Determinazione AGID n. 114/2021 del 02/02/2021

Approvazione della trattazione sulla segnalazione n. 46/2020 relativa alla firma dei documenti del Comune di San Giorgio a Cremano

La determinazione è un atto amministrativo interno di AGID, adottato dal Direttore Generale, che approva l'esito istruttorio del Difensore civico per il digitale su una segnalazione riguardante la mancata firma digitale di atti comunali a rilevanza esterna. L'atto conferma la fondatezza della segnalazione e rende esecutivo l'invito all'amministrazione segnalata a regolarizzare la propria produzione documentale.

Contesto e oggetto della segnalazione

La segnalazione n. 46/2020 lamenta che delibere, determinazioni dirigenziali, ordinanze e altri atti dell'ente non risultano sottoscritti digitalmente, ma recano solo la riproduzione di un'immagine di timbro o firma. Il procedimento riguarda quindi il rispetto delle regole del documento informatico e della sottoscrizione degli atti amministrativi pubblicati e destinati all'esterno.

Quadro normativo richiamato

L'istruttoria richiama il CAD, in particolare:

• l'art. 40, che impone alle pubbliche amministrazioni di formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo il Codice e le Linee guida;
• l'art. 20, che disciplina requisiti di forma scritta, efficacia probatoria e modalità di formazione del documento informatico;
• l'art. 22, relativo alle copie informatiche di documenti analogici;
• l'art. 17, comma 1-quater, che istituisce presso AGID l'Ufficio del difensore civico per il digitale. Sono inoltre richiamate le Linee guida AgID del 26 marzo 2020 sulla firma digitale dei documenti.

Istruttoria svolta e riscontri del Comune

Nel corso del procedimento AGID ha richiesto chiarimenti al Comune di San Giorgio a Cremano. L'amministrazione ha rappresentato che gli atti pubblicati sarebbero copie per immagine di documenti analogici e che erano in corso adeguamenti organizzativi e tecnologici, oltre a formazione del personale e aggiornamento dei sistemi informativi. AGID ha acquisito anche un supporto tecnico interno che ha concluso per la non conformità degli atti esaminati rispetto agli articoli 20 e 40 del CAD.

Valutazione conclusiva e invito all'adeguamento

All'esito dell'istruttoria, il Difensore civico per il digitale ha ritenuto fondata la segnalazione e ha predisposto un invito al Comune a porre rimedio tempestivamente, e comunque entro trenta giorni, adeguando gli atti a rilevanza esterna alla normativa vigente sul documento informatico e alla disciplina tecnica AgID. L'invito richiama anche le conseguenze del mancato riscontro, inclusa la segnalazione all'ufficio competente per i procedimenti disciplinari e i riflessi su performance e responsabilità dirigenziale.

Dispositivo finale della determinazione

Con il provvedimento il Direttore Generale:

• approva la trattazione n. 46/2020, l'invito e la comunicazione al segnalante;
• dispone che tali documenti costituiscano parte integrante della determinazione;
• autorizza la pubblicazione dell'invito nell'apposita area del sito internet di AGID.

Effetti pratici

L'atto non introduce nuove regole generali, ma produce effetti amministrativi nel procedimento del Difensore civico per il digitale: chiude l'istruttoria, formalizza l'invito al Comune e consente la pubblicazione della decisione. Per l'amministrazione segnalata, l'effetto sostanziale è l'obbligo di intervenire per rendere gli atti conformi al CAD e alle linee guida sulla firma digitale.