Messaggio numero 16295 del 11-10-2013

Verifica dell'esistenza in vita dei pensionati residenti all'estero

Il documento illustra la procedura di accertamento dell'esistenza in vita dei pensionati delle gestioni pubbliche e, in prospettiva, anche delle gestioni sport e spettacolo residenti all’estero. La finalità è evitare l’erogazione di prestazioni indebite e consentire la corretta gestione dei pagamenti e delle eventuali sospensioni.

Ambito soggettivo e gestione competente

La verifica riguarda i pensionati residenti all’estero che percepiscono trattamenti delle gestioni pubbliche e, per estensione, quelli della gestione sport e spettacolo pagati all’estero.

• Per le gestioni pubbliche, la gestione è attribuita alla Sede territoriale INPS – Gestione Dipendenti Pubblici – di Roma 4 – Ufficio Pensioni Estero.
• Per le gestioni sport e spettacolo, la competenza è del Polo Previdenza PALS.

Il documento precisa che la verifica non riguarda i pensionati residenti all’estero che riscuotono la pensione in Italia.

Ruolo di Citibank N.A. e decorrenza

Dal 1° gennaio 2012, per il pagamento all’estero dei trattamenti pensionistici delle gestioni pubbliche, l’INPS si avvale di Citibank N.A., subentrata alle attività in precedenza svolte dalla Banca d’Italia. Per le pensioni delle gestioni sport e spettacolo, le attività di gestione all’estero sono in fase di avvio e si prevede il passaggio a Citi a partire dalla prima metà del 2014.

Citi svolge anche la verifica annuale dell’esistenza in vita dei beneficiari di pensioni pubbliche riscosse all’estero, attività già in passato affidata alle Rappresentanze diplomatiche e consolari italiane.

Destinatari della campagna e casi di esclusione

La campagna avviata dal 1° settembre 2013 interessa circa:

• 3.800 pensionati pubblici;
• 1.300 pensionati della gestione spettacolo e sportivi professionisti residenti all’estero.

Sono esclusi dalla verifica:

• i pensionati residenti all’estero che percepiscono anche trattamenti delle gestioni private INPS e che abbiano già prodotto una valida attestazione nell’ambito della campagna di verifica del corrente anno;
• i pensionati pubblici che abbiano trasmesso una valida certificazione di esistenza in vita successivamente al 1° giugno 2013.

Termini, invio della documentazione e conseguenze dell’inadempimento

Ai pensionati sono concessi 120 giorni per trasmettere la documentazione richiesta a Citibank. Il modulo di certificazione dell’esistenza in vita, compilato, firmato, datato e corredato della documentazione di supporto, deve essere inviato alla casella postale:

• PO Box 4873 Worthing BN99 3BG, United Kingdom

La documentazione deve comunque pervenire entro il 31 dicembre 2013.

La mancata adesione entro tale data, oppure la mancata validazione del modulo per incompletezza o irregolarità della compilazione, comporta la sospensione dei pagamenti dalla prima rata utile.

Gestione dei mancati recapiti e degli indirizzi aggiornati

Se il plico non viene recapitato o viene restituito a Citi, oppure se il pensionato non è contattabile all’indirizzo indicato, la Banca richiede un recapito aggiornato agli operatori della Sede territoriale INPS di Roma 4 – Ufficio estero. La D.C.S.I.T. – Ufficio IV deve trasmettere settimanalmente a Citibank gli indirizzi variati nell’ultimo periodo, secondo il tracciato già usato per l’allineamento del luglio precedente.

Se l’indirizzo aggiornato è reperibile, Citi effettua un’ulteriore spedizione della modulistica. Per i pensionati delle gestioni sport e spettacolo, il mancato recapito è comunicato all’ex ENPALS, secondo modalità da concordare con l’Istituto di credito.

Sollecito e flussi informativi

Entro la fine di ottobre 2013, Citi invierà un nuovo sollecito ai pensionati che non abbiano ancora restituito la certificazione. Il sollecito non va considerato da chi abbia già trasmesso la modulistica compilata.

Citi invia alla D.C.S.I.T. un prospetto quindicinale sullo stato di completamento delle certificazioni. La D.C.S.I.T. inoltra poi tali flussi informativi agli uffici competenti.

Modulistica inviata ai pensionati

Citibank spedisce ai pensionati interessati un plico contenente modulistica personalizzata in base allo Stato di residenza. La documentazione può essere inviata anche in PDF via e-mail, su richiesta dell’interessato o del Patronato.

Il plico comprende:

• una lettera esplicativa con FAQ e istruzioni;
• il modulo di certificazione di esistenza in vita, in un unico foglio bilingue, nelle combinazioni italiano/inglese, italiano/francese, italiano/spagnolo e italiano/portoghese;
• l’elenco dei testimoni accettabili per il Paese di residenza.

La lettera indica inoltre:

• la documentazione da allegare al modulo, come copia di un documento di identità valido con foto, oppure copia della prima pagina di un estratto conto bancario recente o di una bolletta con i dati anagrafici;
• i recapiti del servizio di assistenza Citi;
• i soggetti abilitati a certificare l’attestazione.

Soggetti abilitati e valore della certificazione

Le dichiarazioni devono essere avallate da “testimoni accettabili”, ossia:

• funzionari delle Rappresentanze diplomatiche italiane all’estero;
• pubblici ufficiali individuati dalla legislazione locale.

È predisposto un elenco dei profili professionali che, nei singoli Stati esteri, sono legittimati ad autenticare le attestazioni.

Modalità di compilazione del modulo ordinario

Il modulo inviato da Citi è personalizzato per ciascun pensionato e reca:

• un numero di riferimento univoco attribuito da Citi;
• un numero identificativo della comunicazione.

Tali codici consentono anche di accedere al servizio di assistenza dedicato. Non è ammesso l’uso di modelli diversi da quello trasmesso da Citi, ad esempio moduli in bianco.

Se il pensionato non riceve il modulo o lo smarrisce, deve contattare il servizio di assistenza Citi, che provvede a inviarne uno nuovo personalizzato.

La validità del modulo dipende dalla firma e dal timbro dell’autorità estera o del soggetto qualificato come testimone accettabile.

Sono previste alcune precisazioni operative:

• se i pubblici funzionari si rifiutano di sottoscrivere il modulo Citi, sono accettati moduli di certificazione emessi da enti pubblici locali, purché validi secondo la normativa dello Stato di residenza;
• in tal caso, è opportuno inoltrare a Citi anche il modulo predisposto dalla Banca, compilato dal pensionato per quanto possibile;
• se il modulo autenticato manca delle indicazioni sull’istituzione di appartenenza del funzionario, dell’indirizzo o del nominativo del funzionario che ha verificato l’identità, tali elementi possono essere integrati dal pensionato, purché il timbro o l’attestazione consentano comunque di identificare l’istituzione che ha effettuato l’autenticazione.

Per i Paesi in cui è prassi che le donne coniugate assumano il cognome del marito, le pensionate possono utilizzare il cognome da nubile o quello da coniugata, purché la sottoscrizione avvenga con il nome e cognome risultante dall’intestazione della pensione.

Nella sezione “Numero di pensione” va indicato il numero di iscrizione del trattamento pensionistico, come riportato sul cedolino o nel decreto/determinazione concessiva.

Procedure alternative di attestazione

Per pensionati in grave stato di infermità fisica o mentale, per disabili ricoverati in istituti di riposo o sanitari pubblici o privati, o per pensionati reclusi in istituti di detenzione, è prevista una procedura alternativa. In tali casi occorre contattare il servizio di assistenza Citi, che rende disponibile il modulo verde di certificazione alternativa, anch’esso inviabile via e-mail su richiesta.

Il modulo alternativo deve essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti, con la relativa documentazione:

• funzionario dell’ente pubblico o privato presso cui risiede il pensionato, accompagnato da una dichiarazione recente su carta intestata che confermi che il pensionato è in vita e invalido;
• medico generico responsabile delle cure, con dichiarazione recente su carta intestata che attesti che il pensionato è in vita e impossibilitato a seguire la procedura standard;
• rappresentante o tutore legale, con copia autenticata di una valida procura recente e debitamente timbrata o dell’atto di tutela legale rilasciato dall’autorità locale.

Per i moduli alternativi non è richiesta la firma del pensionato.

Servizio di assistenza Citi

Citi ha predisposto un servizio clienti a supporto di pensionati, delegati, procuratori, consolati e Patronati per le questioni relative alla certificazione di esistenza in vita. Il servizio è contattabile:

• tramite il sito www.inps.citi.com;
• via e-mail all’indirizzo inps.pensionati@citi.com;
• telefonando ai numeri verdi indicati nella lettera esplicativa.

Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 20:00 ora italiana, in italiano, inglese, spagnolo, francese, tedesco e portoghese.

È inoltre disponibile un servizio automatico interattivo, utilizzabile telefonando al numero del Paese di appartenenza, per verificare 24 ore su 24, 365 giorni l’anno, la fase di validazione di uno o più certificati di esistenza in vita. Per utilizzarlo è necessario il numero identificativo di 12 cifre assegnato da Citi e riportato in alto a destra nelle comunicazioni.

Diffusione delle istruzioni

Il documento precisa infine che i contenuti del messaggio sono stati diffusi al Ministero degli Affari Esteri per il successivo inoltro alle Autorità consolari e alle sedi degli Istituti di Patronato operanti all’estero. È inoltre prevista l’eventuale trasmissione di ulteriori istruzioni per la gestione della modulistica relativa ai pensionati trasferiti all’estero dopo il 1° settembre 2013.