le richieste di abilitazione;
• le Sedi di Servizio non sono coerenti con la struttura organizzativa dell’Ente: occorre un intervento correttivo sulle denunce e, solo dopo, si possono presentare le richieste di abilitazione coerenti con la struttura effettiva.

Eventuale intervento correttivo sulle denunce

Se i dati usati nella denuncia non sono coerenti con il modello organizzativo dell’Ente, il documento indica le correzioni da effettuare.

Caso di Amministrazione accentrata

• L’Ente di Appartenenza deve essere identico per tutte le posizioni assicurative.
• L’Amministrazione deve compilare correttamente la ListaPosPA e, se necessario, fornire indicazioni a NOIPA affinché codice fiscale e progressivo dell’Ente di Appartenenza coincidano per tutte le posizioni denunciate.

Caso di Amministrazione decentrata

• Ente di Appartenenza e Sede di Servizio non devono coincidere: almeno uno tra codice fiscale e progressivo deve essere diverso.
• L’Amministrazione deve compilare correttamente la ListaPosPA e, se necessario, fornire indicazioni a NOIPA per associare i lavoratori alle Sedi di Servizio già codificate nel sistema informativo INPS.
• Se le Sedi di Servizio non sono codificate nel sistema INPS, occorre richiederne il censimento all’Istituto.
• Eventuali informazioni sulle Sedi di Servizio censite possono essere richieste all’indirizzo email gestioneentigdp@inps.it.

Il documento ricorda inoltre che, in caso di variazione delle codifiche nelle denunce mensili, eventuali denunce contributive correttive devono mantenere nella “tripletta” (Ente Dichiarante – Ente di Appartenenza – Sede di Servizio) le ultime due codifiche della denuncia originale, cioè Ente di Appartenenza e Sede di Servizio, per consentire il corretto collegamento alla denuncia originaria e al dipendente.

Richiesta di abilitazione a Nuova Passweb

Dopo le verifiche, l’Ente individua il soggetto da abilitare: Ente di Appartenenza, Sede di Servizio oppure Sede di Servizio Polo.

Per richiedere l’abilitazione occorre seguire la circolare INPS n. 71/2016 e, in sintesi:

• compilare il modulo RA011, denominato "Richiesta di abilitazione ai servizi telematici - Gestione Dipendenti Pubblici: PassWeb-Posizione Assicurativa", disponibile sul sito INPS nella sezione "Tutti i moduli" di "Prestazione e Servizi";
• allegare in formato PDF copia dei documenti di identità del funzionario da abilitare e del rappresentante legale;
• inviare il tutto via PEC all’indirizzo AbilitazioneEnti.GestionePubblica@postacert.inps.gov.it.

Il documento precisa inoltre che:

• il richiedente deve possedere il PIN dispositivo personale prima della domanda, altrimenti non è possibile procedere all’abilitazione;
• i file inviati via PEC non devono superare 4 MB; se superano tale soglia è possibile effettuare più invii successivi;
• è utile che gli operatori di Nuova Passweb dispongano anche delle abilitazioni alla visualizzazione delle denunce DMA, per garantire una più completa operatività nella sistemazione delle posizioni assicurative e per verificare la presenza corretta dei dipendenti nel proprio bacino d’utenza;
• per tali ulteriori abilitazioni occorre usare il modello RA012, secondo la circolare n. 71/2016 e la modulistica aggiornata presente sul sito INPS.

Richiesta di censimento delle Sedi di Servizio

Quando un’Amministrazione vuole differenziare la gestione delle posizioni assicurative, ad esempio per bacini territoriali o tipologie contrattuali diverse, ma non esiste una corrispondente differenziazione della Sede di Servizio, può richiedere il censimento ad hoc di ulteriori Sedi di Servizio.

Le Sedi censite avranno:

• lo stesso codice fiscale dell’Ente di Appartenenza;
• un progressivo proprio e diverso.

Nelle denunce contributive i lavoratori delle diverse aggregazioni devono essere inclusi nelle rispettive Sedi di Servizio di riferimento.

La richiesta deve essere inoltrata dal rappresentante legale o da chi ne fa le veci:

• via PEC alla Direzione centrale Entrate e recupero Crediti - Area Datori di lavoro del pubblico impiego;
• per conoscenza a NOIPA;
• indicando il codice fiscale dell’Ente di Appartenenza riportato nelle denunce contributive.

Per chiarimenti sul censimento nel sistema informativo INPS è disponibile l’indirizzo gestioneentigdp@inps.it.

Richiesta di configurazione di Ente Gestore

Se l’Amministrazione deve configurare una propria Sede di Servizio Polo come Ente Gestore di una lista di Sedi di Servizio, il rappresentante legale o il facente funzione deve:

• compilare integralmente il modello RA015, denominato "Richiesta configurazione di Ente Gestore Configurazione ai servizi telematici - Gestione Dipendenti Pubblici – Nuova Passweb - Posizione assicurativa", disponibile sul sito INPS nella sezione "Tutti i moduli" di "Prestazione e Servizi";
• inviare il modulo e i documenti via PEC all’indirizzo AbilitazioneEnti.GestionePubblica@postacert.inps.gov.it, indicando nell’oggetto "RICHIESTA CONFIGURAZIONE ENTE GESTORE".

La configurazione di una Sede Polo come Ente Gestore deve essere richiesta una sola volta, al momento dell’individuazione della Sede Polo. Dopo la configurazione da parte dell’INPS, le successive richieste di abilitazione a Nuova Passweb dovranno fare riferimento alla Sede di Servizio Polo, poiché le sedi gestite risultano già collegate al gestore.

Supporto operativo

Per supporto nella predisposizione delle richieste di abilitazione a Nuova Passweb o di configurazione dell’Ente Gestore, è possibile contattare la Direzione centrale Entrate e recupero Crediti - Area Posizione assicurativa gestione pubblica all’indirizzo supportoentegestoregdp@inps.it.

Indicazioni alle Strutture territoriali INPS

Il documento raccomanda agli operatori di Nuova Passweb delle Strutture territoriali dell’Istituto di prestare particolare attenzione nell’individuare le corrette Sedi di Servizio o gli Enti a cui indirizzare le richieste di lavorazione delle posizioni assicurative.

L’attenzione deve essere massima soprattutto quando sono stati configurati Enti Gestori che accentrano la lavorazione di posizioni riferite a più Sedi di Servizio. In particolare, gli operatori devono:

• verificare le Sedi di Servizio correttamente denunciate nelle ultime DMA;
• non limitarsi alle prime Sedi proposte dal sistema;
• non fare affidamento solo sulle Amministrazioni di Appartenenza che compaiono sulla posizione assicurativa.

L’obiettivo è indirizzare correttamente i periodi da sistemare alle sedi effettivamente competenti, evitando ritardi dovuti all’individuazione errata della struttura competente.