Risposta n. 740 del 20/10/2021
Sintesi
Generata da Trovanorma sul testo ufficialeL'istante ritiene la procedura conforme: l'accesso tramite SSO garantisce l'univoca riconducibilità anche in caso di delega (con procura), non è necessaria la firma elettronica del dipendente in fase di produzione del documento, la firma e marca temporale sono apposte dal responsabile della conservazione; conservazione cartacea limitata ai documenti analogici originali unici e considerazione delle ricevute taxi come documenti analogici non unici.
Interpello art.11, c.1, lett. a) L.212/2000 - dematerializzazione delle note spese prodotte dal dipendente trasfertista
Il quesito
La società istante chiede se una procedura totalmente digitalizzata per la creazione, controllo, contabilizzazione e conservazione delle note spese (accesso tramite utenza Active Directory/SSO, possibilità di delega, acquisizione dei giustificativi per immagine e distruzione del cartaceo, firma digitale apposta solo in fase di conservazione) soddisfi i requisiti del D.M. 17/06/2014 e garantisca l'univoca riconducibilità al dipendente; inoltre chiarimenti su deleghe, deducibilità e sul trattamento di ricevute taxi e documenti da Paesi extra-UE.
Il parere dell’Agenzia
L'Agenzia conferma che la dematerializzazione è possibile se sono garantiti immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti informatici. L'accesso tramite SSO e l'uso di delegati sono ammissibili se il sistema traccia l'operato e garantisce la riconducibilità. Non è richiesta la firma digitale del dipendente ai fini fiscali (solo per efficacia probatoria di scrittura privata). Le copie per immagine, se conformi all'art.22 CAD, sostituiscono gli originali. Le ricevute taxi sono normalmente documenti analogici non unici; se un giustificativo è originale unico, la conservazione sostitutiva richiede l'intervento del pubblico ufficiale previsto dal D.M. 17/06/2014.
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