Deliberazione n. 370 del 20/06/2024

Regolamento interno su Commissione giudicatrice e Seggio di gara

Il Garante per la protezione dei dati personali approva un nuovo regolamento interno che disciplina nomina, composizione e funzionamento della Commissione giudicatrice e del Seggio di gara nelle procedure di affidamento di contratti d’appalto indette dall’Ufficio. La decisione è adottata per adeguare la disciplina interna al d.lgs. 31 marzo 2023, n. 36, in particolare agli articoli 51 e 93 del Codice dei contratti pubblici, e sostituisce la precedente delibera n. 356 del 15 settembre 2016, che viene abrogata.

Contesto e finalità della deliberazione

La deliberazione è una misura di aggiornamento organizzativo e regolamentare dell’Autorità. Il Garante richiama il quadro normativo generale, comprendente il GDPR e il Codice privacy, ma la disciplina approvata riguarda soprattutto le procedure di gara interne e l’organizzazione delle funzioni valutative e amministrative connesse all’affidamento di lavori, servizi e forniture.

Commissione giudicatrice: composizione e criteri di nomina

Il regolamento stabilisce che, nelle procedure aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, il segretario generale o, per le procedure di propria competenza, il dirigente del Dipartimento risorse umane e attività contrattuali nomina una Commissione giudicatrice composta da tre membri, uno dei quali svolge le funzioni di presidente. Alla Commissione è affidata la valutazione delle offerte tecniche ed economiche ammesse; su richiesta del RUP può anche svolgere attività di supporto per la verifica delle offerte anomale, in coerenza con l’art. 93, comma 1, del Codice dei contratti pubblici.

La nomina dei componenti deve avvenire dopo la scadenza del termine per la presentazione delle offerte ed essere effettuata sulla base delle competenze e delle esperienze possedute rispetto allo specifico settore oggetto della gara, nonché delle ulteriori competenze necessarie per la valutazione tecnico-economica, incluse quelle in materia di contratti pubblici, ambiente, salute e sicurezza sul lavoro.

Registro degli incarichi, trasparenza e composizione interna

Gli incarichi di componente della Commissione giudicatrice devono essere annotati in un apposito registro tenuto dal Dipartimento risorse umane e attività contrattuali, con indicazione del nominativo, dell’unità organizzativa di appartenenza, dell’oggetto della procedura, della data di conferimento e di eventuali annotazioni ulteriori, come indisponibilità, sostituzioni o sopravvenute incompatibilità.

Gli atti di nomina sono inoltre soggetti agli adempimenti di pubblicazione previsti dalla normativa in materia di trasparenza. La Commissione è di regola composta da dipendenti dell’Ufficio del Garante, in possesso della qualifica di dirigente o funzionario e di adeguate competenze professionali; possono essere nominati anche membri supplenti. È previsto un segretario, salvo che tale ruolo sia svolto da uno dei componenti.

Ruolo del RUP e ricorso a soggetti esterni

Il regolamento prevede che il RUP possa far parte della Commissione giudicatrice e, nelle procedure di importo inferiore alle soglie di rilevanza europea, possa anche svolgere il ruolo di presidente. Se nell’organico non vi sono professionalità adeguate, da attestare con dichiarazione scritta del dirigente dell’unità operativa che ha richiesto il servizio o la fornitura, presidente e componenti possono essere scelti tra funzionari di altre amministrazioni con comprovata esperienza nel settore o, in ultima istanza, mediante affidamento di incarico professionale esterno. In tale ipotesi il provvedimento di nomina deve indicare il compenso, che deve essere compatibile con il quadro economico approvato dell’intervento.

Principio di rotazione e gratuità dell’incarico

Nel rispetto del principio di rotazione, il regolamento stabilisce che un dirigente o dipendente non possa essere nominato componente in più di due Commissioni giudicatrici nel corso di un anno solare, salvo casi particolari in cui siano richieste professionalità specifiche poco presenti nell’Ufficio o in caso di assoluta indisponibilità di risorse adeguate. È inoltre previsto che il medesimo soggetto non possa essere nominato per due volte consecutive nella Commissione relativa al medesimo lavoro, servizio o fornitura, salvo le medesime eccezioni.

L’incarico di presidente o componente di Commissione o Seggio di gara conferito a dipendenti dell’Autorità è a titolo gratuito.

Funzionamento della Commissione

La Commissione è responsabile della valutazione delle offerte tecniche ed economiche e deve operare in piena autonomia, secondo i criteri motivazionali e i punteggi indicati nei documenti di gara. Può riunirsi anche con modalità telematiche, purché sia salvaguardata la riservatezza delle comunicazioni, e opera attraverso la piattaforma prevista dall’art. 25 del Codice dei contratti pubblici.

Ogni componente è tenuto a segnalare tempestivamente all’Autorità competente e al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza eventuali tentativi di condizionamento esterno. In caso di rinnovo del procedimento di gara a seguito dell’annullamento dell’aggiudicazione o dell’esclusione di un concorrente, la medesima Commissione è di regola riconvocata, salvo che l’annullamento dipenda da un vizio nella sua composizione.

Seggio di gara: funzioni e modalità di nomina

Il Seggio di gara può essere nominato nelle procedure da aggiudicare con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa per la verifica della documentazione amministrativa prevista dall’Allegato I.2 al Codice dei contratti pubblici, nonché nelle procedure al minor prezzo per la valutazione delle offerte ai sensi dell’art. 93, comma 7. Può essere monocratico o collegiale, con un massimo di tre componenti, e la sua nomina avviene dopo la scadenza del termine di presentazione delle offerte, secondo criteri di trasparenza e competenza.

Il Seggio attiva il soccorso istruttorio nei casi previsti, potendo avvalersi del RUP o del responsabile di fase; resta ferma la competenza del RUP sulle eventuali esclusioni. Se il Seggio non è nominato, le medesime attività possono essere svolte direttamente dal RUP.

Incompatibilità, conflitti di interesse e astensione

All’atto dell’assunzione dell’incarico, i commissari devono dichiarare, ai sensi dell’art. 47 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, l’inesistenza delle cause di incompatibilità e di astensione previste dall’art. 93, comma 5, del Codice dei contratti pubblici.

Non possono far parte della Commissione:

• coloro che nel biennio precedente l’indizione della procedura siano stati componenti di organi di indirizzo politico della stazione appaltante;
• coloro che siano stati condannati, anche con sentenza non definitiva, per i reati previsti dal capo I del titolo II del libro II del codice penale;
• coloro che si trovino in conflitto di interessi con operatori economici interessati dalla procedura, incluse le situazioni che comportano obbligo di astensione ai sensi dell’art. 7 del d.P.R. 62/2013 e dell’art. 51 c.p.c.

I commissari non devono avere interessi finanziari, economici o altri interessi personali nell’affidamento, né trovarsi in situazioni di conflitto di interessi previste dal Codice etico adottato dal Garante. Devono inoltre astenersi in presenza di gravi ragioni di convenienza e segnalare tempestivamente alla stazione appaltante eventuali situazioni ostative sopravvenute, astenendosi dall’esercizio delle funzioni. Le stesse disposizioni si applicano anche al Seggio di gara, salvo l’ipotesi relativa ai componenti di organi di indirizzo politico.

Trattamento dei dati personali dei soggetti nominati

L’art. 7 del regolamento dispone che i dati personali dei soggetti che assumono gli incarichi previsti saranno trattati dall’Ufficio del Garante in conformità alla normativa vigente. Il provvedimento non introduce ulteriori specificazioni sulle basi giuridiche o sulle modalità del trattamento, ma si limita a richiamare l’obbligo generale di conformità alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.