R.R. TAA 1/2001

Trattamento di dati personali nelle strutture amministrative regionali

Il regolamento disciplina, per le strutture amministrative regionali, l’organizzazione del trattamento dei dati personali, con particolare attenzione ai dati sensibili e ai dati relativi a provvedimenti giudiziari. Si applica alla Regione indicata nell’atto e recepisce la normativa statale vigente all’epoca, in particolare la legge n. 675/1996 e il D.P.R. n. 318/1999.

Responsabili del trattamento e amministratore di sistema

Sono individuati come responsabili del trattamento dei dati personali i Dirigenti di Ripartizione e delle strutture equiparate, nonché il Dirigente con funzioni di coordinamento del Servizio di informatizzazione del Libro fondiario e del Catasto e degli uffici centrali. Lo stesso dirigente di coordinamento è anche qualificato come amministratore di sistema.

Misure minime di sicurezza

Per il trattamento dei dati personali devono essere adottate le misure minime di sicurezza indicate negli allegati al regolamento.

In particolare:

• i responsabili del trattamento e l’amministratore di sistema curano gli adempimenti previsti nelle istruzioni operative;
• per i trattamenti su supporto cartaceo sono richiesti ordine di servizio scritto, istruzioni scritte agli incaricati, accesso limitato ai soli dati necessari e conservazione dei documenti in archivi ad accesso selezionato;
• per i dati sensibili e giudiziari sono previsti ulteriori obblighi di custodia, controllo degli accessi e conservazione protetta anche dei supporti non informatici.

Informativa agli interessati

L’informativa prevista dalla normativa sulla privacy può essere resa per iscritto o oralmente ed è effettuata dal funzionario responsabile del procedimento. La modulistica dell’amministrazione regionale deve comunque contenere l’informativa agli interessati.

Dati sensibili: categorie trattabili e uffici competenti

Il regolamento individua, per ciascuna tipologia di dato sensibile, le strutture amministrative autorizzate al trattamento e rinvia, per finalità, modalità e principi applicabili, alla disciplina del D.lgs. n. 135/1999.

Origine razziale ed etnica, appartenenza o aggregazione a gruppo linguistico

Possono trattare tali dati la Segreteria della Giunta regionale, l’Ufficio Affari generali, vari uffici della Ripartizione I del personale, l’Ufficio per le Camere di commercio, l’Ufficio elettorale e l’Ufficio Riscontro.

Opinioni politiche e adesione a partiti o organizzazioni politiche

Il trattamento è consentito ad alcuni uffici della Ripartizione I del personale, all’Ufficio elettorale e all’Ufficio Riscontro.

Convinzioni religiose e adesione ad associazioni religiose

Sono autorizzati la Ripartizione I del personale, alcuni uffici del personale e il Servizio studi e relazioni linguistiche, compreso l’Ufficio Studi, statistica e rapporti con organismi interregionali.

Adesione a sindacati

Il trattamento è consentito agli uffici del personale, all’Ufficio Riscontro e alla Ripartizione IV - Enti locali e servizi elettorali.

Convinzioni filosofiche o di altro genere

Possono trattarle la Segreteria della Giunta regionale - Ufficio Affari generali e alcuni uffici della Ripartizione I del personale.

Stato di salute e vita sessuale

Sono competenti alcuni uffici della Ripartizione I del personale e l’Ufficio Riscontro.

Dati relativi a provvedimenti giudiziari

I dati idonei a rivelare i provvedimenti previsti dall’art. 686, commi 1, lett. a) e d), 2 e 3, c.p.p. possono essere trattati dalla Segreteria della Giunta regionale - Ufficio Affari generali, da uffici del personale, dall’Ufficio Riscontro, dall’Ufficio Finanze, Demanio e Patrimonio e dall’Ufficio elettorale. Anche qui il trattamento è ammesso solo secondo le finalità, le modalità e i principi richiamati dal regolamento.

Trattamenti funzionalmente collegati e comunicazioni interne

Le strutture che trattano dati sensibili o giudiziari possono comunicarli, nel rispetto dei principi di essenzialità, pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità, alla Segreteria della Giunta regionale - Ufficio Affari generali, Ufficio Informatica e Ufficio Legislativo-legale, quando vi sia un collegamento funzionale.

Il trattamento da parte di strutture diverse da quelle espressamente indicate è ammesso solo se occasionale. È inoltre consentita la comunicazione a soggetti pubblici o privati esterni che collaborino con le strutture per l’espletamento delle funzioni.

Raccolta, modalità di trattamento e conservazione

I dati delle categorie sensibili indicate vengono, di regola, raccolti presso l’interessato; i dati relativi a provvedimenti giudiziari sono raccolti presso pubbliche amministrazioni.

Il regolamento distingue tra trattamento dinamico e statico:

• trattamento dinamico per varie categorie di dati, con possibilità di registrazione, organizzazione, modifica, cancellazione e distruzione da parte delle strutture competenti;
• trattamento statico per alcune tipologie e uffici specificamente indicati, con conservazione, registrazione, organizzazione, modifica, cancellazione e distruzione da parte delle strutture competenti.

Comunicazione e diffusione verso l’esterno

La comunicazione e la diffusione dei dati a soggetti pubblici, enti pubblici economici e privati sono ammesse nei limiti previsti da leggi e regolamenti. Si applicano anche ai dati sensibili e giudiziari il principio di trasparenza amministrativa e il diritto di accesso ai documenti amministrativi, con le limitazioni e gli accorgimenti previsti dalla normativa.

Allegati tecnici e misure operative

Gli allegati al regolamento contengono istruzioni operative dettagliate per il trattamento dei dati su supporto cartaceo e con strumenti elettronici o automatizzati.

Tra le principali prescrizioni:

• nomina scritta degli incaricati del trattamento;
• istruzioni scritte e accesso ai soli dati necessari;
• archivi e documenti custoditi in contenitori o locali con accesso controllato;
• per i trattamenti informatici, uso di elaboratori accessibili in rete, assegnazione di codici identificativi personali e password segrete;
• per i dati sensibili e giudiziari, autorizzazioni all’accesso limitate, verifiche periodiche almeno annuali, controllo della validità delle richieste di accesso e riutilizzo dei supporti solo se i dati precedenti non sono recuperabili.

Per l’attività degli uffici del giudice di pace, il regolamento prevede ulteriori cautele specifiche, tra cui copia giornaliera dei dati su floppy disk custoditi in armadi o cassetti chiusi a chiave e protezione con password dei documenti contenenti dati personali.

Osservazioni sull’attualità della disciplina

L’atto è espressione della disciplina privacy anteriore al codice in materia di protezione dei dati personali e richiama norme ormai superate. Pur descrivendo un quadro storico utile, il contenuto risulta oggi sostanzialmente datato e di limitata applicazione pratica.