Linee Guida IPA

Linee guida dell’Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi

Le presenti Linee guida, adottate da AgID ai sensi dell’art. 71 CAD, disciplinano l’IPA quale elenco pubblico di fiducia dei domicili digitali di pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi, nonché quale anagrafe di riferimento per la fatturazione elettronica nei casi previsti dalla normativa richiamata. Le regole definiscono soggetti obbligati, contenuti informativi, procedure di accreditamento, aggiornamento, cancellazione, consultazione e controlli sui dati.

Quadro normativo di riferimento

Le Linee guida si fondano, in particolare, sugli artt. 3-bis, 6, 6-ter, 6-quinquies, 14-bis, 40-bis e 71 CAD, sulle regole tecniche del protocollo informatico di cui al DPCM 3 dicembre 2013, sul DM MEF n. 55/2013 in tema di fatturazione elettronica e sul d.lgs. 148/2018 di attuazione della direttiva 2014/55/UE. Sono richiamati inoltre il d.lgs. 33/2013 per la pubblicità dei dati, il DPR 445/2000 per AOO e protocollo, il d.lgs. 165/2001 e il d.lgs. 175/2016 per l’individuazione dei soggetti, nonché il GDPR e il Codice privacy per il trattamento dei dati personali.

Soggetti interessati e ambito di applicazione

Le regole si applicano alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi ai sensi dell’art. 6, comma 1-ter, CAD. Per il solo ambito della fatturazione elettronica, si applicano anche ai soggetti e società presenti nell’elenco ISTAT delle PA non ricompresi nel perimetro dell’art. 1, comma 2, d.lgs. 165/2001, alle stazioni appaltanti e ai gestori di pubblici servizi con categoria stazione appaltante.

Le linee guida precisano che:

• le PA e i gestori di pubblici servizi sono tenuti all’iscrizione e all’aggiornamento dell’IPA;
• i soggetti dell’elenco ISTAT e le stazioni appaltanti operano nell’IPA esclusivamente per gli obblighi connessi alla fatturazione elettronica;
• se un soggetto non ha più titolo a permanere nell’IPA, deve presentare istanza di cancellazione.

Funzione dell’IPA come elenco pubblico di fiducia

L’IPA è qualificato come elenco pubblico di fiducia per l’uso di domicili digitali nelle comunicazioni e nello scambio di documenti con valore legale tra PA, gestori di pubblici servizi e privati. Per le PA e i gestori di pubblici servizi, l’IPA rende disponibili anche la storia dei domicili digitali e le variazioni intervenute nel tempo, così da garantire il corretto reperimento dei riferimenti associati ai documenti protocollati.

Accreditamento all’IPA

I soggetti interessati devono presentare istanza di accreditamento tramite il portale IPA secondo le guide operative pubblicate da AgID. L’istanza deve contenere tutte le informazioni necessarie a verificare il titolo all’iscrizione e, in particolare, gli obblighi di legge assolti tramite IPA, tra cui:

• elezione del domicilio digitale;
• fatturazione elettronica;
• pubblicazione del nominativo del Responsabile per la transizione al digitale, ove dovuta.

AgID, tramite il Gestore IPA, verifica l’istanza e comunica l’accoglimento o il diniego motivato. Il codice IPA è assegnato automaticamente in fase di accreditamento ed è un identificativo univoco non modificabile.

Referente IPA e gestione dei dati dell’ente

Il legale rappresentante dell’ente nomina un Referente IPA, figura organizzativa e operativa incaricata di interagire con il Gestore IPA per l’inserimento e la modifica dei dati e per ogni altra questione relativa alla presenza dell’ente nell’indice. Il referente può essere sostituito o integrato secondo le modalità operative stabilite da AgID.

Il Referente IPA, abilitato all’area riservata, aggiorna tutti i dati dell’ente previsti dalle regole tecniche. Deve mantenere le informazioni tempestivamente aggiornate e comunque verificarle almeno ogni 6 mesi. Gli eventi di modifica e il contenuto delle variazioni sono registrati e conservati.

Struttura dei dati dell’IPA

I dati dell’IPA sono organizzati in tre sezioni:

• Ente;
• AOO;
• UO.

La sezione Ente contiene i dati identificativi obbligatori, tra cui denominazione allineata all’Anagrafe tributaria, codice fiscale, sede principale, rappresentante legale, Referente IPA e indirizzo di PEC primario o altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato.

La sezione AOO è riservata a PA e gestori di pubblici servizi e contiene le Aree Organizzative Omogenee, una per ciascun registro di protocollo. Le informazioni obbligatorie comprendono denominazione, codice identificativo, domicilio digitale, indirizzo, responsabile, data di istituzione e data di cessazione. Le PA e i GPS devono inserire almeno una AOO; gli SCEC non sono abilitati a tale sezione.

La sezione UO descrive l’organizzazione interna dell’ente con struttura gerarchica padre-figlio. Ogni UO è associata a una sola AOO, salvo le limitazioni per SCEC e stazioni appaltanti. Per ciascuna UO sono richiesti codice ufficio, codice univoco assegnato dal sistema, denominazione, AOO di riferimento, responsabile, indirizzo e relazione gerarchica.

Obblighi specifici delle PA: RTD e ufficio per la transizione digitale

Le PA devono inserire nell’IPA il nominativo del Responsabile per la transizione al digitale ex art. 17 CAD nella UO denominata "Ufficio per la transizione al Digitale". Tale UO non può essere cancellata. Le PA diverse dalle Amministrazioni dello Stato possono nominare un unico responsabile per la transizione digitale, nei limiti previsti dal comma 1-septies dell’art. 17 CAD.

Fatturazione elettronica e uffici dedicati

Le PA, gli SCEC, le stazioni appaltanti e i gestori di pubblici servizi con categoria stazione appaltante possono associare ad una UO il relativo servizio di fatturazione elettronica. In assenza di associazione esplicita, viene creata automaticamente una UO denominata "Uff_eFatturaPA" collegata al servizio di fatturazione.

Le informazioni del servizio di fatturazione comprendono denominazione, canale trasmissivo, data di avvio, codice fiscale associato e indicazione dell’eventuale intermediario. È espressamente posto in capo a PA, SCEC, stazioni appaltanti e GPS con categoria stazione appaltante l’obbligo di garantire nel tempo la corretta disponibilità del canale trasmissivo dichiarato. Una UO con servizio di fatturazione può essere cancellata solo se esiste almeno un’altra UO con servizio di fatturazione.

Elezione del domicilio digitale

Il domicilio digitale è un indirizzo elettronico eletto presso PEC o servizio elettronico di recapito certificato qualificato e ha valore legale. Deve essere associato a un registro di protocollo, rappresentato nell’IPA da una sola AOO.

Per ogni AOO deve essere eletto almeno un domicilio digitale, distinto da ogni altro domicilio digitale presente in IPA. L’indirizzo associato a una AOO non può essere indicato in altro ente accreditato. Il domicilio digitale di una UO coincide con quello della AOO cui è associata; per le PA e i GPS i domicili digitali coincidono con quelli delle rispettive AOO.

Alla data di entrata in vigore delle Linee guida si considerano eletti i domicili digitali corrispondenti agli indirizzi PEC delle AOO censite in IPA che rispettano le regole previste. SCEC e stazioni appaltanti non possono eleggere un domicilio digitale in IPA.

Consultazione pubblica dell’IPA

I dati relativi all’ente e i nominativi del legale rappresentante, dei responsabili di AOO e UO sono pubblici e consultabili da chiunque tramite:

• navigazione web;
• formato aperto;
• web service;
• protocollo LDAP.

AgID garantisce inoltre l’accesso secondo l’evoluzione degli standard tecnologici. I dati consultabili sono pubblicati quotidianamente alle ore 06.00 sulla base delle informazioni disponibili alle ore 24.00 del giorno precedente. I dati del Referente IPA non sono resi disponibili in consultazione.

Verifiche, qualità dei dati e poteri del Gestore IPA

La veridicità e completezza dei dati in IPA restano in capo a ciascun ente accreditato. Il Gestore IPA effettua controlli sistematici sul formalismo e sulla credibilità del dato, nonché controlli a campione su accuratezza, coerenza con altre fonti ufficiali e completezza.

Se i dati non superano i controlli, il Gestore informa l’ente e lo invita ad aggiornare le informazioni. In caso di inerzia, può rendere evidente l’inattendibilità del dato o non renderlo disponibile in consultazione.

Accessibilità, sicurezza, continuità del servizio e trattamento dei dati personali

Le Linee guida sono emanate in conformità ai requisiti di accessibilità, agli standard internazionali e alle normative UE. Sono previste funzionalità di ricerca delle denominazioni in lingua minoritaria, a tutela del bilinguismo.

La sicurezza dei dati è garantita da procedure fisiche, logiche e organizzative e da audit periodici di soggetti terzi. AgID colloca l’IPA tra le basi dati di interesse nazionale ai sensi dell’art. 60 CAD.

I servizi sono disponibili h24, salvo interruzioni programmate per manutenzione, comunicate preventivamente sul portale. Quanto al trattamento dei dati personali, AgID agisce come titolare del trattamento per i dati inseriti nell’IPA necessari all’adempimento degli obblighi di legge previsti dal CAD, dal DM 55/2013 e dal d.lgs. 148/2018.

I dati personali obbligatori comprendono i nominativi del legale rappresentante, dei responsabili di AOO e UO, pubblicati e diffusi anche in formato open. I dati del Referente IPA, compresi nominativo, codice fiscale e contatti istituzionali, non sono pubblicati né rilasciati in formato open ma sono trattati per l’identificazione e l’autenticazione del referente, anche tramite SPID. Sono inoltre trattabili, in via facoltativa e previo consenso dell’interessato, i contatti istituzionali del legale rappresentante e dei responsabili di AOO e UO, per agevolare il contatto con l’ente.

Rapporti con il DPCM 3 dicembre 2013

Le Linee guida sostituiscono gli articoli 11, 12, 13, 14, 15 e 22 del DPCM 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Restano pertanto assorbite nella nuova disciplina le previsioni sull’indice delle amministrazioni, sul codice identificativo, sull’allineamento della denominazione all’Anagrafe tributaria, sugli aggiornamenti tempestivi delle informazioni e sull’affidamento della realizzazione e del funzionamento dell’indice ad AgID.