Determinazione AGID n. 109/2025 del 30/06/2025

Istituzione di un gruppo di lavoro su produzione, conservazione e scarto dei registri di protocollo informatico

La determinazione ha natura prevalentemente amministrativa-organizzativa, ma si colloca nel perimetro delle competenze regolatorie di AgID in materia di linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. L’atto istituisce un gruppo di lavoro dedicato ad approfondire il trattamento dei registri di protocollo informatico, con particolare attenzione al registro annuale e al registro giornaliero di emergenza, in vista di possibili integrazioni della disciplina vigente.

Quadro normativo e presupposti

L’atto richiama le norme istitutive e organizzative di AgID, il Codice dell’amministrazione digitale e la funzione dell’Agenzia di emanare linee guida, standard e guide tecniche in materia di digitalizzazione e documenti informatici. Viene inoltre richiamato il testo delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, come modificato nel 2021, insieme al regolamento AgID per l’adozione delle linee guida. Il fondamento sostanziale della determinazione è l’esigenza di approfondire un tema tecnico-normativo rilevante per la gestione documentale digitale.

Oggetto dell’approfondimento

Il gruppo di lavoro è incaricato di esaminare la produzione, la conservazione e lo scarto dei registri di protocollo informatico. L’attenzione è rivolta sia al registro annuale sia al registro giornaliero di emergenza, con l’intento di verificare se sia opportuno introdurre integrazioni specifiche nelle Linee guida vigenti. L’atto non adotta direttamente nuove regole, ma avvia un’attività istruttoria propedeutica a eventuali sviluppi regolatori.

Composizione del gruppo di lavoro

Il gruppo è coordinato da AgID e opera secondo il regolamento interno per l’adozione delle linee guida. Sono individuati componenti interni appartenenti all’Agenzia, tra i quali uno assume la funzione di coordinatore e referente. La determinazione prevede anche la possibilità di integrare il gruppo con figure esterne particolarmente qualificate, provenienti da università, dalla Direzione generale Archivi del Ministero della cultura e da strutture specializzate nella conservazione archivistica, così da assicurare un contributo tecnico multidisciplinare.

Durata, gratuità e modalità operative

La partecipazione al gruppo è espressamente gratuita e non comporta compensi per i componenti. Le attività devono essere completate entro sei mesi dalla costituzione del gruppo, con obbligo di trasmissione di una relazione conclusiva sulle attività svolte. Il coordinatore è autorizzato a disporre, in qualsiasi fase del procedimento, l’audizione di esperti esterni e di soggetti portatori di interessi, quali amministrazioni, mondo accademico, ricerca e associazioni di categoria, al fine di acquisire contributi utili all’approfondimento.

Adempimenti di pubblicazione

La determinazione dispone che il coordinatore trasmetta l’atto agli uffici competenti per la pubblicazione sul sito istituzionale di AgID nella sezione Amministrazione Trasparente. Si tratta quindi di un atto interno che produce effetti organizzativi e istruttori, con un adempimento finale di pubblicità istituzionale.