Circolare INAIL n. 13 del 19 febbraio 2003

Ottimizzazione della produzione editoriale INAIL: produzione, distribuzione e ristampe

La circolare disciplina l’organizzazione della produzione editoriale dell’Istituto per l’anno 2003, nell’ambito delle attività gestite dall’Ufficio Editoria e Pubblicazioni - Polo Editoriale. L’intervento riguarda soprattutto tre profili: pianificazione editoriale, canali di distribuzione e programmazione delle ristampe, con l’obiettivo di rendere più coordinata ed efficiente la gestione delle pubblicazioni.

Piano editoriale e fondo editoriale

Il piano editoriale, predisposto su base semestrale, costituisce lo strumento di programmazione delle pubblicazioni dell’Istituto. Esso serve a coordinare tutta la produzione editoriale secondo criteri di omogeneità, opportunità, economicità ed efficacia divulgativa.

Sono destinatarie del piano tutte le Strutture centrali, regionali e territoriali che intendano proporre la pubblicazione di un prodotto editoriale cartaceo, digitale e/o multimediale nell’anno di riferimento. Le proposte devono essere inoltrate alla Direzione Centrale Comunicazione - Ufficio Editoria e Pubblicazioni tramite la scheda "Proposta prodotto editoriale", compilata in ogni sua parte e firmata dal Responsabile della Struttura.

Le proposte che risultano positivamente valutate costituiscono il fondo editoriale. Le relative schede, opportunamente elaborate dall’Ufficio Editoria e Pubblicazioni, consentono di formalizzare la pianificazione della produzione editoriale in uscita.

Distribuzione dei prodotti

I canali di distribuzione programmati per i prodotti istituzionali e commerciali comprendono le Direzioni e Consulenze centrali, le Direzioni regionali e le Sedi. La circolare indica inoltre tra i canali di diffusione eventi quali fiere e convegni.

È segnalato anche un progetto in fase di realizzazione che prevede la distribuzione attraverso le librerie.

Pianificazione delle ristampe

Per una programmazione organica delle ristampe, le Strutture devono dedicare particolare attenzione al monitoraggio e alla valutazione del fabbisogno di pubblicazioni. Tale valutazione deve tenere conto anche delle richieste di ristampa provenienti dall’esterno, al fine di quantificare la tiratura in base alle effettive necessità.

A questo scopo è stata predisposta la scheda "Pianificazione delle ristampe prodotti editoriali", che deve essere compilata e trasmessa alla Direzione Centrale Comunicazione - Ufficio Editoria e Pubblicazioni secondo le scadenze fissate.

Scadenze ordinarie

• entro il 20 novembre, per il primo semestre;
• entro il 31 maggio, per il secondo semestre.

Fase sperimentale per il 2003

• entro il 28 febbraio, per il primo semestre 2003;
• entro il 28 giugno, per il secondo semestre 2003.

Una volta ricevute le schede, la Direzione Centrale Comunicazione - Ufficio Editoria trasmette gli ordini di ristampa alla Tipografia, che li inserisce nella pianificazione delle proprie attività.

Allegati e riferimenti operativi

La circolare richiama due allegati: la scheda "Proposta prodotto editoriale" e la scheda "Pianificazione delle ristampe prodotti editoriali", entrambe disponibili anche nel Minisito della Direzione Centrale Comunicazione. Sono inoltre richiamate precedenti determinazioni e comunicazioni dell’Istituto che hanno definito il quadro di riferimento del Polo editoriale e della gestione delle ristampe.