Circolare Inail n. 54 del 25 novembre 2014

Istruzioni operative per la gestione dei debiti commerciali e per il rilascio delle certificazioni dei crediti

La circolare chiarisce l’assetto operativo introdotto dalla normativa sui debiti commerciali della pubblica amministrazione e sulla certificazione dei crediti. L’obiettivo è uniformare i comportamenti delle Strutture, garantire il rispetto dei termini e assicurare un aggiornamento costante della piattaforma elettronica del MEF.

Quadro normativo e finalità della disciplina

La disciplina richiamata deriva principalmente dal decreto-legge n. 185 del 2008, dal decreto-legge n. 35 del 2013, dal decreto-legge n. 66 del 2014 e dal decreto-legge n. 16 del 2012. Essa è finalizzata a garantire ai creditori delle pubbliche amministrazioni tempi certi e rapidi di pagamento, oltre a strumenti di monitoraggio permanente dello stato dei crediti e dei debiti.

La circolare evidenzia che tali norme impongono alle amministrazioni obblighi puntuali, da adempiere entro termini perentori, con possibili sanzioni in caso di ritardo o inadempimento. Per questo motivo viene fornita una ricostruzione sintetica del quadro normativo e una serie di istruzioni operative per rendere omogeneo il comportamento delle Strutture dell’Istituto.

Certificazione dei crediti

La certificazione dei crediti è disciplinata dall’articolo 9, commi 3-bis, 3-ter e 3-quater, del decreto-legge n. 185 del 2008. Può richiederla qualsiasi fornitore, ossia società, impresa individuale o persona fisica, titolare di crediti non prescritti verso le pubbliche amministrazioni derivanti da somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali.

L’amministrazione deve rilasciare la certificazione entro 30 giorni dalla ricezione dell’istanza, attestando se il credito è certo, liquido ed esigibile, oppure dichiarandone l’inesigibilità o l’insussistenza, anche parziale. La certificazione è qualificata come ricognizione del debito ex art. 1988 c.c. e non costituisce la fonte dell’obbligazione, ma comporta l’inversione dell’onere della prova.

Il rilascio della certificazione consente al fornitore di:

• cedere il credito pro soluto o pro solvendo a banche o intermediari finanziari;
• ottenere un’anticipazione sul credito;
• chiedere la compensazione con somme dovute all’Agente della riscossione per tributi, contributi, premi assicurativi e altri oneri affidati alla riscossione.

Comunicazione dei debiti commerciali

L’articolo 7 del decreto-legge n. 35 del 2013 ha introdotto due distinti obblighi di comunicazione dei debiti commerciali: una rilevazione una tantum e una comunicazione periodica annuale.

La rilevazione una tantum ha imposto alle pubbliche amministrazioni di trasmettere, dal 1° giugno 2013 al 15 settembre 2013, l’elenco completo dei debiti certi, liquidi ed esigibili maturati al 31 dicembre 2012 e non ancora estinti, con indicazione dei dati identificativi del creditore. La comunicazione doveva avvenire tramite la piattaforma elettronica e distinguere i crediti già ceduti o certificati.

Dal 1° gennaio 2014, le amministrazioni devono inoltre trasmettere ogni anno, entro il 30 aprile, l’elenco completo dei debiti certi, liquidi ed esigibili esistenti al 31 dicembre dell’anno precedente. Anche questa comunicazione è effettuata tramite la piattaforma elettronica e ha rilievo ai fini della certificazione del credito.

Monitoraggio permanente dei debiti e delle fatture

L’articolo 7-bis del decreto-legge n. 35 del 2013, introdotto dal decreto-legge n. 66 del 2014, ha istituito un sistema di monitoraggio permanente del ciclo dei debiti commerciali. I creditori possono inserire nella piattaforma i dati delle fatture o delle richieste equivalenti di pagamento emesse dal 1° luglio 2014, con eventuale indicazione del CIG.

Parallelamente, le pubbliche amministrazioni devono comunicare, sempre tramite la piattaforma, le informazioni relative alla ricezione e alla rilevazione delle fatture sui propri sistemi contabili, ivi comprese quelle del primo semestre 2014. Per le fatture elettroniche inviate attraverso il Sistema di Interscambio, i dati di invio e ricezione vengono acquisiti automaticamente dalla piattaforma.

La circolare ricorda che la piattaforma consente di rappresentare il ciclo di vita della fattura nei seguenti stati: inviata, ricevuta, respinta, contabilizzata, in scadenza, scaduta, certificata, pagata. Le informazioni pubblicate sono accessibili sia alle amministrazioni sia ai titolari dei crediti, anche ai fini della certificazione e dell’utilizzo del credito.

Obbligo di registrazione e organizzazione interna delle abilitazioni

Ai fini della corretta operatività sulla piattaforma, la circolare richiede che vi sia piena corrispondenza tra gli uffici presenti nella piattaforma e quelli censiti nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, cui è attribuito il Codice univoco ufficio utilizzato dal Sistema di Interscambio.

I dirigenti responsabili degli uffici dotati di CUU devono:

• registrarsi sulla piattaforma elettronica;
• indicare i dirigenti o funzionari incaricati del rilascio delle certificazioni;
• scegliere se usare un proprio dispositivo di firma digitale o la firma tecnica di sistema;
• completare l’associazione tra uffici PCC e uffici/Unità organizzative IPA;
• individuare chi è abilitato alla sottoscrizione delle certificazioni e chi svolge la sola istruttoria.

La circolare consente di fissare limiti di importo per gli incaricati. Se non viene indicato alcun valore, l’incaricato può sottoscrivere certificazioni senza limiti economici; se viene indicato il valore 0,01, può svolgere soltanto attività istruttoria.

Per le Strutture centrali e territoriali vengono indicati criteri di massima per l’individuazione degli incaricati alla firma e all’istruttoria. Sono richiamate anche specifiche regole per le Consulenze centrali in staff e per le strutture non dirigenziali. In caso di trasferimento del dirigente responsabile ad altra Struttura accreditata, occorre una nuova registrazione con attivazione del subentro.

Gestione delle istanze di certificazione

La certificazione deve essere rilasciata entro 30 giorni dalla data di ricezione dell’istanza, data che risulta dalla piattaforma e viene anche preannunciata via e-mail ai soggetti accreditati. La piattaforma deve quindi essere consultata costantemente.

Prima del rilascio devono essere svolte tutte le verifiche necessarie per accertare la certezza, liquidità ed esigibilità del credito, oppure per dichiararne l’inesigibilità o l’insussistenza, anche parziale. La circolare precisa che il credito è certo solo se è sorto da un’obbligazione giuridicamente perfezionata e se è stato assunto il relativo impegno di spesa registrato in contabilità; è liquido se il suo ammontare è esattamente quantificato; è esigibile se non esistono fattori impeditivi del pagamento.

Per i crediti superiori a 10.000 euro è obbligatoria la verifica ex art. 48-bis DPR 602/1973 presso l’Agente della riscossione. In caso di esito positivo, la certificazione viene comunque rilasciata per l’intero credito, ma l’importo dovuto all’Agente viene annotato e vincolato alla sola compensazione.

Se la Struttura vanta propri crediti verso il richiedente, la certificazione deve essere emessa al netto di tali somme. Inoltre, la certificazione deve indicare la data prevista di pagamento, e il pagamento va effettuato entro tale data e registrato in piattaforma, così da ridurre il valore del credito certificato.

Se trascorrono 30 giorni senza alcun provvedimento, il creditore può chiedere la nomina di un commissario ad acta. Gli Uffici centrali di bilancio o le Ragionerie territoriali dello Stato devono procedere alla nomina entro 10 giorni; il commissario, dopo le verifiche, deve certificare il credito o dichiararne l’inesigibilità/insussistenza entro 50 giorni dalla nomina.

Gestione dei debiti commerciali e delle fatture

La circolare descrive le fasi del ciclo di vita del debito commerciale che devono essere tracciate in piattaforma: invio, ricezione, contabilizzazione, pagamento, comunicazione dei debiti scaduti, certificazione dei crediti, anticipazione e/o cessione, compensazione. Le ultime quattro sono fasi eventuali.

I dati possono essere trasmessi mediante immissione manuale, caricamento massivo o trasmissione telematica. Gli uffici che gestiscono rapporti commerciali devono aggiornare costantemente la piattaforma con le informazioni sui debiti e sui pagamenti. In attesa di un’applicazione informatica dedicata, i dati devono essere ricavati dalle procedure in uso, come SIMEA e TERZI.

Per evitare errori nelle scadenze, la circolare raccomanda che ciascun ufficio accrediti sempre sulla piattaforma la data effettiva di scadenza della fattura, secondo quanto previsto dal contratto o dall’ordinativo di fornitura. I termini di pagamento indicati dal fornitore sono infatti considerati solo date presunte. Solo le fatture con scadenza effettiva comunicata confluiscono nella comunicazione automatica dei debiti scaduti prodotta il giorno 15 di ogni mese.

La comunicazione dei debiti scaduti opera a partire da luglio 2014, con prima scadenza utile il 15 agosto 2014. Contestualmente all’emissione del mandato, deve essere inoltre comunicato sulla piattaforma l’avvenuto pagamento, così da aggiornare lo stato della fattura a “pagata”.

Indicazioni per contratti e capitolati

La circolare dedica una parte importante alle indicazioni da inserire nei capitolati e nei contratti per l’acquisto di beni e servizi. L’obiettivo è rendere compatibili i tempi di verifica delle prestazioni con i termini di pagamento, evitando l’automatica rilevazione di debiti scaduti.

Si richiama la disciplina del regolamento di esecuzione del codice dei contratti, secondo cui il pagamento avviene nel termine contrattuale dopo l’accertamento della prestazione da parte del direttore dell’esecuzione, confermato dal RUP. Viene quindi raccomandato di disciplinare con chiarezza le due fasi della verifica di conformità e del pagamento.

In particolare:

• la verifica di conformità deve essere avviata entro 20 giorni dall’ultimazione delle prestazioni, salvo diverso termine contrattuale;
• la verifica di conformità deve concludersi entro 60 giorni dall’ultimazione;
• per le prestazioni sotto soglia comunitaria, se non è ritenuta necessaria la verifica di conformità, l’attestazione di regolare esecuzione deve essere emessa entro 45 giorni.

Per il pagamento, occorre individuare con precisione nel contratto la data di decorrenza del termine, scegliendo tra le opzioni dell’articolo 4, comma 2, del d.lgs. 231/2002, così da determinare con certezza la scadenza e l’eventuale applicazione degli interessi moratori. Nei contratti con pubbliche amministrazioni è possibile pattuire espressamente un termine diverso, non superiore a 60 giorni, se giustificato dalla natura o dall’oggetto del contratto o dalle circostanze della conclusione.

Comunicazioni annuali e pubblicazione dei dati

L’articolo 7, comma 4-bis, del decreto-legge n. 35 del 2013 impone la comunicazione annuale, entro il 30 aprile, dell’elenco dei debiti certi, liquidi ed esigibili al 31 dicembre dell’anno precedente. La circolare chiarisce che tale comunicazione vale anche come certificazione del credito per i debiti non già oggetto di cessione o certificazione.

Per questa comunicazione, il creditore può chiedere la correzione o l’integrazione di omissioni, carenze o errori; se l’amministrazione non provvede entro 15 giorni, può essere chiesta la nomina di un commissario ad acta.

Infine, dal 30 settembre 2013, il Ministero dell’economia e delle finanze pubblica mensilmente sul proprio sito i dati relativi all’andamento dei pagamenti dei debiti comunicati ai sensi dei commi 4 e 4-bis dell’articolo 7 del decreto-legge n. 35 del 2013.

Regime sanzionatorio

La circolare sottolinea che gli inadempimenti delle norme sulla certificazione e sulla comunicazione dei debiti incidono sulla valutazione della performance individuale dei dirigenti e danno luogo a responsabilità dirigenziale e disciplinare ai sensi degli articoli 21 e 55 del d.lgs. 165/2001.

Sono specificamente richiamati come rilevanti:

• il mancato rispetto dell’obbligo di certificazione o il diniego non motivato, anche parziale;
• la mancata registrazione sulla piattaforma entro i termini;
• la mancata comunicazione dell’elenco dei debiti certi, liquidi ed esigibili maturati al 31 dicembre 2012;
• la mancata registrazione dei pagamenti;
• la mancata comunicazione annuale entro il 30 aprile.

È prevista una sanzione pecuniaria pari a 100 euro per ogni giorno di ritardo rispetto ai termini previsti per la registrazione sulla piattaforma, per il rilascio della certificazione e per la comunicazione annuale dei debiti.