DECRETO 29 dicembre 2023, n. 217

Regole tecniche per il processo telematico civile e penale

Il provvedimento aggiorna le regole tecniche del dominio giustizia per deposito, comunicazione e notificazione telematica degli atti, oltre alla consultazione e gestione dei fascicoli informatici. L’obiettivo è adeguare la disciplina processuale civile e penale alle riforme recenti e garantire idoneità del mezzo e certezza del compimento dell’atto.

Ambito di applicazione

Le regole si applicano sia al procedimento civile sia al procedimento penale e riguardano:

• deposito telematico di atti e documenti;
• comunicazioni e notificazioni telematiche;
• consultazione e gestione dei fascicoli informatici;
• uso dei portali dedicati al deposito telematico e alla trasmissione delle notizie di reato.

Definizioni e infrastrutture digitali

Il regolamento aggiorna le definizioni del DM 21 febbraio 2011, n. 44, introducendo e ridefinendo concetti centrali del processo digitale, tra cui:

• piattaforma informatica, portale dei depositi telematici e portale delle notizie di reato;
• servizio elettronico di recapito certificato qualificato;
• identificazione informatica;
• firma elettronica qualificata;
• fascicolo informatico;
• applicativo informatico messo a disposizione dal Ministero della giustizia per i soggetti abilitati interni;
• pagoPA e identificativo unico di versamento.

Portali telematici nel penale

Il portale dei depositi telematici consente ai soggetti abilitati esterni la trasmissione telematica di atti e documenti del procedimento. Il portale delle notizie di reato è riservato agli ufficiali e agenti di polizia giudiziaria e agli altri soggetti tenuti per legge alla trasmissione della notizia di reato. L’accesso ai portali avviene secondo le regole del CAD e le specifiche tecniche ministeriali; il portale dei servizi telematici mette inoltre a disposizione la consultazione dei servizi per i soggetti abilitati esterni.

Fascicolo informatico e documenti analogici

Il fascicolo informatico contiene atti, documenti, allegati, ricevute PEC, ricevute di pagamento e dati del procedimento, anche quando derivino da copie informatiche di documenti analogici. Restano fermi gli obblighi di conservazione degli originali unici cartacei previsti dal CAD o dalla disciplina processuale. I documenti e gli allegati analogici devono essere identificati e descritti nel fascicolo, e la cancelleria o segreteria provvede a estrarne copia informatica da inserire nel fascicolo.

Formato degli atti informatici

L’atto del procedimento redatto in forma informatica deve essere privo di elementi attivi e conforme ai formati previsti dalle specifiche tecniche ministeriali, che determinano anche le informazioni strutturate da inserire nei registri informatici.

Deposito telematico nel procedimento civile

Nel procedimento civile, i soggetti abilitati esterni possono trasmettere telematicamente atti e documenti informatici secondo le specifiche tecniche ministeriali. Il deposito si perfeziona con la conferma della trasmissione, senza intervento della cancelleria, salvo anomalie bloccanti. Per i procedimenti di volontaria giurisdizione si applicano le specifiche tecniche previste dall’art. 36, comma 1, del DL 13/2023.

Deposito telematico nel procedimento penale

Nel procedimento penale, i soggetti abilitati esterni trasmettono atti e documenti tramite il portale dei depositi telematici o il portale delle notizie di reato, previa autenticazione e con meccanismi di crittografia. Il deposito si intende ricevuto nel momento in cui il portale genera la ricevuta di accettazione, che attesta il deposito presso l’ufficio giudiziario competente, senza intervento della cancelleria o segreteria, salvo anomalie bloccanti.

Deposito da parte dei soggetti abilitati interni

Gli atti informatici redatti dai soggetti abilitati interni e sottoscritti con firma digitale o altra firma elettronica qualificata sono depositati nel fascicolo tramite l’applicativo informatico ministeriale. Se il provvedimento del magistrato è analogico, la cancelleria o segreteria ne estrae copia informatica e la deposita nel fascicolo informatico.

Comunicazioni e notificazioni telematiche

Le comunicazioni e notificazioni telematiche dall’ufficio giudiziario avvengono, salvo diversa previsione di legge, tramite PEC dall’indirizzo dell’ufficio all’indirizzo del destinatario risultante dal registro generale degli indirizzi elettronici o da altri pubblici elenchi. Le comunicazioni tra soggetti abilitati interni avvengono in interoperabilità secondo il CAD. Le ricevute di avvenuta consegna e gli avvisi di mancata consegna restano conservati nel fascicolo informatico. Quando l’atto contiene dati particolari ex art. 9 GDPR, la comunicazione/notificazione avviene per estratto, con messa a disposizione dell’atto integrale nell’area dedicata del portale dei servizi telematici.

Notificazioni tramite UNEP

Le richieste di notifica via PEC sono inoltrate all’UNEP da soggetti abilitati interni ed esterni. Il sistema individua il recapito del destinatario dai registri o da altri elenchi pubblici e, dopo l’esecuzione della notifica, trasmette il documento informatico con relazione di notificazione firmata digitalmente e le ricevute PEC.

Regole su caselle PEC, recapiti certificati e sicurezza

Il soggetto abilitato esterno deve dotarsi di una casella di posta elettronica conforme agli standard previsti e può utilizzare anche un recapito certificato qualificato eIDAS con soluzioni idonee. Il riferimento al vecchio gestore PEC ministeriale è superato. Per le trasmissioni sono previste soluzioni che garantiscono identificazione dell’autore e tracciabilità delle attività.

Estrazione e rilascio di copie

I soggetti abilitati esterni possono estrarre telematicamente duplicati di atti e documenti dai fascicoli cui hanno accesso per legge. Il rilascio di copie avviene previa verifica del pagamento dei diritti, se dovuti. Per atti contenenti dati particolari o di grandi dimensioni, la messa a disposizione avviene nell’area dedicata del portale dei servizi telematici.

Difesa, sostituzione del difensore e pagamento telematico

La disciplina aggiorna anche le modalità di esercizio della difesa nei casi previsti dalla legge e sostituisce il riferimento normativo per la sostituzione del difensore. Il pagamento dei diritti e delle spese avviene esclusivamente tramite pagoPA, con accesso al portale dei servizi telematici; la ricevuta può essere acquisita automaticamente o trasmessa dall’interessato. I sistemi del dominio giustizia verificano la regolarità delle ricevute di pagamento telematico.

Regime transitorio nel procedimento penale

Dal 1° gennaio 2025 il deposito telematico è regola generale per gli uffici penali indicati, ma sono previsti numerosi regimi transitori e deroghe. Fino al 31 dicembre 2025 restano possibili depositi non telematici in specifici uffici e per determinati procedimenti; fino al 31 marzo 2025 vale una ulteriore deroga per l’iscrizione delle notizie di reato e per alcuni procedimenti del libro VI. Ulteriori termini consentono depositi non telematici fino al 31 dicembre 2026 per le intercettazioni e fino al 31 marzo 2026 per alcuni procedimenti relativi a sequestri e impugnazioni. Dal 1° luglio 2027, 1° gennaio 2028, 1° gennaio 2029 e 1° gennaio 2030 il deposito telematico diventa esclusivo in ulteriori uffici e materie, con estensione progressiva anche a specifiche categorie di procedimenti fino al 1° luglio 2030. È inoltre consentito ai difensori il deposito via PEC, nei casi in cui il deposito sia ancora ammesso anche in modalità non telematica.

Abrogazioni

Dalla data di entrata in vigore sono abrogati alcuni articoli del DM 21 febbraio 2011, n. 44, nonché i decreti ministeriali del 4 luglio 2023 e del 18 luglio 2023 relativi al Portale deposito atti penali e alla sua sperimentazione.